La diferencia entre los conceptos de cambio y transformación reside en que, en el primero, el paso de un estado a otro no significa que el objeto, ser vivo o situación no pueda regresar al estado inicial. Una transformación, por el contrario, implica un cambio en el que es imposible regresar al estado de origen. La gestión documental
https://microformas.mx/sitioweb/microformas-gestion-documental.html o Document Management System (DMS) es un desarrollo a nivel de las empresas y los organismos gubernamentales que podría clasificarse dentro del segundo grupo de fenómenos.
Lo anterior obedece a una razón sencilla: aunque se trata de un desarrollo reciente, en la actualidad una empresa no podría funcionar o concebirse como tal sin un adecuado software de gestión documental.
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Esto ocurre así debido a lo que la generación y aplicación de esta tecnología ha significado para las organizaciones. En líneas generales, gracias a ella se ha producido un salto cualitativo y cuantitativo en la manera de entender y practicar la administración. Entre sus funciones principales figuran la captura, gestión, acceso, integración, análisis y almacenamiento de la información.
En términos concretos, este avance es mejor descrito por la digitalización de los documentos que contienen información de las empresas, la garantía de seguridad de los datos y la prevención contra su extravío, lo mismo en situaciones cotidianas que en las que no media el error humano. Hablamos, en este sentido, de un resguardo integral que prevé escenarios de crisis como fallas técnicas en el centro de trabajo, sismos, inundaciones e incendios.
Pero los beneficios de la adopción de estos sistemas van más allá del ordenamiento y accesibilidad de la documentación corporativa. Con el paso del papel a los archivos electrónicos en la nube, también se logra una mayor eficiencia en procesos como el intercambio de documentos, el resguardo y formación de un historial con las fechas de modificación y la opción de visualizarlos y editarlos a distancia, aun cuando no se tenga acceso a internet. El software también permite dar seguimiento a las tareas en curso y agiliza el flujo de trabajo.
Errónea y comúnmente se asocia a la palabra transformación con procesos largos, que se desarrollan al paso de años. No obstante, en cuanto a la tecnología DMS, lo que sorprende es precisamente su rápido desarrollo y la velocidad proporcional con que ha sido adoptada.
Tales son los motivos por los que no exageramos al hablar de una transformación en el ámbito empresarial.
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