Flexistore, la solución de Konica Minolta para el archivo digital

El papel como medio de archivo está disminuyendo drásticamente - por razones de coste y de eficacia. Algunos estudios muestran que el almacenamiento de documentos electrónicos es un 75% más barato que el almacenamiento en papel. Pero muchas de estas empresas piensan todavía que el archivo digital es demasiado caro de implementar y difícil de utilizar. FlexiStore, la solución de archivo digital de Konica Minolta, puede instalarse y empezar a funcionar en muy pocas horas, es fácil de manejar, ahorra tiempo en almacenamiento y recuperación de documentos y proporciona uno rápidos reintegros en la inversión. Una solución que hace que el funcionamiento de la empresa sea lógico.

Ahorrar dinero con el Archivo Digital

En Europa, el 90% de los originales utilizados como media en el entorno de una oficina ya son digitales, pero un 10% aun están en papel. Estudios realizados por Estados Unidos, muestran que el 15% de las horas empleadas en la oficina por una persona se gasta en recuperar documentos en papel y el 8.5% son pérdidas producidas por los errores al archivar también documentos en papel. Las ventajas del archivo digital son que es significativamente más eficiente, la velocidad de recuperación aumenta, permite un acceso simultáneo a los datos y requiere mucho menos espacio en la oficina. Todos los factores que ahorran dinero una organización.

El Archivo Digital para Entornos Departamentales

En la mayoría de las empresas el archivo se hace a un nivel departamental. Como resultado, pocas empresas necesitan una solución de archivo digital compleja. Con FlexiStore de Konica Minolta definitivamente no hay costes de funcionalidad "desaparecen". Esta solución de archivo digital está diseñada para satisfacer las necesidades del archivo departamental y no es más complejo o costoso que otras soluciones. FlexiStore es un producto externo que permite digitalizar fácilmente documentos en papel y ponerlos en el archivo elegido. Puesto que FlexiStore fue diseñado pensando en el trabajador de la oficina, no se necesita ningún curso específico. Todo lo que necesita hacer el usuario es trabajar con la copiadora.

Fácil de Manejar

FlexiStore es uno de los productos de archivo digital más fáciles de usar del mercado. Cada archivo digital FlexiStore es una solución hecha a medida, definida para satisfacer las necesidades de una organización específica. Puede estar instalado y funcionando en horas y después un panel de funcionamiento con pantalla táctil guiará al usuario paso a paso. Los documentos en papel, naturalmente deben copiarse en el archivo en el lugar de la oficina donde está colocada la impresora-copiadora digital, pero la búsqueda y la recuperación se puede hacer desde el puesto del usuario ya que FlexiStore es accesible mediante un navegador estándar. Otras ventajas es que cualquier usuario de PC puede almacenar ficheros digitales en FlexiStore activando simplemente la función "imprimir a FlexiStore" - y de este modo los ficheros estarán accesibles a cualquier usuario autorizado.

Almacenaje Ágil, Seguro y de fácil Recuperación

FlexiStore archiva documentos como ficheros PDF y posee una rápida función de OCR que asegura que cada documento se guarde junto con un fichero de texto que se puede editar. La ventaja es que un documento se puede recuperar fácilmente incluso aunque el usuario no recuerde cómo, dónde o cuando lo almacenó.

El archivo digital también aumenta la seguridad. ¿Cualquier documento de una organización debería estar accesible a cualquier usuario? Sin embargo esto tiene una solución muy simple, FlexiStore soluciona este problema potencial de seguridad proporcionando funciones de autorización y de seguridad. Esto significa que el acceso restringido, tal como la información de las nóminas están confinadas sólo a personas autorizadas.

Un paso hacia el DMS

Los Sistemas de Gestión de Documentos (DMS) normalmente se componen de software y hardware que trabajan juntos para capturar, almacenar, gestionar y encaminar documentos digitales dentro de una organización. Actualmente, hay una preferencia clara para el nivel de entrada de las soluciones DMS y el diseño externo reduce los costes de integración del DMS dentro de una infraestructura IT. FlexiStore puede suministrarse como una parte integral de bajo coste- junto con otras herramientas de software Konica Minolta diseñadas para facilitar la gestión y distribución de los documentos.

 

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