Access - Base para resguardos

Buenas tardes a todos,

Tengo que hacer una base de datos para resguardo de equipo de oficina, equpos y todos lo que se le pueda asiganar a un empleado, pero el problema que tengo es que no soy bueno en access y espero que me puedan aydar, ya hice las tablas que segun creo que voy a utilizar pero no se como enlazarlas o relacionarlas, no se cual sea la forma correcta de decirlo.
Le s cuanto lo que tengo, hice una tabla de empleados, mobiliario, herramientas, autos y equipo la tabla de equipo la dividi en varias tablas como Monitores, Impresoras, Scaners, CPU y Laptops y para las tablas de CPU y Laptop hice una tabla de Software,
Hasta aqui todo bien pero no se como relacionar las tablas para hacer los formularios y capturar la informacion, he pensado en crear el formulario de empleado y partir de ahí. Pero com ya les dije no se access pero lo tengo que hacer, me pueden ayudar a resolver el problema que tengo.


Muchas garcias por toda la ayuda que me puedar dar

No se debería liar mas de lo indispensable ….

En principio, en una situación 'normal' o 'pre-coronavirus', debería haber una lista de empleados (de algún sitio saldrán las nominas) y un listado de materiales (un simple inventario que saldría de la contabilidad, porque son los activos de la empresa).

Partimos de tres tablas indispensables:
.- a quien se le pueden prestar activos (en principio: los empleados, pero no tiene porque ser una lista 'cerrada')
.- que activos se pueden prestar (que serán parte o todos los activos de la empresa, al menos deben de figurar 'los prestables')

Solo hay que añadir una tabla mas que es la que relacionara a los empleados y a los activos (bastaría con tres campos):
.- empleado
.- activo
.- fecha (que puede ser opcional)
.- …. y cualquier otro dato que salga de esta relación, y a causa de esta relación

La tabla de activos (asumo que no existe el inventario y si existe …. se copia de forma descarada) tendría un ID que define de forma única al activo y que (a mayores) los puede clasificar …. pero eso se puede rellenar mas tarde si se desea hacer algo con futuro.
En principio con el ID y de no existir ese id con el tipo de útil y su numero de serie es mas que suficiente (el ID se generaría de forma automática al introducirlo en la base de datos).

Mas tarde y con tranquilidad se pueden crear tablas que diversifiquen los activos como impresoras, monitores, ratones, teclados móviles, archivadores …. se tiene un listado, las sub-clasificaciones pueden esperar.

EL hilo de la base (o la idea) tan sencilla como lo pueda ser la venta de un Kiosco de prensa, una tienda se ultramarinos o cualquier tipo de negocio:.

.- A quien se le vende (en este caso presta y es uno de un conjunto definido: un empleado)
.- que se le presta (porque no se le vende y es uno o varios de un conjunto definido parte/ todo el activo de la empresa)

Muy básica, pero es suficiente, si esta línea te convence, veras que complicarla es sencillo y simplificarla … mejor un Word .

Gracias por responder tan rapido.

como bien lo dice no tenemmos inventario, de eso se trata esta base de datos hacer un inventario de activo y resguardos para los empleado, tampoco tenemos una base de empleado pero la podemos hacer no son muchos y es aquí donde se complica como se relacionan, supongo que primero habar que tener un base de ambos para relacionarlos despues
por segun entiendo hay que crear un tabla para relacionar los activos con los empleados solo hay relacion en esta tabla nueva, no entre la tabla de activos y empleados.
Espero que me entiendan, porque al o saber no se como expresar mis dudas.


Gracias

Si, se utiliza una tabla intermedia en estos casos y también en otras circunstancias como la de genera una relación de las conocidas como 'de todos con todos'.

No hace falta copiar las nominas de los empleados, basta con obtener de alguna parte la relación de empleados o se puede genera en base a los que tendrán material en préstamo y no tiene que ser solo de CPUs y complementos (algo que surge ahora con eso del teletrabajo), se utilizan desde siempre para llevar la relación de instrumental de trabajo o de vehículos como tal herramienta.

En una estarán los útiles a los que hay que hacer seguimiento (pueden ser vehículos con sus revisiones … seguros, mantenimiento y para eso o por eso también existe la tabla ….) o ser instrumental de medida que necesitan una revisión cíclica para que sus medidas estén dentro de la normativa (incluso los radares de velocidad requieren ese reciclaje cíclico), también es util para llevar el control de las herramientas y repuestos que se le adjudican a un operario que trabaja fuera del entorno físico de la empresa.

En la otra parte estarán aquellos que utilizaran o tendrán a su cargo los elementos que se relacionan en la tabla anterior.

Esta 'tabla intermedia' refleja las vinculaciones (sean fijas o temporales) y que permitirá saber siempre donde 'esta cada cosa' para poder hacer un seguimiento y/o mantenimiento (así como reclamar si fuera el caso).

Es mas, en base a ella (y a los partes de trabajo) valdría para hacer el seguimiento y reposición de los consumibles, esto es al entregar los partes de trabajo, el almacén 'repondría' lo utilizado en ese servicio para que el operario siempre contase con el (y además controlar el costo real del servicio)…. es la necesidad la que impone la utilización.

Las relaciones entre tablas pueden ser directas (las clásicas) o indirectas como en estos casos.