PDF de programación - Curso intensivo sobre Office 365 - Sugerencias rápidas para ahorrar tiempo para el crecimiento de tu negocio

Curso intensivo
sobre Oice 365:

Sugerencias rápidas para ahorrar tiempo para
el crecimiento de tu negocio

Curso intensivo sobre Office 365

2

Introducción

Tú y tus empleados probablemente sois parte de
los 1,2 mil millones de personas en todo el mundo
que han usado Microsoft Oice. Estás familiarizado
con las aplicaciones estándar como Word, Excel,
Outlook y PowerPoint, y puede que hayas explorado
las ofertas de la nube asociadas al conjunto colectivo
de aplicaciones que fomentan la productividad y que
componen Oice 365.

Pero hay más en Oice 365 de lo que parece. Desde
los programas de inteligencia empresarial a las
herramientas de colaboración y comunicación o las
opciones de almacenamiento para cada miembro de
tu organización, un cambio a Oice 365 basado en la
nube puede signiicar mucho para el crecimiento de
tu negocio.

En este libro electrónico obtendrás información sobre
cómo puedes hacer el mejor uso de las aplicaciones
especíicas de Oice 365 en seis áreas fundamentales
del crecimiento de tu negocio: movilidad, colaboración,
comunicación, seguridad, productividad e información.

Curso intensivo sobre Office 365

3

Tabla de contenido

CAPÍTULO 1
La movilidad derriba los muros empresariales ..............................................................04


CAPÍTULO 2
La colaboración conduce al éxito empresarial .............................................................. 13

CAPÍTULO 3
La comunicación capacita a los empleados ................................................................... 21

CAPÍTULO 4
La seguridad es un imperativo empresarial ....................................................................29

CAPÍTULO 5
La tecnología conduce a recursos productivos .............................................................36

CAPÍTULO 6
La información desencadena el poder de los datos ....................................................44

Curso intensivo sobre Office 365

4

Capítulo 1

La movilidad
derriba los muros
empresariales

Curso intensivo sobre Office 365

5

Como líder empresarial, necesitas estar disponible
cuando tu equipo te necesite y viceversa. La
movilidad te proporciona a ti y a tus empleados
la capacidad de trabajar cuando estás fuera de la
oicina y no te encuentras en tu escritorio o ante
un equipo.

Tu suscripción de Oice 365 incluye versiones
Premium de las aplicaciones móviles de Word,
Excel y PowerPoint. Tus trabajadores podrán
trabajar de la misma manera que lo harían en
la oicina, de forma productiva y eicaz, en una
interfaz de usuario familiar optimizada para su
tableta o teléfono Android o iOS.

La movilidad derriba los muros empre-

sariales

Curso intensivo sobre Office 365

6

Cómo agregar un
comentario en
Word mediante tu
dispositivo Android
o iPhone

¿Estás de camino a una reunión pero necesitas
proporcionar comentarios a un compañero mientras
te desplazas? Puedes usar la aplicación móvil de Word
para editar un documento de Microsoft Word enviado
por correo electrónico; directamente desde tu teléfono.

Para agregar un comentario:
Pulsa en cualquier lugar del documento y, después,
haz clic en “Editar” y pulsa una palabra o cualquier
elemento del documento.

Escribe tus comentarios. Si es la primera vez que
agregas un comentario, se te solicitará que escribas
un nombre de usuario para que otras personas sepan
quién ha editado el documento.

La movilidad derriba los muros empresariales

Curso intensivo sobre Office 365

7

3 accesos directos de
Excel que les gustarán
a tus recursos

¿Piensas que Excel es un programa solo de escritorio?
Para nada. Tus empleados pueden hacer todo lo que hacen
en Excel directamente desde su smartphone o tableta.

1. Fórmulas. Tus empleados pueden calcular fórmulas con

su aplicación móvil pulsando en la pestaña “Fórmulas”.

2. Acceso sencillo a tus archivos. Pueden guardar un

archivo de Excel en OneDrive y acceder a él de manera
rápida y sencilla en su dispositivo móvil.

3. Teclado integrado. El teclado de la pantalla de la
tableta tiene funciones comunes integradas, por lo
que pueden agregar fórmulas con facilidad.

4. Gráicos recomendados. La característica de gráicos
recomendados de Excel es perfecta para pantallas más
pequeñas, permitiéndoles visualizar rápidamente los
datos con tan solo unos toques.

La movilidad derriba los muros empresariales

Curso intensivo sobre Office 365

8

Las ventajas de la
movilidad con PowerPoint

Preparación y presentación sobre la marcha.
¿Necesitas corregir algo de camino a una presentación?
Usa la aplicación de PowerPoint para realizar esos cambios
desde tu smartphone o tableta.

Notas con la punta de tus dedos.
Lee las notas de tu presentación
directamente desde tu teléfono.

Corta los cables.
Sin la necesidad de molestos
cables, podrás poner a trabajar
rápidamente la presentación. La
Vista del moderador te proporciona
el control completo de lo que tu
público ve, mostrando solo las
notas del orador en tu tableta. Las
características de resaltado, puntero
láser y tinta también te permiten
enfatizar los conceptos clave a
medida que haces la presentación.

La movilidad derriba los muros empresariales

Curso intensivo sobre Office 365

9

Conoce tus temas de discusión.
Escribe tus notas para ayudarte
a enfatizar los puntos principales.

La movilidad derriba los muros empre-

sariales

Curso intensivo sobre Office 365

10

Compartir nunca
ha sido tan fácil

Guarda los archivos en la nube en OneDrive para la Empresa
o SharePoint; después envía a todos un solo vínculo al mismo
archivo, junto con los permisos de visualización y edición. Todo
el mundo en tu equipo tendrá la última versión del archivo,
eliminando los problemas de control de las versiones.

La movilidad derriba los muros empre-

sariales

Curso intensivo sobre Office 365

11

Usa Skype y colabora
con tus compañeros
en un documento en
tiempo real

Usa la característica “Chat” de Skype mientras el equipo
trabaja en un documento compartido:

• Haz clic en el botón “Chat” para comenzar a chatear
en Skype con cualquier persona que esté trabajando
en el documento.

•

Incluso si cierras el documento de Oice, podrás
seguir la conversación mediante Skype en tu
escritorio o dispositivo móvil, por lo que puedes
hablar con el equipo a medida que ellos hacen
modiicaciones.

Título de capítulo opcional

Curso intensivo sobre Office 365

12

“Los millennials opinan que el trabajo
lexible es una gran prioridad.
Y creemos que cuando se respeta a las
personas por lo que son y por cómo
trabajan, aumenta la productividad de
manera signiicativa. Al proporcionar
componentes basados en la nube de
Oice 365 a los empleados, podemos
crear un enfoque más luido y lexible
para el lugar de trabajo físico”.

Carl Dawson
Director de TI, Marks & Spencer

Título de capítulo opcional

Curso intensivo sobre Office 365

13

Capítulo 2

La colaboración
conduce al éxito
empresarial

Curso intensivo sobre Office 365

14

Tus empleados pueden superarse en sus roles
cuando pueden trabajar conjuntamente como
un equipo. Como líder empresarial, quieres que
el uso de tecnologías útiles sea sencillo.

Las aplicaciones de Oice 365 pueden permitir
que tus equipos colaboren desde el principio
al inal. Los empleados pueden compartir
notas de reunión, trabajar en coautoría
en documentos en tiempo real, obtener
actualizaciones y tener acceso a archivos.
Así, nadie se pierde nada.

La colaboración conduce al éxito empresarial

Curso intensivo sobre Office 365

15

Sugerencias para la
coautoría en Word

La colaboración es un componente clave de Word 2016, y la
característica de coautoría en tiempo real proporciona a los
miembros del equipo la oportunidad de compartir ideas fácilmente
y proporcionar comentarios directos en el documento.



Ponerse en funcionamiento.
Para comenzar a usar la coautoría en tiempo
real, guarda tu documento de Word 2016 en
OneDrive para la Empresa*. Después, haz clic
en el botón “Compartir”, situado en la esquina
superior derecha de la ventana.

Invitar a compañeros.
Con el panel Compartir, invita a otras personas
con sus direcciones de correo electrónico.
Recibirán una invitación por correo electrónico
para editar o ver el documento.

*Los coautores deben usar Oice 2016 u Oice Online.

Habilitar la coautoría en tiempo real.
Una vez que inicien sesión, verás una
notiicación en la parte superior derecha
de tu pantalla. Al hacer clic en “Sí” se
habilitarán los cambios de uso compartido
y todas las personas podrán ver los cambios
automáticamente en el documento.

Trabajar conjuntamente sin problemas.
Con todo el mundo en el mismo documento, tú
y tu equipo podéis redactar, comentar y editar
el trabajo en tiempo real. Agrega o responde a
comentarios junto al texto en cuestión para que
tus compañeros puedan seguir la conversación.

La colaboración conduce al éxito empresarial

Curso intensivo sobre Office 365

16

Usar el historial
para colaborar con
conianza

Con varios miembros de equipo editando hojas de cálculo
en tiempo real, el riesgo de que alguien cometa un error
accidentalmente o elimine datos importantes es real. El
historial de versiones mejorado de Oice 2016 te permite ver
y revertir los cambios para garantizar que no se pierde nada.

Ver el historial de documentos en un nivel alto.
Abre el panel Historial haciendo clic en Archivo >
Historial. Rápidamente verás de un vistazo cuándo
se ha creado el archivo y cuándo se ha modiicado
por última vez.

Ver cómo evolucionan los archivos con el
paso del tiempo.
Haz clic en una versión para abrirla y examinar
cómo diiere de las últimas versiones del último
archivo.

Ver quién ha colaborado en un archivo.
Todas las revisiones aparecen enumeradas por
fecha y muestran el nombre de las personas
que realizaron esas revisiones, por lo que
puedes realizar un seguimiento con cualquier
persona so