Access - Ayuda con cuadros combinados y las relaciones de tablas en formularios

Hola! Tengo unas dudas concretas acerca de Access. Me explico...

Tengo las siguientes tablas con sus campos:
1. UTILLAJES
- CodigoUtillaje
- Perfil
2. TROQUEL DE CORTE
- CodigoTroquelCorte
- Referencia Troquel de Corte
- Tipo de corte
- Tipo de cuchilla
3. TROQUEL DE PUNZONADO
- Codigo Troquel de Punzonado
- Referencia Troquel de punzonado
- Carrera de punzonado
- Comentarios de la carrera de punzonado

La tabla troquel de corte y la tabla troquel de punzonado tienen una relación de uno a varios con la tabla utillajes. Es decir, un utillaje tiene un solo troquel de corte y punzonado pero estos troqueles pueden usarse para varios utillajes.

He hecho una consulta para unir las tablas y posteriormente creado un formulario con todos estos campos.
Aquí es donde se aparecen las dudas:

1. Todos los utillajes tienen un troquel de corte siempre, pero hay muchos que al no ser perforados, no tienen punzonado, con lo que los campos de la tabla Troquel de punzonado quedan vacíos. Access, al tenerlos relacionados igual, no me deja dejar vacíos los campos de la tabla. ¿Cómo puedo hacer para que me deje que queden en blanco? Ya que aunque lo deje en blanco me asigna el código y duplica información.

2. Había pensado que podría hacer un cuadro combinado con lista desplegable para seleccionar el troquel (tanto de corte como de punzonado). El problema es que al hacerlo, los datos que selecciono en la lista desplegable (que a su vez me rellena los campos texto), se quedan fijos para todos los formularios.

¿Cómo puedo hacer para no duplicar la información? ¿Cómo puedo hacer para elegir de la lista desplegable el troquel y que se me almacene en el campo de la tabla/consulta correspondiente?

Gracias de antemano y espero haber sido clara explicandome.

Un saludo

Hola!

Por lo que explicas me da la sensación de que no tienes bien configurada la estructura de tu base de datos. Además de eso, ten en cuenta que, salvo honrosas excepciones (y a esta no la veo como excepción) se debe respetar la utilidad primera de cada objeto de Access, es decir, que las tablas son para guardar la información y las consultas para extraerla. Utilizar una consulta para introducir información va en contra de ese principio.

Finalmente, yo desaconsejo (también salvo honrosas excepciones) el uso que estás haciendo del origen del formulario, donde mezclas campos de distintas tablas. Lo ideal sería, para evitarse problemas, una tabla (o consulta) -> un formulario.

Dicho esto, y suponiendo que el grueso del trabajo de cara al usuario recae sobre los utillajes, yo cambiaría y simplificaría la estructura de tus tablas de la siguiente manera:

Tabla para el troquel de corte:
Un identificador para el troquel de corte (clave principal)
El resto de campos informativos sobre ese troquel

Tabla para el troquel de punzonado:
Un identificador para el troquel de corte (clave principal)
El resto de campos informativos sobre ese troquel

Tabla para el utillaje
Codigo utillaje (clave principal)
Perfil
CodigoParaTroquelDeCorte
CodigoParaTroquelDePunzonado.

Cuando tengas la tabla de utillaje confeccionada coges el campo del código para el troquel de corte y, en su tipo, seleccionas el tipo "Asistente para búsquedas". Cuando te salga el asistente le dices que quieres coger los valores de la tabla de troquel de corte y sigues los pasos del asistente, eligiendo que campos quieres que te muestre.

A continuación haces lo mismo para el campo del punzonado, eligiendo lógicamente la tabla de troquel de punzonado.

Eso te creará las relaciones automáticamente. Solo las tienes que editar si te interesa fijar integridad referencial.

Hecho lo anterior te creas un formulario solo sobre la tabla utillaje, que debería ser con la que se trabajaría principalmente. Eso inicialmente presupone que las tablas de troquel de corte y punzonado ya tendrán todos los datos introducidos. De todas maneras, si hay que introducirlos sobre la marcha, puedes echar un vistazo a este ejemplo: http://bit.ly/2aVQIVx

¿Cómo obtienes los datos? Pues simplemente te creas una consulta con las tablas que necesitas, cuyos campos te apareceran ya directamente relacionados, y arrastras los campos que necesites al grid de la consulta.

A ver si con eso te sale lo que necesitas.

Un saludo,

Neckkito
http://bit.ly/neckkito

Muchas gracias! Pero la verdad es que hay alguna cosa más para aclarar... ¿Podría enviarte la base de datos por mail y me dices en qué me falla? Me faltan un par de detalles para terminarla pero no sé cómo hacerlos.

La verdad es que me sería de gran ayuda.

Gracias de nuevo por tu pronta respuesta,

Arantxa

Por cierto, se me olvidaba decirte, lo que me indicas de las relaciones ya lo tenía hecho. Lo que pasa es que desde el formulario me obliga a meter los datos de las dos tablas de troqueles aunque solo quiera meter una.
En el formulario tengo todas las tablas de manera que lo que quiero lograr es que me salgan todos los datos de la base de datos a modo "resumen". El resto de tablas tienen relación de varios a varios así que he creado subformularios. Pero con las tablas de troqueles no lo he considerado necesario. ¿Está bien así? ¿Cómo podría hacerlo sino? ¿Podría crear el formulario desde la tabla de UTILLAJES y arrastrar los campos de las otras dos tablas de troqueles junto con los subformularios de otras tablas relacionadas de varios a varios?

No sé si me he explicado bien...... MUCHAS GRACIAS POR TU AYUDA!!!!!

Hola!

En primer lugar, lamentablemente no tengo tiempo de analizar individualmente una base de datos.

En segundo lugar, me niego a analizar una base de datos que tenga un formulario de entrada de datos con todos los campos sacados de diferentes tablas. Eso solo es una fuente de problemas.

En tercer lugar, mal estructurado lo debes tener si Access "te obliga" a meter un dato. Eres tú quien debe obligar a Access a hacer lo que quieres, no al revés.

Finalmente, si lo tuvieras hecho como te he comentado, no te obligaria nadie a meter un dato si, efectivamente, no hay dato, y podrías dejarlo en blanco. De todas maneras tu explicación es bastante confusa y en ocasiones contradictoria. Te remito a lo que te he dicho antes: la tablas son para introducir datos; las consultas para extraerlos. Si dices que tienes bien configuradas las relaciones (cosa que sospecho que no) la sistemática para extraer esa información resumen es tan simple como crearte una consulta para extraer la información que requieras y sobre ella montar un formulario o un informe. Pero, insisto, de manera separada al proceso de introducción de datos.

Y poco más puedo decirte. Un saludo,

Neckkito

Buenos días,

En primer lugar, perdona, quizás no me he explicado bien. El link que me mandaste me ha servido de gran ayuda ya que tienes también muchos otros ejemplos de cómo usar las herramientas de Access.

Teniendo estas tablas:
1. Tabla Utillajes
-CodigoUtillaje
-Perfil (nombre del utillaje)
-NºOperaciones
-Maquina de corte
2. Tabla Troquel de Corte
-CodigoTroquelCorte
-ReferenciaTroquelCorte (Nombre del troquel de corte)
-Tipo de corte
-Tipo de cuchilla
3. Tabla TroquelPunzonado
-CodigoTroquelPunzonado
-ReferenciaTroquelPunzonado (Nombre del troquel de punzonado)
-Carrera de punzonado
-Comentario troquel punzonado (Tipo memo)

Una vez relacionadas de uno a varios como indicaste y con datos, creo un formulario de la tabla Utillajes donde arrastro todos los campos de la tabla Utillajes y todos los campos de la tabla Troquel de Corte, lo que quiero hacer es lo que me indicaste ( https://dl.dropboxusercontent.com/u/7400954/WebAccess/Pdf/EjemplosFormularios/AltaFormDesdeForm.pdf ), poniendo así un botón en el formulario de utillajes (Llamado Ficha de producción) donde abrirá el formulario de la tabla troquel de punzonado para introducir datos.

¿Podrías indicarme cómo hago para poner un cuadro combinado (de ReferenciaTroquelCorte) que al ver sus opciones pueda elegir uno y se me actualice la información del resto de campos en los cuadros de texto del formulario? A su vez, me gustaría que se pudiese introducir un dato en el cuadro combinado que no aparezca en la lista desplegable. ¿Cómo puedo hacerlo?.

Por último, una duda, cuando seleccione los datos del troquel de punzonado en el formulario... ¿Este relaciona que esos datos son los datos del Utillaje? Bueno, supongo que sí, pero igual hay que relacionar ambos de alguna manera, no sé...

Bueno, perdona haberte liado. Gracias por tu tiempo y tu ayuda!

Un saludo,

Arantxa

Tu dices: <<Una vez relacionadas de uno a varios como indicaste y con datos, creo un formulario de la tabla Utillajes donde arrastro todos los campos de la tabla Utillajes y todos los campos de la tabla Troquel de Corte>>

Yo ya te he dicho que me niego a trabajar con este tipo de metodología. Da más problemas que alegrías.

Quizá alguna otra persona pueda ayudarte con esto. Lo lamento.

Saludos,

Neckkito

Vale.... ¿Pero respecto a los cuadros combinados?

http://goo.gl/5QbqHc
http://goo.gl/E8xsZu

Saludos.