Word - Imagen corporativa de fondo

Hola a todos!!
Un doctor me pidió crear un documento word con una imagen de una carta membretada de un congreso de fondo, de manera que sus destinatarios pudieran recibir la carta del congreso electróniamente como si fuera una carta membretada con cabecera comisión al costado y dirección en informes en el pie de la carta.
El asunto es que le puse la susodicha imagen de la carta como fondo desde:
Diseño de pagina / Color de pagina / Efectos de relleno / selecciono la lengueta "Imagen" y selecciono la imagen de la carta membretada, pero los que reciben la carta, la reciben con el fondo distorsionado, o solo se ve la esquina de la imagen en gigante y otras distorsiones.

Alguien me podría ayudar explicandome qué es lo que sucede? y cómo solucionarlo?

Agradezco la atención.

Saludos

Punto UNO: Podrías enviar el documento al foro o a mi correo para que veamos que pasa.

Punto DOS: ¿Cómo envías el documento?

Punto TRES: has probado enviarlo como PDF, evita muchos problemas de compatibilidad.