Access - Hacer informe desde tabla

   
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Hacer informe desde tabla

Publicado por Juan Castro (5 intervenciones) el 21/06/2015 20:12:46
Buenas tardes y muchas gràcias de antemano.
El tema es que estoy intentando crear un programa con access para generar informes.
Estos informes tienen un encabezado que son los datos del expediente y de quien lo redacta, y un cuerpo con varios parrafos ya preescritos en otra tabla de excel de los que se escogen 5 o 6 de unos 30.
La manera en la que se me ha ocurrido hacerlo es mediente formularios y consultas.
Con el formulario encuentro los datos del expediente y lo anexo a una tabla
luego con otro formulario voy seleccionando los textos que quiero mediante un campo si/no y con otra consulta de los marcados SI, los anexo a la misma tabla. (si alguien sabe otra manera mejor de hacerlo ruego me lo diga)
El tema viene ahora, ya que la tabla final que se me genera queda de la siguiente manera:
en la primera fila quedan los datos del expediente, que es lo primero que busco, y quedan vacios el resto de campos
en las siguientes filas vienen los textos seleccionados, por lo que al hacer el informe, los datos salen en cabecera, pero luego en el cuerpo del informe, el primer campo de texto sale en blanco, porque coge desde el registro uno, que está en blanco porque es el que he usado en la tabla para anexarle los datos del expediente...
Hay alguna manera de que el informe omita los campos en blanco, o una manera de hacer que los campos de textos anexados se puedan anexar desde la primera fila? en el mismo registro donde he puesto los datos del informe? le doy mil vueltas y siempre anexa en la fila siguiente...
No se si me he sabido explicar. Ruego ayuda por favor!!!!
Gracias!!
(disculpas por el tocho...)
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Hacer informe desde tabla

Publicado por Enrique Heliodoro (1663 intervenciones) el 21/06/2015 22:37:17
Si no se cierra el formulario que se utiliza para seleccionar el expediente, se supone que el expediente seleccionado será el 'registro activo' del formulario y .... haciendo referencia a el (desde el informe), se copiarían sus valores, con lo que el paso de meterlo en una tabla es/seria innecesario.

Queda lo de las líneas y demás .... desconozco lo que no se expone, (el como se obtienen las líneas que se pasan a la tabla) que supongo conformarían el detalle (ahora sin nada en blanco, solo los seleccionados), pero en el peor de los casos, se podría utilizar un subinforme (pero creo que es innecesario).
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Publicado por Juan Castro (5 intervenciones) el 21/06/2015 23:08:21
Ante todo muchas gracias!!

El problema es que los datos de expediente se sacan de dos tablas distintas con dos formularios diferentes. una de una tabla de expedientes y otra de una tabla de técnicos que lo van a firmar.
es decir, que la tabla creada tiene una primera linea con datos de expediente
una segunda linea con los datos del técnico
y a partir de ahí varias líneas con los textos de los paragrafos seleccionados
En mi informe he de lograr una cabecera con los datos del expediente y los datos del tecnico
un cuerpo con todos los paragrafos
y un final de expediente con otra vez los datos del tecnico.
Si lograra la manera de que en la primera línea pudiera tener los datos del expediente+ los datos del tecnico+ el primer texto ya puesto en vez de campos en blanco.
y en las sucesivas líneas los demas paragrafos, el informe saldria bien.
Help!
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Publicado por Enrique Heliodoro (1663 intervenciones) el 22/06/2015 01:02:24
Tengo una curiosidad: ¿has utilizado otro entorno de programación? (incluso aceptaría a Excel como uno mas), es que el diseño que propones no me parece propio de Access.
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Publicado por Juan castro (5 intervenciones) el 22/06/2015 07:30:55
Pues no....
como habia un excel con mas de 5000 expedientes ya empece con access para el formulario para localizar los datos del expediente requerido.... como lo harias tu?
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Hacer informe desde tabla

Publicado por Enrique Heliodoro (1663 intervenciones) el 22/06/2015 08:58:15
Es decir que 'provienes' del mundo Excel ... y ello no es malo, pero conceptualmente Access y Excel tratan los datos de forma diferente, Excel trabaja en un 'entorno controlado y plano' y Access en un entorno virtual y relacional, me explico:

En Excel (se utilicen o no) siempre existen los objetos (representados por el cruce de la A....Z y los números 1...N, haciendo una aproximación simple) en Access solo 'existe' lo que es real esto es el 'hipotético registro que representa la línea 3 de la A a la Z', solo existe si tiene un valor de no tener valor: no existe la línea 3.

Si se va a a trabajar en Access lo ideal es importar los datos o en su defecto vincularlos y utilizar consultas que devuelvan datos limpios.

Al ¿como lo haría yo?, creo que antes lo indique aunque fuera someramente.

Partamos de que un informe 'es como un libro' con sus tapas y sus hojas, en la que a la tapa frontal se la conoce como Encabezado de informe, su otra tapa (la posterior) seria el pie de informe y en el intermedio de ambas (las hojas) formarían la sección detalle que se repite una vez por cada registro (una línea en Excel), podemos hacerlo mas bonito con sus capítulos (agrupaciones), pero eso quedara para otro momento.

Digamos pues que en la cabecera del informe se ponen 'los datos comunes' no repetidos (en este caso los del expediente y técnicos), en el medio los datos variables (a los que denominas parágrafos) y si se desea un resumen (el clásico de presentar cálculos totales), estos irían al final, en el 'pie del informe'

Ahora solo quedaría rellenar cada ubicación con los datos que correspondan y eso dependerá del entorno real y no el de ficción con el que yo (a momento actual) estoy trabajando.

Solo un detalle mas (al hilo de que exista mas de un técnico y de que ese numero de técnicos puedan formar un subconjunto), los subconjuntos en Access se representan mediante subinformes y nada impide poner un subinforme en la cabecera o pie (incluso detalle) del informe principal.
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Hacer informe desde tabla

Publicado por juan castro (5 intervenciones) el 22/06/2015 19:27:14
Perfecto, lo he solucionado con lo que me has comentado de los sub-informes!!!!
Ya consigo el informe bien.
Ahora me queda otro problema sobre el formato al exportarlo a word. A ver si tambien me puedes ayudar...
Abro otro hilo para exponerlo.
Mil gracias!!
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Hacer informe desde tabla

Publicado por Enrique Heliodoro (1663 intervenciones) el 22/06/2015 22:55:43
¿Exportarlo a Word? ... no lo he necesitado nunca y si lo que se pretende es enviarlo a alguna parte, lo ideal es el formato PDF, en las nuevas versiones de Access viene integrado como opción, para las antiguas esta la rutina de LEBANS (a la que ADOBE autorizo y homologo) y siempre estarán las clásicas impresoras virtuales que crean los PDFs.
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Hacer informe desde tabla

Publicado por douglas (280 intervenciones) el 23/06/2015 01:29:38
En algunos casos como estos no logro comprender que es lo que hacen
toman de excell para acess, para hacer un informe que luego ira a Word.
bastante complejo las vueltas que dan algunos.

Creo que lo te pasa es que exportas en formato texto no ira con los ajustes que da el informe la pregunta que todos nos hacemos es para que lo ocupas en Word.

Doy otra solución has intentado los informes en formato de formulario modal haces de tu formulario un informe
y pones el botón de imprimir invisible a la impresión, de esta forma tu informe no tiene limite
y puedes establecer el tamaño y hasta diseños del tipo 3d si quisieras.
pero explícame para que quieres pasarlo a Word JAJAJAJAAJ
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