Excel - Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

   
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por Eduardo Cardenas (19 intervenciones) el 28/02/2012 21:14:39
Hola a todos

Estoy utilizando la funcion de correspondencia en Word usando para ello una base de datos en excel, pero Word no lee adecuadamente la base de datos y me aparecen numeros con 10 decimales en lugar de dos. Detallo

1.Tengo una base de datos en excel con distinta información (No. certificado, producto, cantidad, presentación)
2.Hago una serie de certificados o cartas en Word usando la funcion de correspondencia
3.Pero al momento de jalar un valor de excel a Word en lugar de darme el valor exacto (13.4 pejemplo) aparece 13.39999999998 o bien 14.00000001. Es decir valores muy cercanos pero q no me sirven.


a) Cabe señalar que las cantidades NO provienen de alguna formula, sino q fueron typeados directamente por medio del teclado.
Es la primera vez q me pasa, antes funcionaba bien

b) Algunos numeros se muestran bien. (como 5 de 100)

c) Actualmente Hago mi base de datos en Word y funciona correctamente, pero se me hace trabajar dos veces, ya que la base de datos se elabora en excel

¿Como lo he intentando solucionar?
•checando el formato de celda, he probado con formato general y formato de numero y nada
•en las opciones avanzadas de exel active la casilla "Establecer precisión de pantalla" pero aun así no se corrige
Espero haber sido claro, cual es mi problema,
Saludos de antemano gracias
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por Martha (270 intervenciones) el 03/03/2012 18:30:31
El formato visual de Excel es la peor herramienta que te puedes encontrar, precisamente porque te enseña una cosa, cuando por debajo hay otra.
Yo te aconsejo una cosa: Que las celdas que combines sean solamente texto en el momento de combinar y así te hagas una columna adicional en la que introduzcas la fórmula siguiente.
Para una cifra numérica en la celda A1 quedaría:
=Texto(A1;"#,##")
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por JORGE CHALCO ALCA (1 intervención) el 01/05/2015 19:46:48
OK.
Buena idea, pero esto se puede mejorar. Generalmente estos datos son el resultado de una operación matemática, donde el resultado lo ves en dos decimales. Asi: 1239.000000009 en la casilla del Word. Entonces le ponemos en la casilla del excel:=TEXTO(<OPERACION MATEMATICA>,"#,##0.00"). Lo guardas, y nuevamente habres word y combinas, entonces la casilla combinada saldrá asi: 1,239.00
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por Alberto alnico@ymail.com (1 intervención) el 07/02/2013 22:02:22
lo unico que tienes que hacer para que no te cambie los formatos es que desde word cuando jales los datos dile que es de una hoja de excel, bien dicho de otro modo selecciona la funcion correspondencia y usa el comando paso a paso y cuando le selecciones el origen de los datos, marca el recuadro inferior izquierdo y te va a mostrar los diferentes archivos con los que puede vincular informacion, selecciona el que dice (Excel Files con ODBC) y de este modo te respeta los formatos.

Saludos
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por Ricardo Rodriguez rjrp1944@hotail.com (1 intervención) el 24/02/2013 09:09:31
Buenas noches Eduardo

Tengo un Tutorial de Combinar Correspondencia, pero no se como anexar en el foro un archivo, por lo tanto, les anexo una copia (sin la parte gráfica) que te ayudará a formatear las variables

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MANUAL PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA
PARA OFFICE 2003
1.	Para usar la opción de Combinar Correspondencia, se debe activar la barra pulsando en la parte azul obscura   de una de las barras de menú con el botón derecho del Mouse.
2.	Se despliega un menú de Barras. Donde dice Combinar Correspondencia, pulsar un click. Si ya está tildado, como en el ejemplo, no lo pulse.
 
3.	Aparece una barra nueva que contiene activo un Icono de Configuración del Documento Principal y uno de Abrir Origen de Datos. Los demás Iconos están deshabilitados.
 
4.	Al pulsar el Icono Configuración del Documento Principal aparece el siguiente menú:
 
 
5.	Pulse en Tipo de Documento el botón Cartas. Por defecto se tiene Documento normal de Word, lo que indica que el archivo no tiene combinación combinada
6.	Al pulsar el Icono Abrir Origen de Datos se presenta el siguiente menú:
 
 
7.	Pulse Mis documentos o Mi PC y selecciones la ubicación del archivo de entrada de datos (que puede estar en Excel o en Access)
 
8.	Se selecciona el archivo a utilizar (Ej: Caja de Ahorro)
 
9.	Seleccione la hoja donde están los datos, en este caso Datos$ y pulse Aceptar (En general es la primera hoja del archivo).
10.	Al seleccionar la Hoja, se activan el resto de los iconos en la Barra de Menú de Combinar Correspondencia.
 
11.	En el archivo de Word, posiciónese en el lugar de documento donde va a incrustar la variable a seleccionar. Pulse el 6° Icono (Insertar campos combinados) y aparece el menú “Insertar campos combinados”. Seleccione en éste Menú el campo a insertar, por ejemplo la Cédula y pulse Insertar y a continuación Cancelar.
 
12.	La Cédula seleccionada es: 645958. Esta es la variable y hay que formatearla pulsando con el botón de la derecha encima de la Cédula y aparece un menú. Seleccione “Activar o desactivar código de campo”.
 
13.	Se obtiene: { MERGEFIELD "Cédula" }, y se edita { MERGEFIELD "Cédula" \# ”###.##0” }, obteniendo  635.958
14.	Si se selecciona el campo Sueldo_Basico, cuyo contenido es 6367,47 y se quiere pone como 6.367,47, se edita el campo Sueldo_Basica, obteniéndose: { MERGEFIELD "Sueldo_Basico" } y se edita { MERGEFIELD "Sueldo_Basico" \# “###.##0,00” }
15.	Al seleccionar el campo Aporte_Caja_Ahorro, que tiene un valor de 0,15 y se quiere poner como 15 %, se edita el campo Aporte_Caja_Ahorro, obteniendose: { MERGEFIELD "Aporte_Caja_Ahorro" } y se edita { MERGEFIELD "Aporte_Caja_Ahorro" \# “0 %}
16.	Al seleccionar el campo Fecha_Nacimiento, que tiene un valor de 03/15/44 y se quiere poner como 15/03/1944 se edita el campo Fecha_Nacimiento, obteniendose: { MERGEFIELD "Fecha_Nacimiento" } y se edita { MERGEFIELD "Fecha_Nacimiento" \@ “dd/MM/yyyy” }
17.	Para insertar la fecha del día se procede de la siguiente forma:
•	Posiciónese en el documento, en el lugar donde quiere insertar la fecha.
•	Se pulsa en el Menú principal Insertar.
 
•	En el Menú insertar, seleccionar Fecha y hora…
 
•	En el Menú Fecha y hora, seleccione el formato de la fecha a utilizar.
 
•	En la parte derecha del Menú Fecha y hora, donde dice “Idioma”, en la parte inferior del cuadro hay un cuadrito que dice “Actualizar automáticamente”. Si se desea que cada vez que se inicie esta combinación se actualice la fecha, debe tildar el cuadrito, en caso contrario déjelo en blanco.
•	Pulsar Aceptar
 
RESUMEN DE COMANDOS
A continuación se especifican los formatos correspondientes a varios tipos de variables
1.	Para la fecha sería algo así: {Mergefield Nombredelcampo \@ "dd/MM/yyyy”}
2.	Para dos decimales {Mergefield "Nombre del campo" \# "0,00" } (ojo con el separador de decimales seleccionado) \# #.##0,00
3.	Para dos decimales con el símbolo del euro: {Mergefield "Nombre del campo" \#"0,00 €"}
4.	Para dos decimales con el símbolo de Bolívares (Bs.): {Mergefield "Nombre del campo" \#"Bs.0,00"} o \# “Bs.###.##0,00”
5.	Para obtener un porcentaje: {={MERGEFIELD "Nombre del campo"} *100 \#"0 %"}
6.	Puedes ver más modificadores y su uso en la ayuda de Word.
NOTA:
El presente instructivo no esta totalmente concluido, pero les puede servir de ayuda para realizar los trabajos y/o exámenes de la materia


Si quieres el archivo completo, puedes solicitarmelo en el siguiente enlace de TodoExcel.

http://www.todoexcel.com/foro-excel/resources/file/21594.

Para descargar el archivo, debes inscribirte como usuario de TodoExcel
Salir del portal y volver a ejecutar el enlace, y esta vez te permitirá descargar el archivo

Espero te sea de utilidad.

Ricardo
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por Berni (1 intervención) el 23/01/2015 21:01:18
Hola

para porcentaje use esto en Word pero me arroja 0% en todo

MERGEFIELD "CampoAutoComb" \# “0 %”
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por Antonio penjamo2001@hotmail.com (3 intervenciones) el 02/07/2015 22:46:59
Amig@ la respuesta es bien fácil, En EXCEL le puedes poner el formato que quieras y en WORD te mostrará el FORMATO que le hayas dado en excel (SOLO 2003 y anteriores). Y no tienes que actualizar a cada rato cada campo...

Aquí te dejo el artículo completo (no es mío); pero este amigo lo explica bien.

http://lacpualpalo.blogspot.mx/2008/03/problemas-con-los-formatos-de-datos-al.html
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por arquimedesborja arquimedes.borja@hotmail.com (1 intervención) el 19/02/2015 00:22:14
hola, he tratado de de dejar solo dos decimales en las cantidadedes,pero lo que sucede es desaparecen pudieran ayudarme a usar la formula correcta(en correspondencia)
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por CARMEN VALLEJOS cvallejos11@hotmail.com (1 intervención) el 04/05/2015 04:12:11
Muchas gracias, estaba buscando solucionar la fecha de un formulario y me has salvado la vida!!!!Mucha Graciasssss
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Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

Publicado por Antonio penjamo2001@hotmail.com (3 intervenciones) el 02/07/2015 22:49:28
Amig@ la respuesta es bien fácil, En EXCEL le puedes poner el formato que quieras y en WORD te mostrará el FORMATO que le hayas dado en excel (SOLO 2003 y anteriores). Y no tienes que actualizar a cada rato cada campo...

Aquí te dejo el artículo completo (no es mío); pero este amigo lo explica bien.

http://lacpualpalo.blogspot.mx/2008/03/problemas-con-los-formatos-de-datos-al.html
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