PDF de programación - Combinar correspondencia - Operación de Microsoft Word 97

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Actualizado el 21 de Marzo del 2018 (Publicado el 3 de Enero del 2018)
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14 paginas
Creado hace 12a (01/08/2008)
Operación de Microsoft Word








CCCCCCCCoooooooommmmmmmmbbbbbbbbiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaarrrrrrrr ccccccccoooooooorrrrrrrrrrrrrrrreeeeeeeessssssssppppppppoooooooonnnnnnnnddddddddeeeeeeeennnnnnnncccccccciiiiiiiiaaaaaaaa

GGGGGGGGeeeeeeeennnnnnnneeeeeeeerrrrrrrraaaaaaaalllllllliiiiiiiiddddddddaaaaaaaaddddddddeeeeeeeessssssss yyyyyyyy ccccccccoooooooonnnnnnnncccccccceeeeeeeeppppppppttttttttoooooooossssssss

Word, a través de la herramienta combinar correspondencia, permite
combinar un documento el que puede ser una carta con el texto que se pretende
hacer llegar a varias personas, con otro documento o lista de datos que contiene
los datos de los destinatarios, de forma tal de obtener en un solo documento o
impreso directamente, todas las copias de las cartas que se deseen enviar.

Esta tarea se realiza utilizando un asistente, el cual se ejecuta a través del

comando Combinar correspondencia del menú Herramientas.

En el mismo, se deben realizar tres pasos fundamentales para conseguir el

objetivo planteado:



(cid:1)(cid:1)(cid:1)(cid:1) (1) Crear o abrir el documento
que
datos
constantes, el cual es llamado
Documento principal.

contiene

los

(cid:1)(cid:1)(cid:1)(cid:1) (2) Crear o abrir el documento o
la lista que contiene los datos
variables, el cual es
llamado
Origen de datos.

(cid:1)(cid:1)(cid:1)(cid:1) (3) Combinar ambos archivos,
del
obteniendo
documento principal por cada
registro del origen de datos.

copia

una

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El resultado de una combinación puede generarse en un nuevo documento o

directamente obtenerlo impreso en papel.

También existe la posibilidad de configurar la combinación. A través de
opciones de consulta se podrán especificar diferentes criterios de selección de los
registros del origen de datos a ser incluidos en la combinación.

Documento principal

En una operación de combinar correspondencia, el documento principal
contiene el texto, la puntuación, los espacios, los gráficos y la información adicional
que no cambian en las versiones del
documento combinado, o sea que se
desean conservar en cada carta modelo;
por ejemplo, el remitente y el texto de
una carta modelo, de los sobres o de las
etiquetas postales.

Como documento principal puede
usarse un documento nuevo o uno ya
existente.

Luego de tener diseñado el documento principal, se deben insertan las
instrucciones especiales en el mismo, denominadas campos de combinación, que
indican a Word dónde debe imprimir la información variable de la fuente u origen
de datos. Cuando se combina el documento principal con la fuente u origen de
datos, Word reemplaza los campos de combinación por la información apropiada de
la fuente u origen de datos.

Campos de combinación

Marcador, como "Nombre" o "Ciudad", para la información del origen de datos
que se combina en el documento principal. Por ejemplo, el campo de combinación
"Ciudad" podría sustituirse por París en una carta modelo combinada.

Los campos de combinación que se inserten en un documento principal de
combinación indican a Word dónde debe insertar la información exclusiva del
origen de datos seleccionado cada vez que estos códigos de campo aparecen en el
documento. Por ejemplo, el campo de combinación «Ciudad» le indica a Word que
inserte el nombre de la ciudad del campo de datos Ciudad de la fuente de datos
correspondiente.

Los campos de combinación deben ser insertados en el documento principal a
través de las herramientas apropiadas (Insertar campo de combinación de la
barra de herramientas Combinar correspondencia), no pueden escribirse los
caracteres de campo de combinación (« »).

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Origen de datos

En una operación de combinar correspondencia, la fuente u origen de datos
contiene la información que varía en cada versión de un documento combinado,
como los nombres y las direcciones,
de por ejemplo, los destinatarios de
una carta modelo que se desee
enviar a una serie de clientes, o
información de una base de datos
que se desee utilizar en cualquier
informe.

Puede abrirse una fuente u
origen de datos existente, usar la
libreta personal de direcciones o la lista de contactos de Microsoft Outlook, o bien
crear una nueva fuente u origen de datos en Microsoft Word, Microsoft Access o
Microsoft Excel.



(cid:1)(cid:1)(cid:1)(cid:1) Nombre de campo: Nombre de una categoría de información de un origen de
datos para combinar correspondencia. Por ejemplo, "Nombre," " Dirección " y
"Ciudad" son nombres de campo que se utilizan con frecuencia en una lista de
direcciones. Los nombres de campo sólo pueden contener letras, números y el
carácter de subrayado (_); no pueden tener más de cuarenta caracteres y no
admiten espacios en blanco. El nombre de cada campo de datos aparece en la
primera fila (denominada “registro inicial”) del origen de datos.

(cid:1)(cid:1)(cid:1)(cid:1) Registro de datos: Conjunto completo de información relacionada en un
origen o fuente de datos. Un registro de datos corresponde a una fila de
información del origen de datos. Por ejemplo, toda la información referente a
un cliente en una lista de correo de clientes es un registro de datos. A la
primera fila en el origen de datos (la que contiene los nombres de campo) se
le denomina “registro inicial” de la fuente de datos.

(cid:1)(cid:1)(cid:1)(cid:1) Valores de campo: Valores que son introducidos en los campos de los

registros de una fuente u origen de datos.

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RRRRRRRReeeeeeeeaaaaaaaalllllllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr uuuuuuuunnnnnnnnaaaaaaaa ccccccccoooooooommmmmmmmbbbbbbbbiiiiiiiinnnnnnnnaaaaaaaacccccccciiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn ddddddddeeeeeeee ccccccccoooooooorrrrrrrrrrrrrrrreeeeeeeessssssssppppppppoooooooonnnnnnnnddddddddeeeeeeeennnnnnnncccccccciiiiiiiiaaaaaaaa

Para realizar una combinación de correspondencia, por ejemplo entre una
carta modelo como documento principal (carta de invitación) y una lista de clientes
como fuente de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1.

Para utilizar un carta existente como carta modelo, se debe abrir dicha carta
con anterioridad. Para crear una nueva carta, se debe generar un nuevo
documento de Word. De todas formas es recomendable tener en la ventana
activa de Word, al documento que actuará como documento principal en la
combinación.

2. Seleccionar

la
correspondencia
Herramientas.

opción Combinar
menú

del

3. En el cuadro de diálogo que se
despliega, seleccionar el botón Crear
bajo el paso 1 (Documento principal).

4. Posteriormente se debe escoger la

opción Cartas modelo.

que

se

diálogo

5. A continuación, del siguiente cuadro
de
presenta,
seleccionar el botón Ventana activa.
El documento activo (la carta abierta
o el nuevo documento que se
encuentre en ese momento en
pantalla) se convertirá en el
documento principal de
la
combinación correspondencia.
Si se escoge el botón Nuevo
documento principal, Word abre un nuevo documento en blanco para que
posteriormente se escriba el texto del mismo.

Luego de la acción anterior el cuadro
de diálogo Combinar Correspondencia se
presenta como la imagen lo muestra,
donde queda asignado como documento
principal el archivo que se encuentra en
uso en ese momento. En el paso 1
(Documento principal) se habilita el botón
Modificar, que al seleccionarlo en cualquier momento desde el cuadro de diálogo
Combinar correspondencia, se cierra dicho cuadro de diálogo y se pasa al
documento actual en pantalla, con la posibilidad de retomar la combinación en
cualquier otro momento ejecutando el comando correspondiente.

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6. El paso siguiente es indicarle a Word de donde se obtendrán los datos
(fuente u origen de datos) para la combinación. Para esto se debe escoger el
botón Obtener datos bajo el paso 2 (Origen de datos).

Posteriormente se debe escoger la opción Crear origen de datos o Abrir

origen de datos, según exista o no la fuente de datos.

7. Si la fuente de datos existe, la cual puede ser una lista de nombres y
direcciones de otro documento de Word o de una hoja de cálculo, base de
datos u otro tipo de lista, se debe seleccionar la opción Abrir origen de
datos, y posteriormente en el cuadro de diálogo Abrir que se despliega,
indicarle a Word cual es el archivo que contiene dicha lista. Posteriormente
pasar al paso 13.

8. Si la fuente de datos no existe, se la debe crear. Para esto se debe escoger

la opción Crear origen de datos.

9. Si se trata de un nuevo origen de datos, se presentará un cuadro de diálogo
donde se deben definir los registros de datos y posteriormente guardar
dicho origen (Word guarda el origen de datos en forma de tabla, como un
documento con extensión *.doc).

En la lista Campos en el
registro inicial (todos los nombres
de campo d
  • Links de descarga
http://lwp-l.com/pdf8156

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