PDF de programación - Administración de documentos y archivos - Textos fundamentales

Administración de documentos y archivos
Textos fundamentales

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y
Gestores de Documentos (CAA) esta integrada por:

• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCIA.
• ANABAD-ARAGÓN.
• ANABAD-CASTILLA LA MANCHA.
• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE EXTREMADURA.
• ANABAD-GALICIA.
• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
• ANABAD-MURCIA.
• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE NAVARRA.
• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS Y GESTORES DE DOCUMENTOS DEL

PRINCIPADO DE ASTURIAS.

• ANABAD (ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS, BIBLIOTECARIOS, ARQUEÓLOGOS,

MUSEÓLOGOS Y DOCUMENTALISTAS) LA RIOJA.

• ASSOCIACIÓ D’ARXIVERS I GESTORS DE DOCUMENTS VALENCIANS.
• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE CASTILLA Y LEÓN.
• ASOCIACIÓN VASCA DE PROFESIONALES DE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y

CENTROS DE DOCUMENTACIÓN, ALDEE.

• FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE ASOCIACIONES DE ARCHIVEROS,

BIBLIOTECARIOS, ARQUEÓLOGOS, MUSEÓLOGOS Y DOCUMENTALSTAS
(ANABAD).

• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE LA IGLESIA EN ESPAÑA.
• ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE CANARIAS (ASARCA).
• ARCHIVEROS SIN FRONTERAS.
• ASSOCIACIÓ D’ARXIVERS – GESTORS DE DOCUMENTS DE CATALUNYA.

José Ramón Cruz Mundet (Dir.)

ISBN: 978-84-615-5150-7
Edita: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros.
Diseño y maquetación: Guillomía Comunicación Gráfica C.B.
Madrid, 2011

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Presentación

En el seno de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos
de España (CAA) fue presentado hace ya tres años el proyecto que hoy tienen ante ustedes.
Este fue concebido como una herramienta con la que poner en práctica muchas de las fina-
lidades de nuestra Coordinadora, pues sin duda alguna permite el impulso y el desarrollo
de la profesión de archivero; potencia el estudio, la investigación y la implementación de
metodologías de gestión de la información y de los documentos; fomenta la colaboración
y la coordinación entre los técnicos que llevan a cabo su labor en los diferentes centros de
archivo… Pero también deseábamos ofrecer un elemento de referencia, un hito que respon-
diera a nuestra tradición archivística, entendiendo “nuestra” como un concepto más amplio
que el puramente ceñido al Estado español.
Ciertamente nos encontramos en un mundo cada vez más globalizado, lo que trae consigo
una creciente tendencia a la normalización y la estandarización, cuya necesidad nadie pone
en duda, pero en la que muchas veces aquellos autores de lengua castellana o portuguesa no
encuentran el eco que debieran por la calidad de sus aportaciones.
Con estos Textos fundamentales no hemos querido suplantar la valía de otros manuales,
algunos ya clásicos en la memoria de todos los profesionales españoles e iberoamericanos,
y otros de más reciente aparición que están labrando el futuro de nuestra disciplina y de
nuestra labor diaria. La CAA trata de aportar un elemento más en el que se ha potenciado
la diversidad de aportaciones dentro de la coherencia que a la obra ha sabido dar su director
científico, José Ramón Cruz Mundet.
Como presidente de la CAA quiero agradecer el apoyo y colaboración que durante años
hemos recibido del Ministerio de Cultura de España, lo que posibilita que esta obra pueda
ser de acceso gratuito y por tanto esperamos de gran difusión entre los ámbitos profesiona-
les y universitarios. La valía de la misma la decidirán ustedes, los lectores, y el tiempo dirán
si cumplimos nuestras expectativas, pero lo que si les puedo adelantar es que todos hemos
realizado un importante esfuerzo para que así sea.

Valencia, febrero de 2011
Francisco José Sanchis Moreno
Presidente de la CAA

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Índice

Prólogo
Aurelio Tanodi (Argentina)
Introducción
1. Principios, términos y conceptos fundamentales
José Ramón Cruz Mundet (España)
2. Normativa de referencia
Alejandro Delgado Gómez (España)
3. Funciones, procesos y requisitos
Alicia Barnard Amozorrutia (México)
4. El sistema de administración de documentos

4.1 La identificación
Ramón Aguilera Murguía (México)

4.2 La Clasificación
Ana M. Herrero Montero y Alfonso Díaz Rodríguez (España)

4.3 Descripción
Lucília Runa (Portugal)

4.4 Valoración, selección y eliminación
Lluís Cermeno Martorell y Elena Rivas Palá (España)

4.5 Captura y transferencia
Claudia C. M. Lacombe Rocha (Brasil)
5. Funciones de administración del sistema

5.1 Formación de usuarios
Maria J. Pires de Lima y António A.Sousa (Portugal)

5.2 Gestión de recursos
José Antonio Sáinz Varela (España)

5.3 Gestión de accesos y consultas
Virginia Chacón Arias (Costa Rica)

5.4 Elaboración de disposiciones normativas
Aída Luz Mendoza Navarro (Perú)

5.5 Manual de Buenas prácticas
Joaquim Llansó Sanjuán (España)

5.6 Difusión y acción cultural
Ramon Alberch i Fugueras (España)

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Prólogo

La generosidad demostrada por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros de España
y por el Prof. Dr. José Ramón Cruz Mundet, al solicitarme la redacción de un prólogo para
esta joya archivística, es realmente enorgullecedora.
Y ante esta circunstancia, resultó inevitable, efectuar un rápido vistazo, a tantos años y dé-
cadas dedicadas a ésta, una de las grandes pasiones de mi vida, precisamente, la gestión de
documentos y archivos.
Al leer esta completísima y ambiciosa obra, en la que se incluyen temas tales como prin-
cipios, términos y conceptos fundamentales, clasificación, gestión de accesos y consultas,
elaboración de disposiciones normativas, etc, etc, vinieron a mi memoria, aquellos tiempos
lejanos en que, paso a paso, fuimos entre todos los admiradores de esta disciplina, forjando
su currícula académica y convenciendo a los gobiernos de lo indispensable de contar con
un profesional de los archivos, a cargo de todos y cada uno de los mismos, resaltando su
importancia y su absoluta necesariedad.
Y así, verbigracia, recuerdo algunas obras que publicara tales como: “El concepto de archivo-
logía”, publicación de la Universidad del Litoral, Nº 44, Santa Fe, 1960, 261-288; “Manual
de archivología hispanoamericana. Teoría y principios”. Universidad Nacional de Córdoba
– 1961; “Notas sobre legislación archivística latinoamericana” en Anuario Interamericano
de Archivos, vol. XI, Córdoba 1984; y otras, que juntamente con todas las obras que gene-
rosamente mis colegas en todo el mundo producían, comenzamos a contar con elementos
de estudio y de investigación.
De escudriñar esta bibliografía y compararla con la obra que hoy nos ocupa, surge de ma-
nera concreta, clara y precisa, que el paso del tiempo no ha sido de ninguna manera infruc-
tuoso ni inútil en lo que a archivos se refiere, que sus cultores se han perfeccionado y han
procurado la excelencia para el bien de los estudiantes y de los investigadores.
No quiero terminar estas palabras, sin un especial reconocimiento a los autores, de renom-
bre mundial, por la destacada actuación de todos y cada uno de ellos, posibilitando la reali-
zación de tan valiosa obra.
De más está decir una vez más, que me enaltece, haber sido elegido para la realización de este
prólogo, por el hecho en sí mismo y por lo que temporalmente significa, ya que en mayo de
2009 se cumpliera el cincuentenario de la creación de la Escuela de Archiveros dependiente
de la Facultad de Filosofía de la Universidad Nacional de Córdoba y a casi un año de haber
celebrado el bicentenario de la República Argentina; y a tal fin y conscientes del papel que
deben desempeñar los archivos para el desarrollo de los pueblos, deseo recordar un párrafo
del Preámbulo de la Constitución de la Organización de las Naciones Unidas para la Edu-

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

cación, la Ciencia y la Cultura - UNESCO-: “Puesto que las guerras nacen en las mentes de
los hombres, es en las mentes de los hombres donde deben erigirse los baluartes de la paz”.
Es decir, que si los objetivos de la UNESCO, son el desarrollo del potencial humano, la pro-
moción de los valores universales de libertad, dignidad y justicia, a través de una educación
al alcance de todos, para tal objetivo fue, es y será, absolutamente indispensable, la continua
eficientización de la administración y gestión de los documentos y archivos.

Dr. Aurelio Tanodi (Argentina)
Córdoba, febrero de 2011

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Introducción
José Ramón Cruz Mundet
Universidad Carlos III de Madrid (España)

La obra que tiene en sus manos es resultado de la iniciativa de la Coordinadora de Asociacio-
nes de Archiveros, desde donde se me propuso ponerme al frente del proyecto. A la hora de
definirlo y de establecer el esquema del libro se me ocurrieron al menos dos opciones entre
las que elegir: hacer una obra coral al estilo del Manuel d’Archivistique y de La Pratique archi-
vistique... o una obra concisa que tratara la materia desde la perspectiva y el conocimiento de
nuestra región. La primera opción fue desechada por considerar que las prácticas nacionales,
caso de existir, darían como resultado un retrato, quizá poco recomendable, del estado de
cosas; por otra parte, las tales prácticas nacionales son antitéticas con un planteamiento cien-
tífico de la materia, en la que se debe establecer el deber ser, avalado y ejemplificado cuando
sea conforme con la práctica, o empleada ésta como muestra de lo que no se debe hacer. En
cuanto a la extensión temática cabía hacer un planteamiento pormenorizado de tipologías
documentales y de centros, al estilo de las dos obras citadas, pero lo desechamos por consi-
derar que debían ser objeto de obras especializadas, y también porque llevan a la reiteración
de contenidos, unas vece