Excel - Base de datos en red para varios usuarios

 
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Base de datos en red para varios usuarios

Publicado por Henrry David (3 intervenciones) el 20/09/2019 05:31:49
Hola buenas, me pueden ayudar en algo? Estoy creando una base de datos en excel para mi lugar de trabajo. En ella se busca llevar una trazabilidad completa, el archivo contiene tablas, Marcos, formularios, he intentado usar el uso compartido pero no me lo permite por lo anterior. Alguna forma de compartir la base de datos? Ya que se usaría por varios usuarios simultaneamente y el problema de excel es que sólo un usuario puede gusrdar cambios mientras que los demás usuarios sólo puede usar el archivo como modo lectura. Y la idea es que todos los usuarios puedan guardar cambios. Muchas gracias por su atención. Saludos.
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Publicado por Abraham Valencia (107 intervenciones) el 21/09/2019 05:50:20
Hola

Si en este web: https://support.office.com/es-es/article/acerca-de-la-caracter%C3%ADstica-de-libro-compartido-49b833c0-873b-48d8-8bf2-c1c59a628534 ves la sección de "Características no compatibles", verás que varias de las cosas que quieres usar no se pueden a través de los libros compartidos, y no, no hay forma de lograrlo. Necesariamente tienes que dejar de lado todo lo no compatible si quieres usar el archivo en red como Libro Compartido.

Ojo con algo, Excel no es el programa ideal para ese tipo de trabajos, si vas a insistir con Office, pues deberías usar Access.

Ah, otra opción es que todos los datos los tengas en un archivo de Excel, y que en cada PC haya otro archivo con todo lo que mencionas pero que guarda los datos en el primero y del mismo modo, la interacción es "consultado" los datos del archivo propuesto. Claro, requiere programar mucho.

Saludos

Abraham Valencia
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Publicado por Henrry David (3 intervenciones) el 23/09/2019 04:31:17
Sabia que no se podría, pero necesito encontrar la forma. Se me ocurrió también crear un archivo para cada usuario, Donde vayan ingresando toda la información, ya que lo que busco es llevar la trazabilidad del trabajo. Ya que cada usuario tendrá su propia base datos en excel tendría que crear también un archivo sólo de consulta, que me busque la información en cada archivo, pero esto lo quiero hacer sin que tenga abierto la va de de datos en Excel de cada usuario ya que si estuvieran abiertos los archivos serian en modo lectura y tendria que estar abriendo y cerrando csda archivo para que se actualice la información de cada archivo. Es posible hacerlo? Gracias por tu respuesta.
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Publicado por Abraham Valencia (107 intervenciones) el 23/09/2019 16:16:15
Como te comentaba en mi primera respuesta (y como ya te han dicho en otros foros), en realidad Excel no es el programa ideal para lo que necesitas, pero si insistes:

- Un archivo *.xlsx será en el que guardar los datos, sea a modo Tabla o como te parezca. Ese archivo lo colocarás en una carpeta de red compartida para que haya acceso sin restricciones.
- Crearás otro archivo *.xlsm, el cual a través de Tablas Dinámicas, macros (VBA), o lo que requieras, generarás el ingreso de datos, las consultas o informes, todo tendrá como base de datos el archivo *.xlsx que ya está en red, de tal modo que las macros apuntan a una ruta exacta y cualquier otra conexión igual.
- Una vez terminado el archivo *.xlsm, ese mismo se copia a todos los usuarios necesarios

En general, es solo cuestión de pensarlo bien,


Abraham Valencia
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Publicado por Dirk (131 intervenciones) el 04/10/2019 17:16:36
Hola Henry, como comenta Abraham, Excel no es la mejor herramienta para hacer esto, puedes usar Excel como FrontEnd teniendo la DB en Access, eso te ahorraría muchas líneas de código en Excel con el respectivo dolor de cabeza.

Otra alternativa es que cada usuario use un archivo por separado y que guarde los datos en tablas de datos con la misma estructura en sus archivos y en otro archivo que sería en tuyo, hagas vínculos o conexiones a cada tabla de datos de los usuarios y con tablas dinámicas puedes consolidar la información, tendrías un archivo por usuario y tuyo archivo.

Salu2
Dirk
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Publicado por Dirk (131 intervenciones) el 04/10/2019 20:50:50
En mi comentario anterior digo que Excel no es la mejor herramienta para hacer esto, pero si se puede usar Excel para que varias personas ingresen/modifiquen datos, me explico mejor... en el articulo que pasó Abraham (tomado de la web de Microsoft) dice que Excel tienes algunas limitaciones, pero se refiere a Excel en el entorno que la mayoría conoce como por ejemplo que dos personas entren al mismo archivo y cada uno actualice una tabla dinámica o modifique una tabla o celda, es decir el mismo contenido pero.... aquí viene lo bueno.... si cada persona entra mediante un userForm que valide un usuario y una contraseña, esto permitiría modificar los registros de una tabla siempre y cuando estos registros estén identificados y se tenga acceso exclusivo de estos registros, por ejemplo que hayan varios departamentos en una empresa pero solo un responsable por departamento para modificar los registros de ese departamento... y ese es mi caso somos mas de 10 personas que ingresamos a un único archivo compartido en red, todos modificamos registros en una sola tabla y por supuesto ingresamos nuevos registros en esa tabla a través de userForm, todo de hace a través de userForm así que en teoría un registro solo es accesado por una sola persona en un solo momento.

El único registro que podría ser accesado por varios usuarios al mismo tiempo es la primera fila en blanco donde se vaya es escribir un nuevo registro, la verdad no tengo información que se haya perdido información y si se perdió..... lo mas seguro es que hayan mandado a ingresar de nuevo el registro.... la herramienta no es mia, la hizo un compañero de trabajo que programaba en AS400 y que yo solo le di lo básico para que hiciera en Excel.

Así que como ven, si bien es cierto que Excel tiene limitaciones en el manejo de información compartida, si se puede usar para que varios usuarios ingresen/modifiquen información, pero tiene que ser controlado con programación en VBA.

Y por si no me creen.... los print screen:
Esta es la pantalla principal, aca pueden ver los registros de todos los departamentos, hay cerca de 190 registros ingresados por los diferentes usuarios.
Captura4


Al hacer click en algún registro se abre esta pantalla donde se pueden modificar algunos valores, la idea es actualizar algunos comentarios y fechas de realización de actividades
Captura2


En esta pantalla les muestro la cantidad de departamentos configurados, solo se pueden ver 8 departamentos pero hay 40 usuarios configurados
Captura3



Salu2
Dirk
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