Access - Vinculos con access word

Vinculos con access word

Publicado por David (6 intervenciones) el 22/12/2005 21:35:52

El motivo de mi consulta es el siguiente: tengo una base de datos creada con el office 2003 para la cual me gustaría que me indicarais de qué manera puedo crear formularios en Access y vincular cada nuevo registro a un documento en Word, de tal manera que al introducir los datos en los campos de la base de datos se genere automáticamente un documento en Word (sería un documento tipo) tomando los datos del registro recién creado. He comprado un libro sobre Access y la verdad, me ha servido de poco. Les agradezco la ayuda.
Muchas Gracias y Felices Fiestas

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Vincular registros a documentos en Word automáticamente

Publicado por Alejandro (4142 intervenciones) el 15/06/2023 19:23:59

Para crear formularios en Access y vincular cada nuevo registro a un documento en Word, puedes seguir estos pasos:

1. Abre tu base de datos de Access.

2. Crea una tabla que contenga los campos necesarios para los datos que deseas capturar en el formulario.

3. Crea un formulario en Access para ingresar los datos. Puedes utilizar el asistente de formularios para facilitar este proceso.

4. Una vez que hayas creado el formulario, asegúrate de que todos los campos necesarios estén presentes y configurados correctamente.

5. Abre Microsoft Word y crea un documento con el formato deseado. Inserta marcadores en el documento donde deseas que se inserten los datos de Access. Puedes agregar marcadores seleccionando el texto y yendo a la pestaña "Insertar" -> "Marcador" en la cinta de opciones de Word.

6. En Access, abre el formulario en el modo de diseño y haz doble clic en el botón "Guardar" o "Aceptar" del formulario para abrir el editor de código VBA.

7. En el editor de código, agrega el siguiente código para generar el documento en Word y vincularlo al registro actual:

Private Sub Guardar_Click()

    Dim objWord As Object

    Dim objDoc As Object

    Dim strSQL As String

    Dim strPath As String

    ' Ruta y nombre del documento de Word

    strPath = "C:\Ruta\Documento.docx"

    ' Consulta SQL para obtener los datos del registro actual

    strSQL = "SELECT * FROM TuTabla WHERE ID = " & Me.ID

    ' Crear una instancia de Word

    Set objWord = CreateObject("Word.Application")

    objWord.Visible = True

    ' Abrir el documento existente o crear uno nuevo

    On Error Resume Next

    Set objDoc = objWord.Documents.Open(strPath)

    If Err.Number <> 0 Then

        Set objDoc = objWord.Documents.Add

    End If

    On Error GoTo 0

    ' Ejecutar la consulta SQL y obtener los datos

    With CurrentDb.OpenRecordset(strSQL)

        ' Insertar los datos en los marcadores del documento

        objDoc.Bookmarks("Nombre").Range.Text = !Nombre

        objDoc.Bookmarks("Apellido").Range.Text = !Apellido

        ' Agregar más líneas para otros campos y marcadores

        ' Guardar el documento

        objDoc.SaveAs strPath

        ' Cerrar el recordset

        .Close

    End With

    ' Liberar los objetos de Word

    Set objDoc = Nothing

    Set objWord = Nothing

End Sub

Asegúrate de reemplazar "TuTabla" con el nombre de tu tabla en Access, "ID" con el nombre del campo de identificación único en tu tabla y ajustar la ruta y el nombre del documento de Word en "strPath". Además, agrega líneas adicionales para cada campo y marcador que deseas insertar en el documento.

8. Guarda y cierra el editor de código.

9. Prueba el formulario. Al hacer clic en el botón "Guardar" o "Aceptar", se generará automáticamente un documento en Word con los datos del registro actual.

Ten en cuenta que este es solo un ejemplo básico y que puedes personalizarlo según tus necesidades. Además, asegúrate de que tengas los permisos y las rutas adecuados para acceder y guardar el documento en Word.

Espero que esta solución te sea útil. ¡Felices Fiestas!

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