PDF de programación - Guía de Apache OpenOffice Calc - Utilidades

Guías Apache OpenOffice Calc

Utilidades

Guía 6

UTIL IDADES



CONTENIDO

Utilidades .............................................................................................................................................. 1

Contenido ......................................................................................................................................... 1

Diseño de impresión ........................................................................................................................ 2

Preparación para la impresión .................................................................................................... 2

Vista preliminar .............................................................................................................................. 2

Diseño de Página ............................................................................................................................ 3

Página ............................................................................................................................................. 3

Encabezamiento y pie de página ..................................................................................................... 4

Rangos de impresión ....................................................................................................................... 6

Distribución por páginas ................................................................................................................. 7

Imprimir ......................................................................................................................................... 8

Otras utilidades ................................................................................................................................ 9

Auditoría de fórmulas - Detective ................................................................................................ 9

Revisión ortográfica ...................................................................................................................... 10

Obtención de ayuda ...................................................................................................................... 12

Asistentes y plantillas .................................................................................................................... 13



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DISEÑO DE IMPRESIÓN

PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN

Los documentos elaborados en Calc se suelen distribuir impresos o como parte de una
publicación más amplia. Por eso es conveniente repasar aquí algunos detalles sobre la
impresión de documentos. Lo que se explica a continuación está contenido
fundamentalmente en dos menús; el de Archivos y el de Formatos. Comenzaremos
con el primero, porque para trabajos elementales no es necesario un diseño complejo
de página.

VISTA PRELIMINAR

En muchos trabajos se puede pasar a la impresión sin definir áreas ni diseñar página.
Por eso comenzamos con la operación más sencilla, que es la de la Vista preliminar.
Para acceder a ella búscala en el menú Archivo – Vista preliminar. Una vez abierta,
dispones de herramientas para mejorar la impresión sin acudir a otras opciones más
complicadas



En primer lugar, sobre la vista preliminar se te ofrece un desplazador de escala, que te
permite aumentar o disminuir el tamaño de la fuente. A su derecha, el botón
Márgenes, si lo activas, te permite arrastrar dichos márgenes con el ratón para
ajustarlos a tus preferencias.



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Con el botón Formato de página accedes a todos los diseños de hoja y página que
explicaremos en el siguiente apartado. Puedes irlos viendo mientras tanto,

Más a la izquierda dispones de los botones de zoom para cambiar el tamaño de la
vista y finalmente, un navegador para desplazarte por las páginas que deseas
imprimir. Todo muy intuitivo y que no presenta ninguna dificultad.

Una vez definida la impresión, puedes acudir al botón correspondiente para pasar
a la impresión directa. En todo caso, a la derecha de la barra de herramientas
tienes el botón de Cerrar la vista preliminar para volver de nuevo a las hojas.

DISEÑO DE PÁGINA

Sea desde la vista preliminar, o siguiendo la ruta Formato – Página accedes al diseño
de página o preparación para la impresión. Existen muchas opciones, como puedes
ver en la imagen

Las vemos una a una en sus aspectos más destacables:



PÁGINA

Algunas opciones apenas necesitan explicación. Los márgenes los
puedes concretar en cm., aunque quizás te sea más cómodo moverlos
en la Vista preliminar. También es fácil entender el tamaño estándar
A3, A4,… y la orientación vertical u horizontal.

En la lista de tamaños figura el de “Usuario”. Si lo eliges, puedes
alterar el ancho y el alto de la impresión, pero es responsabilidad tuya



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el que encaje luego bien en la impresora.

En la parte derecha de la ventana se te ofrecen las
opciones para distribución masiva de la impresión, como la
opción reflejada, que te organiza los márgenes como para
un libro, o la de ver sólo las páginas a derecha o a la
izquierda, y la otra parte en blanco. Es un tema que
sobrepasa los objetivos de estas guías.

Las siguientes pestañas, Bordes y Fondo no son
interesantes en el momento de imprimir.



ENCABEZAMIENTO Y PIE DE PÁGINA

Estas dos posibilidades sólo son útiles si vas a imprimir las hojas. La primera de ellas,
pestaña Encabezamiento, nos ofrece estas posibilidades:



En primer lugar, debes comprobar que está activado el encabezamiento. Después
puedes concretar márgenes y dimensiones, y en último lugar rellenar el contenido del
encabezado con el botón Editar. Si lo deseas, con el botón Opciones puedes definir
mejor las características del encabezamiento. En realidad, para Calc tampoco es
necesario mucho refinamiento.

Edición del encabezamiento

Con el botón Editar… podemos insertar varios elementos de encabezamiento. Los
tienes en la ventana que se abre y casi no
necesitan explicación.

En primer lugar advierte que puedes editar tres
zonas distintas de encabezamiento, como
hemos rellenado en el documento que estás
leyendo. Por defecto, si no decides nada, sólo
aparecerá el nombre de la hoja en la zona



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central. Así pues, ve señalando cada una de las tres zonas y usa el botón adecuado
para cada operación. De izquierda a derecha son:

Atributos del texto: No necesita explicación. Selecciona un texto del encabezado y
cámbialo a negrita, cursiva o aumenta su tamaño.

Título: Inserta el nombre del documento en el que estás trabajando. Nosotros lo
hemos insertado en la zona central y con el primer botón hemos modificado la fuente.



Nombre de la hoja: Te inserta el nombre de la hoja actual. En la imagen figura como
Hoja 1 en la zona derecha. Si alteras ese nombre, cambiará automáticamente en el
encabezado.

Número de página: Los dos siguientes botones insertan el número de página actual y
el total respectivamente. Sólo insertan el número. Lo que ves en la imagen, de pág 1
de 99 se ha completado escribiendo los textos “pág” y “de”.

Fecha y hora: Si las insertas, no se actualizarán hasta que no vuelvas a la Vista
preliminar. Observa que la fecha de arriba está en 00/00/0000, y al abrir la vista antes
de imprimir ya se ve con sus valores correctos:

Por último, recuerda que los textos que figuren entre unos datos y otros has de
escribirlos tú, como el de “a las” que ves entre fecha y hora,

También puedes tener en cuenta que más arriba de los botones dispones de un
catálogo de encabezados que te puede liberar de tener que diseñarlos:



Cuando termines el encabezado pide de nuevo Archivo - Vista preliminar para ver
los cambios, pues a veces se interfieren y producen una impresión poco clara.



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Todo lo que se ha explicado sirve también para el Pie de página, que lo tienes en la
siguiente pestaña del Formato – Página. No lo recargues mucho.

RANGOS DE IMPRESIÓN

Si no se indica lo contrario, Calc imprime todas las celas que contengan datos. Si
deseas imprimir sólo una parte de la hoja deberás concretar el área de impresión. Para
ello selecciona en primer lugar un rango de datos cualquiera y usa Formato –
Imprimir rangos. De las cuatro opciones elige Definir.

Inmediatamente se harán visibles los saltos de página. En
la imagen se ha seleccionado un rango pequeño, y por
eso las líneas las verás muy próximas entre sí.



Si ahora vuelves a la Vista preliminar observarás que lo
que escribas en la parte derecha de la línea no se verá,
porque no pertenecen al rango de impresión definido.



Si desearas imprimirlos también, deberías modificar el
rango de impresión. O bien lo eliminas con la opción
Quitar, para después definir otro nuevo, o acudes a la
opción de Editar. En su ventana se te ofrecen tres
posibilidades interesantes:



En primer lugar, en la línea que define el rango de impresión puedes cambiar su
referencia, de $B$2:$E$15 a $B$2:$G$15, por ejemplo, y ya entrarían los números
que faltaban en el rango.

Las otras dos prestaciones consisten en fijar filas o columnas para que aparezcan en
todas las hojas al imprimir. Cambia la opción “ninguno” por la de “definida por el
usuario”. Después señala con el ratón la línea