Access - ¿Hay problema en incrustar muchos PDFs en una base de datos?

   
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¿Hay problema en incrustar muchos PDFs en una base de datos?

Publicado por Morris (4 intervenciones) el 07/03/2013 12:58:01
Hola,

Estoy haciendo una aplicacion en Access para gestionar muchos documentos escaneados (500, 800, quizá más) de entre 100 kb y 400 kb y tengo la duda de si incrustarlos en la base de datos o solo guardar los enlaces a sus carpetas correspondientes.

Las ventajas de incurstarlos es tener todos los documentos en un archivo y (importante) poder cifrar la base de datos y así restringir el acceso a los documentos.

¿Me podeis decir si hay algún problema en incrustar tantos PDFs (como objetos OLE) en la base de datos? ¿ralentizaría mucho el funcionamiento?¿algún problema técnico?

Gracias.
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¿Hay problema en incrustar muchos PDFs en una base de datos?

Publicado por 2pl (461 intervenciones) el 07/03/2013 17:44:08
Lo más logico es tener los documentos PDF en alguna carpeta y acceder a ellos desde access y en caso contrario no los incrustes, vinculalos.
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¿Hay problema en incrustar muchos PDFs en una base de datos?

Publicado por Morris (4 intervenciones) el 07/03/2013 19:18:31
Ya lo he pensado, lo que pasa es que si los tengo sueltos en carpetas pierdo la posibilidad de cifrar los documentos dentro de la base de datos. Por eso quería meterlos todos dentro.

En cuanto a lo de vincularlos en vez de incrustarlos, estuve haciendo pruebas y al vincular objetos OLE (PDFs en este caso) resulta que también los guarda dentro de la BD, solo que además los deja vinculados al PDF externo.
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¿Hay problema en incrustar muchos PDFs en una base de datos?

Publicado por Norberto (432 intervenciones) el 08/03/2013 11:11:45
Hola.

La solución que uso yo es tener un campo de texto con la ruta del archivo y, ya en el formulario, coloco un marco de objeto independiente que voy actualizando con cada cambio de registro. Evidentemente eso no soluciona el problema de cifrado pero sí el de volumen de la bdd.

Para lo del cifrado igual podías tenerlos en una carpeta comprimida con contraseña. Lo que no sé es cuán accesibles serán desde Access los documentos comprimidos. Una vez encontré una API ShellExecute que permite acceder a archivos y carpetas y se introduce en las Zip sin problemas. De todas formas, igual le echo un vistazo, que me puede venir bien.

Un saludo.
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¿Hay problema en incrustar muchos PDFs en una base de datos?

Publicado por Morris (4 intervenciones) el 08/03/2013 11:34:56
Pues sí, lo de la carpeta comprimida con contraseña no sería mala solución. Si encuentras la solución dímela por favor.

Hasta ahora lo tengo hecho como tú dices, campo de texto y marco de objeto, pero he tenido que hacerlo con objeto DEPENDIENTE porque no he conseguido que el INDEPENDIENTE me cargue el PDF (usando las mismas instrucciones). ¿Me puedes poner las instrucciones con las que cargas el objeto en el marco independiente?

Gracias!
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¿Hay problema en incrustar muchos PDFs en una base de datos?

Publicado por Norberto (432 intervenciones) el 11/03/2013 09:29:32
Hola.

Ya he visto que te han dado una solución al respecto que funciona con Access 2007. No obstante, te pongo las líneas que uso para actualizar el OLE Independiente al cambiar de registro.

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...
    On Error Resume Next
    Me.Preview.SourceDoc = Fitx
    Me.Preview.OLETypeAllowed = acOLELinked
    Me.Preview.Enabled = True
    Me.Preview.Locked = False
    Me.Preview.Action = acOLECreateLink
    ...


Donde Ftix es la variable que contiene el nombre del archivo a visualizar.

Seguro que algo sobra pero me imagino que tuve problemas y al final se arregló así.

De todas formas, si usas Access 2007, la solución de Jose seguro que es mejor.

En cuanto a acceder al contenido de la carpeta Zip desde Access no hay tutía, al menos para indicar al OLE Independiente la ruta del archivo. He intentado con "D:\Zip.Zip\Lista.pdf" como con "D:\Zip.Zip/Lista.pdf" (dentro de los zip las carpetas se separan con la barra normal) y nada. Tampoco lo encuentra FileCopy para copiarlo a una carpeta temporal y luego usarlo desde el formulario.

Un saludo
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DATOS ADJUNTOS

Publicado por jose (741 intervenciones) el 08/03/2013 15:38:57
Datos adjuntos NOVEDAD EN ACCES 2007


Aunque con reservas en su utilizacion por incompatibilidades con versiones anteriores de access y otras bases de datos y dificultades en su manipulacion

Se pueden almacenar varios documentos tipo word, exel, pdf etc. por cada registro

LIMITE 2GB MAximo 256 MB POR DATO adjunto

Lo que hace es crear una o varias tablas ocultas que relaciona con la linea de registro del dato adjunto y que guarda los datos adjuntados . ESTAN POR TANTO OCULTAS





El uso del tipo de datos en las tablas :

DATOS ADJUNTOS

lo explica;


EXPLICACION DE MICROSOFT

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/adjuntar-archivos-a-los-registros-de-una-base-de-datos-HA001213852.aspx



Los datos adjuntos se pueden utilizar para almacenar varios archivos en un solo campo; incluso se pueden almacenar varios tipos de archivos en el campo. Por ejemplo, supongamos que tiene una base de datos de contactos laborales. Podrá adjuntar al registro un currículo o varios para cada contacto, junto con una foto del contacto.

Los datos adjuntos también sirven para almacenar datos de manera más práctica. En versiones anteriores de Access, se empleaba una tecnología denominada vinculación e incrustación de objetos (OLE) para almacenar imágenes y documentos. De forma predeterminada, OLE creaba un equivalente a la imagen o al documento con formato de mapa de bits. Esos archivos de mapa de bits podían llegar a ser muy voluminosos (tanto como 10 veces mayores que el archivo original). Cuando se quería ver una imagen o un documento desde la base de datos, OLE mostraba la imagen de mapa de bits en lugar del archivo original. Con los datos adjuntos, se pueden abrir documentos y otros archivos distintos de imágenes en los programas que les corresponden, de modo que, desde Access, pueden buscarse esos archivos y editarse.

Además, OLE precisa programas denominados servidores OLE para funcionar. Por ejemplo, si almacena archivos de imagen con formato JPEG en una base de datos de Access, cada equipo en el que se utilice la base de datos requerirá otro programa que esté registrado como servidor OLE para imágenes JPEG. Por el contrario, Office Access 2007 almacena los archivos adjuntos en sus formatos nativos sin imágenes auxiliares, de modo que no hace falta instalar otro software para ver las imágenes desde la base de datos.
Datos adjuntos y reglas de diseño de bases de datos

De forma predeterminada, cada campo de una base de datos relacional contiene un solo dato. Por ejemplo, si un campo de dirección incluyese varias direcciones, se complicaría la búsqueda de direcciones o no se podría llevar a cabo. Así, la primera impresión es que los datos adjuntos parecen romper las reglas de diseño de bases de datos, puesto que se permite adjuntar más de un archivo (un dato) a un campo. Sin embargo, los datos adjuntos no rompen ninguna regla de diseño ya que, cuando se adjuntan archivos a un registro, Office Access 2007 crea una o varias tablas del sistema y las utiliza en segundo plano para normalizar los datos. No puede ver ni trabajar con estas tablas.

Para obtener información sobre cómo ver tablas de otro sistema, vea el artículo Guía del panel de exploración. Para obtener información sobre el diseño de bases de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Formas de utilizar archivos adjuntos

Recuerde estas instrucciones cuando trabaje con archivos adjuntos:

Sólo es posible adjuntar archivos a las bases de datos que se crean en Office Access 2007 y que utilizan el nuevo formato de archivo .accdb. No es posible compartir datos adjuntos entre una base de datos de Office Access 2007 (.accdb) y una base de datos con el formato de archivo anterior (.mdb).
Se debe crear un campo en una tabla y configurarlo con el tipo de datos Datos adjuntos. Una vez establecido este tipo de datos, no es posible cambiarlo.
Se pueden almacenar varios archivos en un solo registro. Por ejemplo, se pueden almacenar imágenes y archivos creados con programas de procesamiento de texto y de hojas de cálculo.
Puede adjuntar un máximo de dos gigabytes de datos (el tamaño máximo de una base de datos de Access). Los archivos individuales no pueden superar los 256 megabytes.
Utilice el cuadro de diálogo Datos adjuntos para agregar, editar y administrar los datos adjuntos. Puede abrir el cuadro de diálogo directamente desde el campo de datos adjuntos de una tabla, haciendo doble clic en el campo. Si desea administrar los datos adjuntos desde un formulario o ver los datos adjuntos desde un informe, agregue el control de datos adjuntos al formulario o al informe y, a continuación, enlace el control al campo de la tabla de datos adjuntos subyacente.
De forma predeterminada, el control de datos adjuntos representa imágenes y muestra el icono de programa que corresponde a otros tipos de archivo. Por ejemplo, supongamos que tiene una foto, un currículo y un dibujo de Microsoft Office Visio 2007 adjuntos a un registro. Si se desplaza por los datos adjuntos, el control representa la imagen y muestra los iconos de programa correspondientes al documento y al dibujo.
Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde una tabla o un formulario, puede agregar, quitar, editar y guardar los archivos adjuntos. Si abre el cuadro de diálogo Datos adjuntos desde un informe, sólo puede guardar los archivos adjuntos en otra ubicación.
Access comprimirá los archivos adjuntos, excepto si ya lo están en su formato nativo. Por ejemplo, los archivos JPEG están comprimidos por el programa gráfico que los crea y, por lo tanto, Access no los comprime.
Si el programa que se utilizó para crear el archivo adjunto está instalado en su equipo, podrá abrir y editar dicho archivo con ese programa.
Los archivos adjuntos se pueden guardar en ubicaciones del disco duro o en la red. Posteriormente, puede editar los datos adjuntos y comprobar si le gustan los cambios antes de volver a guardarlos en la base de datos.
Los datos adjuntos se pueden manipular mediante programación.
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DATOS ADJUNTOS

Publicado por Morris (4 intervenciones) el 08/03/2013 18:29:07
Gracias Jose, eso me ha aclarado varias cosas.
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