No veo el problema en crear una tabla (o mas si se precisan), una base de Access tiene un limite de 2 GB y aun apuntando los tornillos de los muebles que conforman el mobiliario, dudo que se alcanzase el limite fisico.
Crear una tabla que indique (como minimo)
.- Cuando se hace el cargo (opcionalmente tambien cuando se pretende cobtrar)
.- A quien se le hace el cargo (se 'copiaria/relacionaria' con los estudiantes ... y aquellos que pudieran tener gastos de esa indole...)
.- El concepto (se puede copiar de la tabla servicios o relacionarla con ella)
.- El importe (que se copiaria de la tabla precios, dado que pueden variar y asi no afectarian a los antiguos)
.- .... mas elementos que dependeran de las previsiones/proyecto del programador ....
.- Quizas un campo que indique si el concepto se abono (si es de fecha tambien nos diria 'cuando')
Creo que a esa aplicacion le falta un paso primordial: Un esquema del proyecto ya que por lo descrito .... solo se han 'amontonado datos'
