Access - Sistema automático de proformado: busqueda y llenado de tablas

Estimados todos:

Tengo una consulta buenísima que supongo ya la pensó alguien pero no encuentro el tema, explico mi sistema de proformas y facturación:

Es realmente algo simple, hay una fila con el código del producto, luego descripción, luego precio, cantidad, descuento y total, hasta allí todo bien, todo hace mi programa, ahora quiero una nueva tabla que tenga los items con código y la descripción con precio, el click está aquí porque esto no se hacer:

Quiero que en la proforma cuando se digite el código del producto busque en la nueva tabla, si lo encuentra coloque la descripción y el precio que tiene en el registro al momento de salir del campo si no lo encuentra entonces crea un nuevo registro con ese código, descripción y precio automáticamente sin sacar nueva ventana, sin botó de registrar sin nada más, así de simple, no hay item, creo registro, no pido pulsar botones ni nada. Creo que esto se logra programando en las acciones de salir de campo.

Por otro lado, si en el item se actualiza la descripción y/o el precio entonces en la nueva tabla se cambie también dicha descripción y/o precio.

Supongo se puede hacer, estoy seguro pero... no tengo idea, ¿me pueden guiar por lo menos para yo investigar el asunto?

Se los agradezco.

eso lo tienes que hacer utilizando programación VBA. hay un limite de las cosas que se pueden realizar con macros, y lo que describís requiere hacer muchas validaciones de los datos, es decir, verificar que la información esté correcta, que se pueda agregar, y luego hacer las acciones correspondientes. si tenés experiencia programando no te costará mucho, pero en esencia habrá que dividir el problema en partes y resolverlas una por una.

un detalle: estás seguro que le vas a dar al usuario el poder de hacer esto? por experiencia de puedo decir que podria ser peligroso, en cuanto a que de pronto te vas a encontrar varios registros que se refieren a lo mismo pero la computadora no detectó que eran iguales porque el usuario se equivocó en una letra al momento de digitar, incluso he visto casos en que hay dos personas iguales grabadas en dos registros diferentes y la unica diferencia es un espacio de más entre el nombre y el apellido

Oh sí, totalmente, el poder lo tendrá el usuario porque... el usuario soy yo jajaja, programar en VBA no tengo problema porque lo uso bastante bien en excell sin embargo en access no tengo nada de experiencia, dónde podría encontrar información específica de este asunto que pudas guiarme? no quisiera aprender todo porque la verdad no uso mucho por no decir nada más que para estos asuntos, crees poder darme un norte?

dividamos tu problema en partes

- primero hay que tener un formulario (en una tabla/consulta no podes poner codigo) que es donde se creará la proforma
- revisar el campo que te va a definir cual es el producto, ya sea un codigo o la descripcion. qué controles usas para hacerlo? un combobox? un textbox?

en este sitio podes encontrar ejemplos de codigo pero tal vez te costaría un poco encontrar. lo que debes en esencia hacer es colocar codigo en los eventos "despues de actualizar" de los controles donde se muestra la informacion. si podes mostrarnos una captura de pantalla de tu formulario actual, podria darte una mejor idea de lo que hay que hacer

A ver, sí claro, se que lo haría al actualizar y salir del campo, lo puse cuando redacté la primera pregunta, lo hago todo en formulario, déjame ver si te subo toda la info que deseas.
Adjunto el programa mediocremente mal hecho porque está en construcción, solo tengo 3 tablas, lo que deseo se hace todo desde el formulario, como te contaba el programa lo hace todo solo desde allí, sin botones extras y sin formularios extras (excepto claro está al subformulario que está incrustado allí)

• Cotizaciones.zip(236,8 KB)

voy a descargar tu programa y revisarlo por la noche, para poder darte respuesta. ahorita estoy en el trabajo y no tengo chance

Hola cómo estás? encontraste una solución o un camino para enrumbarme?

disculpa, tuve un problema que me robaron la laptop y hasta ahorita me estoy conectando de nuevo. voy a tratar de instalar todas las cosas para ayudarte lo mas pronto posible

:O
No te lo creo, ¿de dónde eres? ¿te asaltaron o solo te la robaron?

La secuencia en teoría es sencilla:

Se teclea un código y se pulsa 'enter'
(se utiliza el evento 'después de actualizar' del objeto)

Con la función DCount se cuentan los registros que existan en 'la tabla'

.- Si devuelve un uno (se asume que no hay repetidos):
Con la función DLookup se toman los valores de la tabla y se asignan a los campos del formulario
se envía el foco al camp 'cantidad' (supuestamente es lo correcto)

.- Si devuelve un cero (no existe el código):
Se envía el foco a descripción ==> precio ==> cantidad

Antes de finalizar con el registro
(evento actualizar del formulario de toma de datos)

.- Si la función DCount devolvió un cero:
Una consulta de inserción (que se puede crear con el asistente grafico) inyecta el nuevo elemento en la tabla

.- Si devolvió un valor diferente de cero (indicio de que ya existe):
Una consulta de ACTUALIZACION (que también se puede crear con el asistente) para actualizar los posibles cambios (si no los hay simplemente se refrescaran, si los hay se actualizaran)


Creo que con esta guía tienes lo básico para lograr el éxito.

Estimado, le agradezco mucho, si puedo aportar para la nueva laptop me dice, gracias.

Eso (y quizás una disculpa) se lo ofreces a Naren, afortunadamente yo no lo preciso y creo que mas dolerá el contenido de la maquina que la maquina en si.