Access - Relleno automático de acces mediante campo relacionado

Hola. Estoy dandole forma a una base de datos y quiero hacer lo siguiente. La base de datos es de una escuela de verano y para ir anotando los alumnos necesito datos de los padres. Tengo los datos de los padre que son socios en una tabla vinculada de otra base de datos. Lo que quiero hacer es que si el campo número de socio está relleno en la tabla vinculada que directamente se rellenen los datos y sino que me deje rellenarlos, y que tanto unos como otro se agreguen a una tabla llamada tutores. No sé si me expliqué claramente.

Además, me gustaría añadir un botón para enviar un correo individula y otro colectivo con un mensaje combinado que coja los nombres de los campos combinados que yo elija.

Espero sus respuesta, muchas gracias de antemano. Un saludo.