Access - Creación de una base de datos para manejar inventario de farmacia

Hola, soy nuevo en esto de access y quise crear una base de datos para llevar el inventario de una farmacia, ya he creado tablas con sus relaciones, pero no se cómo hacer para que la BD me actualice automáticamente cuanto hay de cada producto al buscarlo por su nombre, también no se cómo hacer para que se actualice cada que extraigo cada uno de los medicamentos.

De antemano les agradezco si se interesan por mi pregunta.

Hola!

Lo que pides, simple, no es.

Sólo puedo decirte que analices este ejemplo, "relativamente" simple: http://goo.gl/weRCyG

O este otro, ya un poco más complejo: http://goo.gl/EJCh1F

Saludos,


http://neckkito.siliconproject.com.ar

Esto es lo que he hecho en la base de datos, pero estoy atorado porque no puedo hacer que la tabla salida (es la que utilizare en las ventas y las facturas en el formulario) no encuentro la forma que me muestre el nombre del medicamento y el precio que le ingrese en la tabla ingresos,

espero no molestar

• 1farmacia_sistema1.rar(36,6 KB)

Hola!

Un par de comentarios:

- Si sólo trabajas con tablas no puedes programar. La solución al tema del precio queda, en principio, descartada. Si ya has dado de alta el precio en una tabla volver a darlo de alta en otra tabla es, inicialmente, redundante. Con formularios, y haciendo un par de "rebotes" (por la estructura de tu BD), creo que sí sería factible asignar el precio sin tener que seleccionarlo.
- La tabla Salidas guarda en el campo [Medicamento] un valor numérico. Entiendo que es el Id del medicamento. Y eso lo tienes en la tabla tabla_Medicamento, no en la tabla Ingresos.
- En la tabla tabla_Medicamento tienes el campo [#Lote]. Te aconsejo que no utilices caracteres "extraños" ni caracteres reservados para los nombres de campos y objetos, pues pueden producirte problemas en la BD. La almohadilla (#), por ejemplo, es un delimitador de fechas en SQL.
- Tienes las relaciones un tanto confusas y creo, desde mi punto de vista, que tu BD no muy está demasiado bien estructurada. Pero eso es una opinión muy personal. Para darte una solución a lo que pides sobre ver el nombre del medicamento lo más que me puedo acercar, así como lo tienes, es como te lo explico a continuación, pero ten en cuenta que esto es un "parche":

- Te creas la consulta CNombresMed
- Sitúa la tabla Salidas en vista diseño
- Selecciona el campo [Medicamento] y como tipo de datos le pones Asistente para búsquedas
- Lo configuras así:
+++ Deseo buscar los valores en otra tabla
+++ Seleccionas la consulta que acabamos de crear
+++ Seleccionas todos los campos de la consulta.
+++ Ordenas por el campo que quieras, si quieres ordenar, claro. Yo he ordenado por nombre comercial.
+++ Redimensionas a tu gusto
+++ Le dices que el valor que quieres guardar es el Id del medicamento
+++ Finalizas

Como tienes puesto que se guarde un valor numérico y no puedes establecer una relación directa (lo hacemos a través de una consulta) así al menos podrás ver el nombre del medicamento cuando lo seleccionas, aunque, insisto que por la estructura de tu BD, lo que finalmente se verá y quedará guardado será el identificador del medicamento.

Si te puedo dar un consejo (sin ningún tipo de ánimo de crítica negativa) es que estudies un poco más de Access antes de embarcarte en según qué proyectos de cierta complejidad.

Saludos,

Neckkito

• 1farmacia_sistema1-Rev.rar(37,2 KB)

Excelente! el ejemplo es de mucha ayuda! gracias!

gracias Neckkito por tu pronta contestación, me prodrias explicar como funciona esta formula que empleaste.
Salidas: SiInm(EsNulo([SumaDeCantSal]),0,[SumaDeCantSal])

tienes alguna BD ya realizada sobre una farmacia para utilizarla de guia.

Te agradezco tu ayuda

Hola!

Si del producto no hay salidas una consulta te devuelve un valor NULL. Y con un valor Nulo no puedes realizar operaciones aritméticas.

Es decir, para Access esto es lo que pasaría para el producto X:
- Entradas: 10
- No hay salidas
- Stock: ?
(Porque 10-Null=?)

Con la función Iif (SiInm) lo que hago es "traducir" el valor Null a cero, así:
Si(es nulo(xxx) entonces me pones un cero; si no lo es me pones el valor de xxx)

Y ahora sí Access puede realizar la operación:
- Entradas: 10
- No hay salidas -> lo cambiamos por cero
- Stock: 10-0= 10

Por otra parte el sistema de cálculo de stock sin VBA puede ser aplicado a cualquier tipo de negocio donde haya entradas y salidas de productos. Que sean de farmacia sólo implica una pequeña modificación en tablas y diseño de formularios. En definitiva, que no tengo una BD ya hecha para farmacia.

Saludos,

Neckkito

Buenos Días:

De antemano agradezco la información suministrada en estas respuestas, ya que me fue muy útil para la creación de un sistema similar de inventario.

Ahora bien, tengo un inconveniente; Consiste en que al crear un informe separado del consumo mensual de insumos por usuario, solo puedo ver en el informe el código con el que registre el insumo, lo cual dificulta la fácil interpretación, del informe. quisiera saber, ¿si es posible ver en el informe la descripción del insumo al que se dio de alta?.

De igual manera en el informe que realice, deseo hacer un costeo que me represente lo consumido por el usuario, teniendo en cuenta el precio del insumo, por la cantidad consumida, y no se como relacionar en el informe estos datos para que se vean reflejados y así saber con exactitud que insumos y que coste me representan en mi inventario, con su respectivo promedio de consumo.

Su ayuda es de gran utilidad.

Muchisimas Gracias.

Hola Bryan:

Si bien se puede operar sobre los informes mi recomendación sería que operases al máximo sobre las consultas, sobretodo en cuestión de cálculos, y, una vez la consulta te devuelve los resultados que esperas, sobre ella te creas el informe.

El informe sí es muy recomendable para opciones de agrupación y para opciones de resumen de totales, pero, como te decía, una vez los cálculos estén hechos por la consulta.

Como desconozco la estructura de tu BD no puedo darte una solución directa, pero te dejo este pequeño ejemplo, muy simplificado, donde se da respuesta a las dos dudas que planteas: tienes que fijarte en la construcción de las consultas y, por el tema de agrupación y resúmenes de totales, también hecha un vistazo a los informes.

El ejemplo es este: http://www.mediafire.com/download/7t8pe3bs5yoth50/Bryan.EjemploConsultas.zip

Un saludo.

Neckkito

Neckkito

Muchisimas gracias, tu ayuda fue fundamental para la estructura que construí.

estructura trabajada:

• Vital-Medicas-Hospitalizacion-ejemplo.zip(1,2 MB)

hola neckkito vi tu ejemplo que le dejaste bryan,( http://goo.gl/EJCh1F) que es la app de gestion de almacen , podrias decirme si pudieras retocar la misma o como hacer para que cuando le das entrada a un mismo producto no te exceda de la cantidad original.

Te doy un ejemplo :

si el producto es un equipo que lo presta ( sierra de mano) y tenes 6 sierras, con tu aplicación le das la salida y si queres darle a una 7 sierra te dice que no podes porque tenes 6.

hasta hay todo ok, pero si prestas 5 sierras y te devuelven 7 hay es donde necesitaría que me diga un cartel como cuando te pasas en la salida ( osea que diga no podes ingresar 7 porque tu control original fue 6).

porque estoy traería una confusión que estas ingresando material que no te pertenece-

ahora bien vos te podes preguntar y si compro mas sierras ¿'????que pasa , mi idea que ese numero este cuando das de alta al producto que tu aplicación lo contempla habría que agregar a la tabla de alta un registro que diga cantidad original del producto.

y hay es donde creo yo que podría estar la clave para decirle que cuando ingresas mas producto que el original no se puede hacerlo.

Solamente se prodria si retocarias de la tabla alta de producto el numero original .

gracias

Hola, Jorge:

Añade el campo que comentas a la tabla donde das de alta los productos, llamémosla TProductos, y al campo llamémosle CantidadControl. Yo configuraría que el valor predeterminado de ese campo fuera 0 (cero) para evitarme problemas posteriores de null (si no tendrías que controlarlos a posteriori por código).

Donde lo necesites (es decir, en el control donde escribas la cantidad que te devuelven, pero si lo necesitas en otro campo el proceso sería lo mismo), en el evento después de actualizar del control, escribes simplemente (te pongo sólo parte del código):

Private Sub...
Dim laCantidad as long, elControl as long
laCantidad=me.nombreDelControlDondeHasIndicadoLaCantidadDevuelta.value
elControl=dlookup("CantidadControl","TProductos","Id=" & me.Id.value)
'Y a partir de ahí ya haces lo que quieras con las condiciones que quieras, puesto que laCantidad tendrá el dato que has metido y elControl tendrá la cantidad de control para ese producto
'Resto de código
End sub
...

Teniendo en cuenta que el Id del DLookup refleja el identificador de producto, y suponiendo que es numérico. Reiterar una vez más que si el identificador fuera texto la línea debería escribirse

elControl=dlookup("CantidadControl","TProductos","Id='" & me.Id.value & "'")

A ver si con esto te puedes apañar.

Saludos,

Neckkito

hola neckkito, te podes fijar que estoy haciendo mal, estoy estancando si podes darme una mano gracias

te dejo la direccion donde esta la base

https://www.dropbox.com/s/q9ztcwljr7lviph/GestionAlmaPrueba.rar?dl=0

gracias

• GestionAlmaPrueba.rar(147,7 KB)

Hola Jorge:

No suelo enfadarme, pero en este caso haré una excepción. Te ruego que leas mi anterior mensaje y no sólo lo leas, sino que lo entiendas.

Hay que tener un poco de inventiva e invertir TU tiempo en que te salgan las cosas, y no a la primera de cambio que no sale pedir que los demás inviertan su tiempo. Con tantas intervenciones que te salen doy por supuesto que algo sabrás.

¡Jo! ¡Que son tres tristes líneas de código!

Cuando te di la anterior respuesta no había mirado la BD y, si bien empleé los campos y parámetros primeros que me pasaron por la cabeza, a continuación expliqué a qué se referían dichos parámetros y variables.

Insisto: vuelve a leer mi explicación y no copies el código como un loro.

Si te sigue sin salir me lo comentas y te echo una mano, pero al menos trabájatelo tú un poco antes (si no lo entiendes y a posteriori tienes un problema siempre vas a depender de los demás).

Un saludo,

Neckkito

buenas tardes Nickkito, quisiera saber si me puedes colaborar, ya que teniendo en cuenta la estructura que anteriormente cargue, la cual es la que construyo; intento realizar una consulta en la que me indique la capacidad instalada de la nomina, teniendo en cuenta las horas trabajadas que halle mediante la sencilla resta del [FIN] - [INICIO] (los cuales son las horas del día en que el trabajador inicia su labor y la hora en que lo termina), y la agrupación de todos los registros existentes, para sumar dicha diferencia de horas y compararla con una disponibilidad de horas al mes que el trabajador indica al ingresar.

Mi gran problema radica en: Intento mediante la consulta relacionar la tabla de la [NOMINA], que es en la que están la horas de disponibilidad del trabajador, con la consulta de la diferencia de horas laboradas y agrupadas, y NO PUEDO, por que me dice que no coinciden los datos existentes.

lo que hago es parecido a la opción que me diste cuando requería saber a descripción del código de mi insumo, no se si realice mal la relación o que estoy haciendo mal.

LA ESTRUCTURA LA PUEDES OBSERVAR UNOS COMENTARIOS ATRÁS.

Me podrías colaborar con dicha situación?
Muchísimas garcías.

Bryan:

Me pregunto yo: ¿qué tiene que ver un inventario de farmacia con un cómputo de horas?

Te ruego abras una nueva consulta con el título apropiado.

Ciertamente, hay más expertos en este foro que te pueden contestar también, con lo cual saldrás ganando tú.

La mecánica del foro, para que todos (quienes consultan y quienes respondan) salgamos ganando, es que: una pregunta-un hilo.

Muchas gracias por tu comprensión.

Saludos,

Neckkito

Neckkito:

Ya cree un nuevo espacio para saber si me pueden colaborar. de igual manera si puedes colaborarme con dicha situación, el titulo del espacio es "capacidad instalada de nomina para IPS", agradezco tu gran ayuda.

hola nickkito, sabe lo que pasa y con toda sinceridad , de codigo de visual mas que intentar corregir alguna linea o copiar
NO se nada , apenas que me doy mañanas por ahora de manejar algo de access ,

Intento aprender en mis tiempo libres, y con lo que voy aprendiendo lo utilizo para colaborar sin ningún interés , al colegio de mis hijos del alma a un club de jubilados en el cual estoy en mis ratos libres , tratando de ayudar a otros jubilados como yo de mas edad en aprender hacer cosas.

y este comentario no es dar lastima , sino la pura verdad, por eso es que pido ayuda ,

Me doy mañanas para tratar de utilizar access lo mas mas posible. pero aveses mis ideas no las puedo volcar a una base

desde ya que seguiré adelante pero si puedes darme una mano con esto te agradezco muchísimo

Si quieres dar de comer no des un pez: enseña a pescar...

Siempre vas a depender de terceros para tu BD, y yo no estoy siempre disponible.

Pero... http://www.mediafire.com/download/8clualznb4pblgu/GestionAlmaPrueba-Rev.Nck.zip

Saludos,

Neckkito

te agradesco, por tu tiempo , y asumo que en el enlace que me enviaste esta la base , pero no funciona ,
espero que puedas enviarme la que funsiona, asi lo entendí que me diste una mano
gracias

Me lo acabo de bajar sin problemas.

Inténtalo de nuevo.

Neckkito

perdóname por sacar algo de tu tiempo, por ahi me he expresado mal en el anterior comentario.
Si lo puedo bajar sin ningún problema ,
Lo que quise decir es que no andaba el botón de "altadeEntrada"

racias

Jorge:

Yo no he revisado al completo la BD que utilizas. Tu consulta era sobre el aviso cuando introduces una cantidad de entrada, y ahí te he puesto el código.

Si el resto no funciona es cuestión de que lo revises tú con el ejemplo de donde lo sacaste (supongo que de mi web).

Un saludo,

Neckkito

ahora si anda lo q pasaba era que habia perdido el codigo el formulario que te habia mensionada anteriormente.

Bien es lo que necesitaba pero ya que hiciste 30 podras hacer 31 ( esto es un dicho o frase)

el problema que tengo ahora es con el informe:

que pasa si a un producto llamada H, que tiene 10 unidades y le das salida a 5 te queda en en informe que hay actualmente
te que como stock 5 unidades (ese producto lo mandas a un lugar llamada farmacia 1)

ahora cuando queres mandar el mismo producto (H) que te quedan 5 unidades en tu stock lo queres enviar a la farmacia 2
te dice que de estok de 11 y de entrada tenes 15.

Porque porque al dar el mismo producto salida a dos lugares diferentes te suma las entradas las salidas y hasta el stock
entonce lo unico que tenes como verdadera cantidad es la original.

ahora si al producto lo moves una sola vez esta todo bien tenes 10 sacas 5 te quedan 5 , pero la idea es mover el mismo producto a distintos lugares ya sea prestandolo y que te lo devuelvan

no se si me hago entender con la expllicacion pero la idea es ver si se puedo retocar el informe y oviamente las consultas.

creo que esto ayudaria incluso a tu primer ejemplo que es bueno pero siempre si moves una sola vez el mismo producto
gracias

Lo lamento Jorge pero no voy a invertir más tiempo con este ejemplo. Demasiadas versiones de gestión de inventarios hay ya en mi web como para trabajar exclusivamente en tus necesidades.

Tendrás que apañártelas tú para hacer las modificaciones que quieras.

Gracias por tu comprensión.

Un saludo,

Neckkito

te agradezco todo lo que hiciste, y estuve viendo los otros ejemplos de almacén 2,3,4 que tenes en tu pagina, y el que mas me sirve es el ultimo que me corregiste, (al menos que tenga en otro lado alguno) no me sirven ninguno de eso , pero nuevamente te agradezco la voluntad , seguiré buscando algún ejemplo que me sierre del todo,
Si algún momento tenes algo y te acordas avisame, o si bien tenes en algún otro lugar .
gracias

Hola neckito, ahi t adjunto la base q toy haciendo como un control d inventario d una farmacia, ya hice el stock pero me falta hacer q en el formulario d salidas o egresos aparezca ademas del nombre del medicamento, la cantidad y la fecha tambien aparezcan otros campos d otras tablas como el nombre del medico, el paciente etc. Cuando lo hago, el formulario me aparece en blanco en vista de formulario pero en vista de diseño si aparecen los campos.

Espero tu respuesta neckito.

• BaseSyscos.rar(75,6 KB)

Solo a titulo informativo:
.- las imágenes publicadas no se corresponden con el contenido del ejemplo adjuntado, lo que en el mejor de los casos solo creara confusión.

Hola Maxi:

Lamentablemente debo decirte que no puedo ayudarte con tu consulta. Creo que ya te comenté, o si no te lo comento ahora, que antes de meterte a hacer aplicaciones "complejas" en Access se debe estudiar un poco cómo funciona Access a nivel de objetos.

En segundo lugar, la idea de los ejemplos de la web es que os estudiéis el pdf para enteder cómo se hacen las cosas, no para hacer un copy-paste y esperar que todo funcione a la primera en una BD que habéis personalizado y diferente a la BD del ejemplo.

En tercer lugar, lo que no puedes pedir es que nadie que ofrece su ayuda altruistamente, como somos los que contestamos en el foro, se pongan a trabajar para ti "por amor al arte". Todos tenemos nuestro tiempo limitado. Con ello quiero decir que resolver dudas puntuales, perfecto, pero todo lo que pides es más que una duda puntual. Y todo eso te pasa por, como te comentaba antes, no haber adquirido la base suficiente para saber cómo funciona Access.

En cuarto lugar, y como muy bien indica Enrique, las imágenes que cuelgas no se corresponden con el archivo que has colgado. Y eso causa un "cruce de cables" que no ayuda en nada.

En quinto lugar, ¿te haces una idea del tiempo que me llevaría analizar la BD que has colgado para poder llegar a ver qué es lo que está pasando? Ojalá pudiera coger una BD y con 30 segundos saber cómo la has estructurado y qué has hecho, pero, por ahora, no dispongo de esa facultad. Y, de nuevo, me lleva a recomendarte que estudies un poco de Access básico antes de meterte en aplicaciones de gestión de stocks.

Sé que con todo lo anterior parezco un gruñón, pero lo que no puedo permitirme es invertir varias horas de mi tiempo para suplir el tiempo que tú no has estudiado cosas básicas de Access.

Espero que comprendas los motivos por los que no puedo ayudarte en esto.

Un saludo,

Neckkito

ok neckito osea q hago un curso d access?

Efectivamente. O bien, si tienes posibilidad, haz un curso de Access. o agénciate un libro de Access básico, o mírate cursos y tutoriales de Access en Internet. En mi web, por ejemplo, hay un curso de Access 2007, del que prácticamente todo es extrapolable a Access 2010 y 2013, aunque esta última versión tiene algunas cosas nuevas que, lógicamente, no se reflejan en dicho curso.

Saludos

hola neckito, t cuento q ya me lei todo tu manual d access 2007

Q hago ahora neckito?

Me alegro que hayas leído el manual y, entiendo, hayas estudiado a fondo e intentado aprender y recrear todo lo que se explica en los 8 capítuos del mismo de una manera profunda y sistemática, y además en 2 días.

Ahora lo que tienes que hacer es lo que haría mucha gente, que es seguir buscando información en otros manuales o por internet, y a partir de ahí, si lo tienes todo muy muy claro, rehacer los elementos conflictivos de tu base de datos para que queden perfectamente estructurados o, si no lo tienes tan claro, empezar de cero tu aplicación construyéndola de manera correcta porque serás capaz de hacerlo con los nuevos y amplios conocimientos adquiridos.

Un saludo,

Neckkito

hola por aca les dejo un capture de un sistema que hice para la empresa donde trabajo, esta muy interesante y si lo quieren me dejan sus correospara pasarselos!

• 1.rar(194,4 KB)

que tal m parece muy interesante.. podras enviarme copia?? te agradeceria, mi correo [email protected]
gracias amigo.

Jhonatan: Aunque sea un tema ya pasado, acabo de verlo y me parece interesante.
Si me mandas una copia a [email protected] te lo agradezco.
Mis cordiales saludos
Jacinto Trillo

conseguimelo si por fa para aprender estoy comenzando a programar y se ve interesante, gracias de antemano

Hola, me parece interesante tu proyecto, estoy estudiando access y me gustaria me enviaras una copia si se puede, mi correo es [email protected], muchas gracias de antemano.

Hola que tal, estoy aprendiendo access y me gustaria ver tu proyecto me gustaria que me pases una copia si es tan amable.
Gracias. correo: [email protected]

Hola me podrias enviar una copia de este programa que has hecho.gracias

Jhonatan: Aunque sea un tema ya, de algunos años atras, acabo de verlo y me parece interesante.
Si me mandas una copia a [email protected] te estaria inmensamente agradecido.
Mis mas cordiales saludos
YASMANY BARRERA
saludos desde venezuela