PDF de programación - Guia del Usuario Operación Access 97 - Trabajar con Consultas

Operación Microsoft Access 97

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Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas
maneras. También se pueden usar como origen de registros para formularios e
informes.

Una consulta es una solicitud de información a una base de datos, mediante
criterios que el usuario establece. Las consultas pueden ser de una tabla, de un
grupo de tablas o de otras consultas. Cuando se trata de un grupo de tablas, estas
pueden tener una relación entre ellas. En caso de que no exista con anterioridad
alguna relación, es posible establecerla para efectos de la consulta, al igual que
también es posible eliminarla cuando ya estuviera creada.

Las consultas muestran básicamente valores de campos almacenados en una o
varias tablas, valores obtenidos de otras consultas o valores de campos calculados
para la propia consulta.

Algunas de las operaciones básicas que se pueden efectuar en las consultas

son las siguientes:

•

•

•

•

Elegir tablas y/o consultas: en una consulta se puede mostrar información de
una o más tablas, incluso de una o más consultas previamente realizadas. La
información que se muestra resuelve una pregunta a la base de datos.

Seleccionar registros: incluir en la consulta solo los registros que cumplen con
los criterios aplicados.

Seleccionar campos: de las tablas y/o consultas seleccionadas puede no ser
necesario mostrar todos los campos.

Realizar cálculos: se pueden efectuar cálculos con los campos mostrados en la
consulta, tales como contar el número de registros seleccionados, acumular
totales, etc.

• Ordenar registros: los registros que finalmente son seleccionados para la
consulta, pueden ser sometidos a un proceso de ordenación, que permita
visualizar la información de una forma más clara.

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TTiippooss ddee ccoonnssuullttaass

La utilización de las consultas varia dependiendo de que se trate de una

consulta de selección o de una consulta de acción.

 Consultas de selección

En las consultas de selección, al producirse el resultado como una hoja de

respuesta dinámica, el usuario la puede utilizar de forma similar a una tabla.

Las consultas de selección son las más comunes, en donde se recuperan datos
de una o más tablas usando los criterios que se especifiquen y, a continuación, los
muestra en el orden deseado.

La diferencia principal radica en que dependiendo del tipo de consulta se
podrá editar o sólo consultar. Esto se debe a que en la edición de los datos, lo que
realmente se modifica son los datos subyacentes que están almacenados en las
tablas. En una consulta de totales, por ejemplo, los registros no son modificables,
ni es posible añadir otros nuevos.

 Consultas de acción

Las consultas de acción ejecutan una acción sobre

los registros
seleccionados en la consulta. Esta acción puede ser creación de nuevas tablas,
eliminar, insertar o modificar registros.

Las consultas de acción modifican de manera automática y permanente la
información de las tablas de la base de datos, por lo que se presenta un aviso
indicando esta circunstancia. Estas consultas de acción son especialmente útiles
cuando se quieren modificar muchos datos de una tabla que cumplen determinada
condición.

Por ejemplo, se pueden modificar los importes correspondientes a los
alquileres de inmuebles en una tabla arrendamientos, de tal manera que si el
inmueble se encuentra ubicado en una zona balnearia, se modifique el importe
almacenado en la actualidad por el importe incrementado en cierto porcentaje. De
la misma manera se pueden eliminar todos los registros que cumplan determinada
condición.

En general se puede decir que esta manera de actualizar los datos es más
cómoda que recorrer los datos uno a uno para actualizarlos. Al actualizar muchos
datos de una sola vez aumenta el riesgo de cometer errores, por lo que para
realizar este tipo de operaciones, hay que estar muy seguro de lo que se está
haciendo antes de modificar muchos datos en una tabla.

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VViissttaass ddee uunnaa ccoonnssuullttaa

Existen tres modos diferentes para ver una consulta: vista Diseño, vista

Hoja de datos y vista SQL.

•

•

•

Para crear o modificar una consulta se utiliza la vista Diseño.

Para observar el resultado de una consulta se utiliza la vista Hoja de

datos.

Para realizar consultas utilizando el lenguaje estándar SQL (Lenguaje

estructurado de consultas) se usa la vista SQL.

El botón Vista de la barra de herramientas permite alternar entre las vistas
posibles para la consulta: si esta visible la vista diseño, el botón Vista se muestra

como vista

Hoja de datos; mientras que si está visible la vista hoja de datos,

el botón Vista se muestra como vista
Diseño. Para pasarse entre una y otra
vista alcanza con hacer clic directamente sobre el botón correspondiente. Sin
embargo para pasarse a la vista SQL se debe seleccionar la flecha del botón Vista
y posteriormente escoger de la lista, la opción Vista SQL.

En la vista Diseño, la consulta se
presenta en una ventana que se
encuentra dividida en dos áreas. En la
parte superior se muestran las tablas y
consultas que intervienen en la consulta
que se está diseñando, mientras que en
la
denominada
cuadrícula de diseño de la consulta es
donde
campos
seleccionados y se definen los criterios
y otras opciones para los mismos.

se muestran

los

parte

inferior

Cuadrícula de diseño

La cuadrícula de diseño de una consulta presenta las siguientes opciones:

•

•

Fila Campo: Agrega un campo al resultado de la consulta o filtro activos. Para
agregar un campo, hacer clic en la celda de la cuadrícula de diseño y luego
seleccionar un campo de la lista de campos. También se lo puede arrastrar
directamente a la celda desde la tabla correspondiente ubicada en el área
superior de esta ventana.

Fila Tabla: Indica la tabla en la que está ubicado el campo seleccionado. Se
utiliza para aclarar a qué tabla pertenece cada campo en una consulta o filtro
de múltiples tablas.

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•

Fila Orden: Se utiliza para indicar el tipo de orden para la consulta o filtro
activo: Ascendente (0 a 9, A a Z), Descendente (9 a 0, Z a A), o sin ordenar.
Para ordenar en base a un campo, seleccionar una celda Orden y luego
seleccionar el tipo de orden que se desee.

• Casilla Mostrar: Muestra u oculta una columna en los resultados de la
consulta o filtro activos. Si se oculta una columna, puede seguir utilizándose
para especificar un criterio.

•

•

Filas Criterios y O: Define uno o más conjuntos de condiciones restrictivas
que obtienen un conjunto específico de registros en los resultados de la
consulta o del filtro. Se puede continuar agregando valores o expresiones
alternativas bajo la celda O.

Fila Total: Agrupa los datos de la consulta activa o realiza cálculos
acumulativos; por ejemplo promedios y cuentas. Para ocultar o mostrar la fila

Total, hacer clic en el botón

Totales de la barra de herramientas.

La vista Hoja de datos de
una consulta es similar a la vista
Hoja de datos de una tabla.

En dicha hoja, a la cual se
la denomina hoja de respuesta
dinámica,
el
resultado de la consulta, a partir
de la información extraída de las tablas y otras consultas de la base de datos. Esta
consiste en una tabla dinámica con todos los campos seleccionados.

obtiene

se

En la parte inferior se muestran una serie de botones que permiten recorrer

la tabla o ubicar un registro con mayor facilidad.

La consulta que se muestra
en la vista Diseño, posee esta
estructura en la vista SQL.



Todas las consultas diseñadas se pueden visualizar en la vista SQL. En dicha
vista se puede observar una serie de instrucciones propias del lenguaje estándar
SQL (Lenguaje estructurado de consultas). Esta vista puede ser utilizada por

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aquellos usuarios que poseen un mayor conocimiento de programación.

CCrreeaarr uunnaa ccoonnssuullttaa

Las consultas no se almacenan en la base de datos, pues se tratan de un
conjunto dinámico de registros mostrados en ocasión de ejecutar la consulta. El
resultado de una consulta se muestra en una hoja de datos denominada hoja de
respuesta dinámica.

Access ofrece dos formas distintas de crear una consulta:

•

•

Se puede crear una consulta desde cero (creándola uno mismo) en la vista
Diseño de la consulta.

Se puede utilizar un asistente para consultas, el que realiza todo el trabajo
básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de
preguntas. Incluso aunque se esté acostumbrado a crear consultas, tal vez se
desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta, y a
continuación, se puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla.

Estos métodos permiten crear fácilmente consultas que se deseen ejecutar
de forma independiente o en las que se desea se basen varios formularios e
informes.

También se puede crear automáticamente una consulta con otros métodos:

•

•

Para crear una consulta con