De una era a otra en la administración de la información

De una era a otra en la administración de la información

Publicado el 3 de Septiembre del 2019 por Paola
OnBasehttps://microformas.mx/sitioweb/microformas-ecms-onbase.html es un sistema de gestión documentalhttps://microformas.mx/sitioweb/microformas-gestion-documental.html que ofrece múltiples beneficios a empresas de todos los giros y dimensiones. También a organizaciones de la sociedad civil, escuelas, hospitales e instituciones religiosas.

Si me lees hasta aquí, seguramente te estarás preguntando de qué se trata y cómo es que tiene aplicación en tantos ámbitos distintos.

De manera muy sintética, la respuesta es que sistemas como éste son plataformas tecnológicas a las que se atribuye el fin de esa era en la que compañías e instituciones almacenaban información relevante de todo tipo en papel.

Ahora imagina cómo sería el proceso de clasificación, búsqueda y recuperación de esos documentos entre los miles de archiveros y expedientes… supones bien: era una tarea complicada, más susceptible al error humano que en nuestros días y con notables confusiones y extravíos de información.

Por eso, decir que los sistemas de gestión documental representan el traslado de una era a otra en el ámbito organizacional no es una analogía exagerada.

Concretamente, la plataforma de la firma Hyland tiene la capacidad para administrar toda la información de las organizaciones, desde que se genera hasta que se elimina, a través de seis funciones específicas relativas al tratamiento de los datos:

Captura de archivos electrónicos o en papel, clasificación y envío del contenido a los sistemas de información correspondientes.

Gestión a través de un sólo sistema: esto permite que la información circule rápidamente y en orden a través de los diversos canales de la organización.

Acceso: gracias a este sistema la información estará disponible las 24 horas del día, siete días a la semana y desde cualquier dispositivo. No importa si se presenta una falla a nivel de los sistemas de la organización o si no se dispone de internet.

Integración: facilita el trabajo en equipo y permite al administrador de la plataforma dar acceso inmediato a cierta información a usuarios específicos.

Análisis: disponer de información completa y bien organizada facilita la toma de decisiones, particularmente cuando es posible consultar en tiempo real el estado de los procesos, así como los registros de toda la organización.

Almacenamiento: mediante esta función, el sistema reduce drásticamente el riesgo de pérdidas de información y hace posible la protección y eliminación de datos de manera segura y acorde con las normativas aplicables.

A manera de recapitulación, podemos describir el desarrollo OnBase como aquel que apareció para agilizar el flujo de la actividad empresarial a través del monitoreo del estado de las tareas operativas en curso y la concentración de la información de entrada y salida que, a pesar de que pueda provenir desde distintos canales, es agrupada y administrada en un mismo sistema, lo que ahorra bastante tiempo en operaciones diarias que deberían ser ágiles, como la búsqueda de documentos.
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