Hola,
no hay un único procedimiento para hacer seguimiento con
Microsoft Project. El mejor método será el que mejor contribuya a alcanzar los
objetivos de tu empresa, dentro de los límites de eficacia y eficiencia que tengas marcados.
El
seguimiento de un proyecto supone información, control y decisiones, y todo ello puede estar referido a cualquiera de los aspectos como:
- plazo
- recursos
- costo
- otros indicadores personalizados por el usuario
La línea de base es una copia de la programación actual, que queda guardada como una foto del plan en un momento determinado, y sirve para comparla con el plan actual y obtener desviaciones. El momento lo decide el usuario en función de los intereses de la empresa. Puede haber varias líneas de base guardadas.
La
información requerida varía en función de como se está programando el proyecto y la operatividad para conseguir la información:
- si se programa con recursos
- si los recursos son locales o exteriores
- si hay recursos materiales
- si se programa con costos
- si se actualiza el avance de la tarea en base a partes de horas de trabajo de los recursos asignados
...entre otros aspectos.
De manera resumida y genérica, los pasos del
ciclo de seguimiento deberían incluir los siguientes
1. establecimiento de una
línea de base inicial o del período de actualización. (Opcional)
2. establecimiento de la
Fecha de estado o actualización que requerirá el compromiso de introducir todos los datos reales de todas las tareas implicadas en el período de actualización hasta esa fecha.
3. Si se planifica
con recursos:
a)
Horas reales trabajadas por el recurso en las tareas, diarias, semanales o del período que se determine y
trabajo restante(revisión), o
b)
días reales trabajados en cada tarea y
días restantes(revisión)
o % completado de la duración de la tarea y días restantes(revisión)
4. si no se planifica con
recursos:
días reales trabajados en cada tarea y
días restantes(revisión)
o % completado de la duración de la tarea y
duración restante(revisión)
5. Si se planifica con
costos:
a) Si se introdujo la
tasa del recurso o precio hora se calculará el costo real en base a las horas reales introducidas.
b) si se introdujo un costo fijo a la tarea, introducir el
Costo real de la tarea
una vez finalizada.
6. Reprogramar automáticamente las tareas, es decir reprogramar los
trabajos retrasados a la fecha de estado, añadiendolo al trabajo restante después de la fecha de estado.
7. Comprobar e informar de las variaciones y retrasos, especialmente de la fecha fin del proyecto, así como de posibles
recursos sobreasignados.
8. Tomar las decisiones necesarias,
ajustando el proyecto para cumplir con los límites y objetivos marcados de plazo, costo y recursos, así como
resolviendo los conflictos de sobreasignación de los recursos si los hubiere.
Nota.- Este ciclo de gestión se repetirá a lo largo de la vida del proyecto.
Saludos
Ignacio Martín - MVP
[email protected]
http://www.epmconsultores.com
[b]...más información en http://www.forodeproject.blogspot.com.es 