PDF de programación - Guías Excel 2010 - Tablas y gráficos dinámicos

Guías Excel 2010

Tablas y gráficos dinámicos

Guía 10

TABLAS Y GRÁFICOS DI NÁMICOS



CONTENIDO

Tablas y gráficos dinámicos ..................................................................................................................... 1

Contenido........................................................................................................................................... 1

Tablas dinámicas ................................................................................................................................ 1

Diseño de la tabla dinámica............................................................................................................. 2

Cambio de operaciones ................................................................................................................... 4

Cambios inmediatos en la tabla ....................................................................................................... 5

Filtrados ......................................................................................................................................... 6

Opciones de tablas .......................................................................................................................... 8

Configuración de campo ................................................................................................................. 8

Ocultar y mostrar detalles ............................................................................................................. 10

Obtención de subtablas ................................................................................................................ 11

Subtotales..................................................................................................................................... 12

Gráficos dinámicos ........................................................................................................................... 13

Anexo ............................................................................................................................................... 15

Tabla de datos auxiliar .................................................................................................................. 15



TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en bruto,
resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Excel no puede cambiar de
estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas
y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de
cambiar esa estructura y a la vez resumir datos.

Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a
tres barrios. Los doctores van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y según
la gravedad de la intervención, horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios distintos
en cada intervención. Copia la tabla contenida en el Anexo de este documento en un libro de



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Excel. Contiene, con datos totalmente imaginarios, los partes de asistencia correspondientes a
10 días.

En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla



Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna presentación u orden, y nuestro objetivo
será ahora estructurarlos. Por ejemplo, podemos desear calcular los honorarios de los
doctores según su actuación en los distintos barrios, o dividir los partes según la gravedad o los
barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas, para resumir datos según la estructura que
deseemos. Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo.



DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA

Señala con el ratón cualquier celda de la tabla de datos, abre la ficha
Insertar, y en el grupo Tabla dispones de la opción de Tabla dinámica.
Pulsa sobre ella.



Se iniciará el Asistente para tablas y gráficos
dinámicos.

Acepta las opciones que te propone y pulsa
en Aceptar. Es recomendable que mantengas
la opción de Hoja nueva y que no corrijas el
rango si está bien leído.



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Urgencias La RápidaParte de intervenciones a domicilioDecena del 1 al 10 de Octubre de 2008DíaBarrioDoctorGravedadImporte1La ElipaPérez150 €1ConcepciónSalinas175 €1ConcepciónYuncos3100 €2La ElipaSalinas2100 €1La ElipaYuncos350 €3La ElipaPérez3100 €3ConcepciónPérez375 €3San PascualPérez275 €2La ElipaPérez2100 €4San PascualPérez1100 €4San PascualSalinas250 €5La ElipaSalinas150 € Guías Excel 2010

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Sitúala donde quieras y pulsa en Aceptar. Lo que viene ahora es muy importante. Dispondrás
de

una lista de campos
un diseño de tabla
una ficha de comando propia



Ahora debemos indicar qué datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de
la nueva tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de doctores con barrios y calcular el
importe que se les debe.

Señala el botón Doctor en la lista de campos y arrástralo hasta Rótulos de Columna (parte
inferior derecha de la pantalla). Haz lo mismo con el botón Barrio. Arrástralo hasta Rótulos de
Fila. Por último, arrastra el campo Importe a la zona de Valores.

También puedes arrastrarlos al diseño de tabla que tienes a la izquierda. En este caso
arrastrarías el campo Doctor a la línea “Coloque campos de
columna aquí” y el Barrio a “Coloque campos de fila aquí”. El
Importe lo llevarías a la zona central “Coloque datos aquí. Este
era el método tradicional. Usa el que quieras.

Estudia bien la imagen de la derecha. Los tres campos están
activados y cada uno situado en una zona diferente.

Efectuadas estas operaciones, verás que se ha formado en la
zona de diseño la tabla dinámica que deseabas, con los
doctores en columna, los barrios en filas y el importe como
valor de relleno de los datos.



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Es sorprendente la construcción de
la tabla, porque Excel lo ha organizado todo sin nuestra intervención, incluidos totales por filas
y columnas. Este diseño básico se puede cambiar después, como veremos a continuación. No
pases adelante hasta tener la seguridad de que has obtenido exactamente lo que deseabas.

CAMBIO DE OPERACIONES

Observa que en la esquina superior izquierda de la tabla creada figura un botón rotulado como
“Suma de Importe”. Imagina que se quisieran contar los pagos en lugar de sumarlos. Para
conseguirlo usa el botón derecho para elegir “Configuración del campo de Valor”. Aparecerá
una ventana de opciones.

En la lista Resumir campo de valor por: elige
Cuenta en lugar de Suma, porque lo que
deseamos es
cuántos
importes
distintos se deben a los doctores.

contar



Si lo que se desea es contar las frecuencias en cada celda, no importa mucho el campo que se
sitúe en Datos. En lugar de Importe se podía haber usado la Gravedad, porque aquí sólo
deseamos contar doctores y barrios. Incluso podías haber elegido un campo no numérico.

Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos. No sigas hasta haber realizado varios
cambios y comprobado que funcionan.



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CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA

El diseño de una tabla dinámica puede cambiarse de forma
inmediata trasladando los botones de campo con el ratón, dentro
de la misma tabla. Por ejemplo, se pueden intercambiar filas y
columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se pueden
mover para ordenarlos de forma distinta y alterar así su prioridad
en el esquema. Prueba a mover así algunos botones de campo y
observa los cambios que se producen.



En la imagen de la derecha podrás observar la forma en que se organiza la tabla si movemos el
botón Doctor desde las columnas a las filas, detrás del campo
Barrio, que así conserva la prioridad, quedando el campo Doctor
como secundario. Si habías pretendido lo contrario, mueve el
campo Doctor a la izquierda del Barrio, para darle mayor prioridad.
Quedaría así:

Los subtotales, que antes se organizaban por barrios, ahora se
refieren a doctores.

Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón se
puede acceder a varias opciones interesantes. Por ejemplo a la de
actualizar datos. Cuando se cambian los datos de origen, la tabla dinámica no refleja esos
cambios. Por eso es importante disponer de la opción de actualizar datos.

Al llegar a este punto puede ocurrir que no veas la lista de campos, o las herramientas de tabla
dinámica. En ese caso señala una celda de la tabla y busca arriba el rótulo de “Herramientas
de tabla dinámica”. Si lo activas, volverás a ver todas las opciones.

Si tampoco ves la lista de campos, actívala con el último botón de la ficha: “Lista de campos”.

Practica mucho los cambios de diseño de la tabla: puedes organizar todo en una columna o en
una sola fila, cruzar tres variables en lugar de dos y otros muchos más diseños.



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FILTRADOS

Filtro de informe

Una vez organizada la tabla dinámica, se pueden establecer filtrados, es
decir reducciones de los datos a una o varias categorías. Por ejemplo, en la
anterior tabla se puede desear estudiar sólo los partes de gravedad 2 ó 3.
Para ello mueve el botón de Gravedad desde la lista de campos de la
derecha hasta la parte inferior de la misma, en la casilla rotulada como
“Filtro de Informe”. Esa parte es la q