Javier R. Menéndez. Fecha: 01/11/2001
Casi todos los programas de gestión personal del PDA pueden sincronizar sus datos con el software Palm Desktop del Mac, de forma que pueda utilizar la información que haya introducido en el PDA también en su ordenador y viceversa. Pero, ¿qué ocurre si quiere gestionar en el Mac los datos que haya introducido en la aplicación Gastos del PDA?.
En el CD de software suministrado con el Palm sólo encontrará un programa con el que puede imprimir informes; es decir, las habituales hojas de gasto. Pero ninguna herramienta capaz de gestionar esa información para que pueda utilizarla desde el ordenador para llevar un histórico con Excel o FileMaker, o para manejarla con otros propósitos de gestión.
Gastos
Si utiliza con frecuencia este programa en su PDA seguramente ya se haya dado cuenta de que se trata de un gran producto. Por ejemplo, el rellenado automático ahorra bastante tiempo de escritura Graffiti, y también puede añadir nuevas divisas en la lista de las utilizadas por omisión. Pero también echará en falta algunas opciones que usted utiliza con frecuencia o la posibilidad de modificar algún apartado más importante que la definición de nuevas divisas. Un ejemplo bastante claro es el apartado de categorías.
Seguramente nunca llegue a utilizar conceptos de gastos como Limusina, Suministros, Almuerzo (o alguna de las otras tres entradas alimenticias), y los Regalos o Propinas sean también aspectos secundarios. Si hace un uso más prosaico de su PDA quizá prefiera aglutinar todas las comidas en un apartado Restaurante, Alojamiento y Hotel en simplemente Hotel y añadir otros criterios de mayor utilidad para usted: aquello en lo que gasta el dinero con mayor frecuencia, como por ejemplo compra de software o hardware para su Mac.
Por otra parte, el programa Gastos no es más que una base de datos encargada de contener tantas entradas como gastos quiera anotar; y la opción está bastante clara cuando se trata de trabajar con bases de datos en Mac: FileMaker Pro, y con FileMaker Mobile es posible gestionarlas desde el PDA (crear y borrar registros, realizar búsquedas… y sincronizar la información con el Mac).
Cómo diseñar una base de datos para llevar los gastos
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En este artículo se diseña con FileMaker 5.0v3 (versión mínima requerida para utilizar Mobile) una base de datos equivalente a la aplicación Gastos. Por el camino se perderán algunas características de gran utilidad, como la introducción automática de texto, pero ganará en personalización y los datos introducidos no sólo permanecerán en los dominios físicos del PDA.
1- DEFINA LOS CAMPOS
Como punto de partida puede utilizar los contemplados por la aplicación Gastos, o bien comenzar el diseño desde cero. Pero hay una serie de campos indispensables: fecha, categoría, divisa y precio.
Fecha. Utilice la entrada automática del valor Fecha de creación y, en el modo de Diseño, asigne el formato de fecha 25/12/1997. Cuando cree un nuevo registro en el PDA deberá introducir esta información manualmente, pero ahora la base de datos es bidireccional y este ajuste le evitará introducir la información al crear nuevos registros cuando abra la base de datos en el Mac.
Categoría. Créelo como campo de texto y edite las opciones. Active la casilla Miembro de lista de valores y cree una nueva lista con el mismo nombre. Introduzca en la lista las categorías de gastos que desee utilizar y que le resulten tan familiares que pueda acordarse de ellas de memoria cuando tenga que escribirla en el PDA. Al igual que en el anterior caso, las listas de valores sólo le será útil al ejecutar la base de datos en el Mac. En el modo de vista Diseño, acceda a la ventana de Formato de campo y marque la opción Utilizar lista de valores. Seleccione la lista Categoría y marque la casilla Incluir Editar, de forma que pueda utilizar categorías no incluidas en la lista de valores.
Divisa. Siga los mismos pasos que en el caso anterior. Incluya en la lista de valores la abreviatura de las divisas que utilice con mayor frecuencia.
Precio. Tipo de campo numérico. En la ventana de Opciones marque la casilla No vacío del apartado Validación.
Con esto ya habrá terminado con la configuración de los aspectos más básicos de la base de datos.
2- DISEÑE LAS PRESENTACIONES
Utilice las opciones de diseño de FileMaker para dar formato a los campos, sus respectivas etiquetas y su posición en la pantalla. Con ello tendrá la presentación básica.
Para que sea más cómoda de manejar añadiremos dos nuevas presentaciones: Listado y Detalles. Con la primera podrá consultar todos los registros de la base de datos, y la segunda cumplirá la función del apartado Detalles que tiene la aplicación Gastos del PDA.
En la presentación Listado sólo es necesario incluir un botón. En el cuadro de diálogo, seleccione la acción Ir a la presentación “principal”, donde debe sustituir “principal” al nombre que le haya dado a la primera presentación.
Cree la presentación Detalles utilizando la plantilla Estándar y no incluya ninguno de los campos definidos.
Cree nuevos campos para esta presentación: Procedencia (lista de valores con el nombre de países), Pago (lista de valores con las entradas Efectivo, MasterCard, Visa u otros elementos de pago que utilice con frecuencia), Ciudad (campo de texto) y Proveedor (campo de texto). Incluya un botón y asígnele como acción Ir a la presentación “principal”.
Vuelva a la presentación principal y cree dos botones. Uno de ellos debe enlazar con la presentación “Listado” y el segundo con la presentación “Detalles”. Utilice estos mismos nombres para la etiqueta de los botones.
3- AJUSTES DE SINCRONIZACIÓN
Seleccione la opción Compartir del menú Archivo , defina la base de datos como de usuario único y acceda a los ajustes de Mobile Companion. Aquí puede seleccionar los campos que desea sincronizar de la base de datos con el PDA. Inclúyalos todos. También debe seleccionar el sistema utilizado durante la sincronización para que se transfieran todos los registros o sólo los que estén seleccionados en el momento de la sincronización. Por último, puede indicar que en el caso de encontrar registros duplicados sea la base de datos del Mac la que actualice a la del PDA o viceversa.
Acceda a la pantalla Preferencias: Desde la opción Aplicación, seleccione la configuración de Mobile y haga pulse el botón Reset User. Esto le evitará posibles problemas durante la sincronización con el PDA.
4- SINCRONICE LA BASE DE DATOS
Durante la instalación de Mobile ya habrá realizado una sincronización con el dispositivo de mano para transferir el programa al PDA. Asegúrese de que el Conduit está ajustado para que se sincronicen los archivos de Mobile. Una vez haya realizado estas comprobaciones transfiera la base de datos al PDA con una operación HotSync; para ello, la base de datos debe estar abierta en FileMaker.
En el PDA podrá crear nuevos registros, editarlos, borrarlos, utilizar el modo de representación Lista o la plantilla de registro.
5- TRABAJE CON LOS DATOS
Cuando vuelva a sincronizar la base de datos con el Mac, podrá utilizar los valores de las listas para ajustar los datos introducidos en campos como Categoría, Divisa o Pago.
También puede incluir nuevos campos de cálculo para saber cuánto dinero se ha gastado durante un periodo de tiempo concreto o en cada uno de los apartados de Categorías. También puede exportar la información de esta base de datos para integrarla con otras o con aplicaciones como Excel para crear gráficas, así como crear nuevos diseños de presentación para imprimir informes y hojas de gastos
