PDF de programación - Guías LibreOffice Calc - Utilidades

Guías LibreOffice Calc

Utilidades

Guía 6

UTIL IDADES



CONTENIDO

Utilidades .............................................................................................................................................. 1

Contenido ......................................................................................................................................... 1

Diseño de impresión ........................................................................................................................ 2

Preparación para la impresión .................................................................................................... 2

Vista preliminar .............................................................................................................................. 2

Diseño de Página ............................................................................................................................ 3

Página ............................................................................................................................................. 3

Encabezado y pie de página ............................................................................................................ 4

Rangos de impresión ....................................................................................................................... 6

Distribución por páginas ................................................................................................................. 7

Imprimir ......................................................................................................................................... 8

Otras utilidades ................................................................................................................................ 9

Auditoría de fórmulas - Detective ................................................................................................ 9

Revisión ortográfica ...................................................................................................................... 10

Obtención de ayuda ...................................................................................................................... 11

Asistentes y plantillas .................................................................................................................... 13



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DISEÑO DE IMPRESIÓN

PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN

Los documentos elaborados en Calc se suelen distribuir impresos o como parte de una
publicación más amplia. Por eso es conveniente repasar aquí algunos detalles sobre la
impresión de documentos. Lo que se explica a continuación está contenido
fundamentalmente en dos menús; el de Archivos y el de Formatos. Comenzaremos
con el primero, porque para trabajos elementales no es necesario un diseño complejo
de página.

VISTA PRELIMINAR

En muchos trabajos se puede pasar a la impresión sin definir áreas ni diseñar página.
Por eso comenzamos con la operación más sencilla, que es la de la Vista preliminar.
Para acceder a ella búscala en el menú Archivo – Vista preliminar… o usa la
combinación de teclas Ctrl+Mayúsc+O

Una vez abierta, dispones de herramientas para mejorar la impresión sin acudir a otras
opciones más complicadas



En primer lugar, sobre la vista preliminar se te ofrece un desplazador de escala, que te
permite aumentar o disminuir el tamaño de la fuente. A su derecha, el botón
Márgenes, si lo activas, te permite arrastrar dichos márgenes con el ratón para
ajustarlos a tus preferencias.

Con el botón Formato de página accedes a todos los diseños de hoja y página que
explicaremos en el siguiente apartado. Puedes irlos viendo mientras tanto,



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Más a la izquierda dispones de los botones de zoom para cambiar el tamaño de la
vista y finalmente, un navegador para desplazarte por las páginas que deseas
imprimir. Todo muy intuitivo y que no presenta ninguna dificultad.

Una vez definida la impresión, puedes acudir al botón correspondiente para
pasar a la impresión directa. En todo caso, a la derecha de la barra de
herramientas tienes el botón de Cerrar la vista preliminar para volver de nuevo a las
hojas.

DISEÑO DE PÁGINA

Sea desde la vista preliminar, o siguiendo la ruta Formato – Página accedes al diseño
de página o preparación para la impresión. Existen muchas opciones, como puedes
ver en la imagen

Las vemos una a una en sus aspectos más destacables:



PÁGINA



Algunas opciones apenas necesitan explicación. Los márgenes
los puedes concretar en cm., aunque quizás te sea más
cómodo moverlos en la Vista preliminar. También es fácil
entender el tamaño estándar A3, A4,… y la orientación
vertical u horizontal.

En la lista de tamaños figura el de “Usuario”. Si lo eliges,
puedes alterar el ancho y el alto de la impresión, pero es
responsabilidad tuya el que encaje luego bien en la impresora.



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En la parte derecha de la ventana se te ofrecen las opciones para distribución masiva
de la impresión, como la opción reflejada, que te organiza los
márgenes como para un libro, o la de ver sólo las páginas a
derecha o a la izquierda, y la otra parte en blanco. Es un tema
que sobrepasa los objetivos de estas guías.

Las siguientes pestañas, Bordes y Fondo no son interesantes
en el momento de imprimir.



ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Estas dos posibilidades sólo son útiles si vas a imprimir las hojas. La primera de ellas,
pestaña Encabezado, nos ofrece estas posibilidades:



En primer lugar, debes comprobar que está activado el encabezado. Después puedes
concretar márgenes y dimensiones, y en último lugar rellenar el contenido del
encabezado con el botón Editar. Si lo deseas, con el botón Más puedes definir mejor
las características del encabezado. En realidad, para Calc tampoco es necesario
mucho refinamiento.

Edición del encabezado

Con el botón Editar… podemos insertar
varios elementos de encabezado. Los
tienes en la ventana que se abre y casi no
necesitan explicación.

En primer lugar advierte que puedes
editar tres zonas distintas de encabezado,
como hemos rellenado en el documento



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que estás leyendo. Por defecto, si no decides nada, sólo aparecerá el nombre de la
hoja en la zona central. Así pues, ve señalando cada una de las tres zonas y usa el
botón adecuado para cada operación. De izquierda a derecha son:

Atributos del texto: No necesita explicación. Selecciona un texto del encabezado y
cámbialo a negrita, cursiva o aumenta su tamaño.

Título: Inserta el nombre del documento en el que estás trabajando. Nosotros lo
hemos insertado en la zona central y con el primer botón hemos modificado la fuente.



Nombre de la hoja: Te inserta el nombre de la hoja actual. En la imagen figura como
Hoja 1 en la zona derecha. Si alteras ese nombre, cambiará automáticamente en el
encabezado.

Número de página: Los dos siguientes botones insertan el número de página actual y
el total respectivamente. Sólo insertan el número. Lo que ves en la imagen, de pág 1
de 99 se ha completado escribiendo los textos “pág” y “de”.

Fecha y hora: Si las insertas, no se actualizarán hasta que no vuelvas a la Vista
preliminar. Observa que la fecha de arriba está en 00/00/0000, y al abrir la vista antes
de imprimir ya se ve con sus valores correctos:

Por último, recuerda que los textos que figuren entre unos datos y otros has de
escribirlos tú, como el de “a las” que ves entre fecha y hora,

También puedes tener en cuenta que más arriba de los botones dispones de un
catálogo de encabezados que te puede liberar de tener que diseñarlos:



Cuando termines el encabezado pide de nuevo Archivo - Vista preliminar para ver
los cambios, pues a veces se interfieren y producen una impresión poco clara.

Todo lo que se ha explicado sirve también para el Pie de página, que lo tienes en la
siguiente pestaña del Formato – Página. No lo recargues mucho.



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RANGOS DE IMPRESIÓN

Si no se indica lo contrario, Calc imprime todas las celas que contengan datos. Si
deseas imprimir sólo una parte de la hoja deberás concretar el área de impresión. Para
ello selecciona en primer lugar un rango de datos cualquiera y usa Formato –
Rangos de impresión. De las cuatro opciones elige Definir.



Inmediatamente se harán visibles los saltos de página. En la imagen se ha
seleccionado un rango pequeño, y por eso las líneas las verás muy próximas entre sí.



Si ahora vuelves a la Vista preliminar observarás que los tres números escritos en la
parte derecha no se verán, porque no pertenecen al rango de impresión definido.

Si desearas imprimirlos también, deberías modificar el rango de impresión. O bien lo
eliminas con la opción Quitar, para después definir otro nuevo, o acudes a la opción
de Editar. En su ventana se te ofrecen tres posibilidades interesantes:



En primer lugar, en la línea que define el rango de impresión puedes cambiar su
referencia, de $B$2:$E$15 a $B$2:$G$15, por ejemplo, y ya entrarían los números
que faltaban en el rango.

Las otras dos prestaciones consisten en fijar filas o columnas para que aparezcan en
todas las hojas al imprimir. Cambia la opción “ninguno” por la de “definida por el
usuario”. Después señala con el ratón la línea de edición situada a su derecha y