Microsoft Project - % de Avance Previsto al día de la fecha

He visto por los mensajes del foro que este es un tema controvertido. Aquí dejo mi humilde aportación por si le puede servir a alguien:

IIf([Comienzo]>Date();0;IIf([Fin]<Date();100;((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100))

Con esta fórmula insertada en un campo de Número, nos da el % Completado Previsto al día de la fecha que tenga el Sistema, (la fecha del ordenador). Si el comienzo es posterior, nos da 0 y si el fin es anterior, nos da 100.

Evidentemente este porcentaje se refiere a la duración.

Y aprovecho para hacer una pregunta que está relacionada:

¿Cómo puedo hacer que este campo calculado se muestre con valores porcentuales?, (73,45% en lugar de 73,45).

Saludos.

Hola Antonio,

para que se muestre con el % puedes incluir la fórmula de la siguiente forma en un campo personalizado de texto:

IIf([Comienzo]>Date();0;IIf([Fin]<Date();100;round(((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100))) & " %"

Como comentas, el tema es controvertido por múltiples razones y comento 2 de ellas

- este % Completado Previsto al día de la fecha del sistema se refiere al plan Programado o Actual, pues también puede haber otra fórmula similar referida a una Línea de base o Plan previsto con anterioridad y que no es el actual. Me refiero al que incluiría los campos Comienzo de Línea base o Comienzo previsto (según versión de Project 2010 o anteriores) y Fin de Línea base o Fin previsto. Recordemos que la Línea de base es una foto o copia que se hace al proyecto en un momento determinado y que solo sirve para compararse con el Plan actual.

- si la tarea en cuestión ha tenido días de interrupción en el pasado (días no trabajados), este tipo de fórmulas no calcularían ese % Completado teórico que habría que llevar a la fecha, pues está considerando que se trabaja todos los días desde el comienzo a la fecha y eso puede no ser así en alguna ocasión.

Saludos

Ignacio Martín - MVP

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http://www.epmconsultores.com
http://www.forodeproject.blogspot.com.es

Hola Ignacio,

Efectivamente, tiene algunos inconvenientes como los que comentas, pero creo que las ventajas superan a los inconvenientes. Con esta columna junto a la columna de % Real se aprecia el desfase entre lo Programado y lo Realizado de una forma muy visual casi como en las Curvas de Progreso. Las actividades partidas normalmente son pocas o inexistentes, al menos en los programas con los que yo trabajo, y en todo caso se puede hacer una advertencia sobre la inexactitud en las tareas partidas.

Como bien dices, se puede repetir la columna para la línea base dejándolo claro en el título.

La fórmula que tu propones para reflejar el símbolo "%", tiene el inconveniente de que anula los decimales y en tal caso, yo prefiero mantener el número con decimales aunque no aparezca el símbolo. He intentado algún truco para que aparezcan los decimales y el símbolo pero no lo consigo. Lo que si he descubierto es que tu fórmula funciona igual si sustituyes "round" por "val", ¿Porque?, pues no le encuentro explicación porque round es una función de redondeo y Val de conversión de valores de texto en numéricos y aparentemente no tienen nada que ver la una con la otra.

Gracias y Saludos

Hola Antonio,

con la siguiente fórmula puedes mostrar 2 decimales

IIf([Comienzo]>Date();0;IIf([Fin]<Date();100;ROUND(((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100;2))) & " %"

Nota.- Si en la función Round no se especifica el número de decimales a mostrar, no muestra ninguno. En la fórmula aparece indicado con la expresión ;2

Añadiendo más observaciones a la fórmula hay que tener en cuenta que no considera los días no laborables del calendario del proyecto, ni tampoco el de los recursos si estuvieran asignados.

Otra observación: Project considera la fecha actual Date() a las 00h del día

Por último comentar que la función Round o Rnd en MS Project redondea los decimales y la función Val trunca dejando sólo enteros. Así por ejemplo en un campo personalizado numérico de MS Project ocurre que: Val(20/3)=6 y Round(20/3)=7

Saludos

Ignacio Martín - MVP

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Hola de nuevo,

Fíjate Ignacio que la primera opción que intenté para mostrar los decimales fue la de colocarle el 2, de forma similar a Excel, pero tuve el error de ponerlo detrás del primer paréntesis y cuando me dió fallo no lo intenté mas pensando que Project no asumía esa opción. Project no te da tantas pistas como Excel cuando tienes un error.

En mi caso no me afecta el tema del calendario ya que en el que yo uso hay 7 días a la semana de trabajo y 56 horas, las 52 semanas del año. No tengo recursos y además esta es una práctica habitual en mi trabajo. Normalmente no se utilizan los recursos, con lo cual el calendario con festivos sólo sirve para complicarte la vida.

Esta fórmula ahora me servirá para aplicar a otra que vengo usando desde hace mucho tiempo para mostrar el % Real, ahora sí, con decimales y símbolo de %:

IIf([Duración]=0;0;ROUND([Duración real]/[Duración]*100;2)) & " %"

De esta forma, en una columna aparece el % Previsto y al lado en otra columna, el Real, ambos con decimales.

Gracias y saludos

Hola,

Investigando sobre el tema, conseguí una fórmula que soluciona el tema del Calendario para el cálculo del progreso Previsto al día de la fecha actual:

Str(IIf([Fin]<=Date();100;IIf([Comienzo]>Date();0;Round((100*(ProjDateDiff([Comienzo];date();"Estándar"))/[Duración]);2)))) & "%"

He puesto el calendario Estándar pero si no se pone nada en ese término, toma el calendario por defecto que tenga el Proyecto y hace el cálculo con los días laborables según el calendario especificado.

Saludos

Hola, buenas tardes...

Necesito generar un programa de obra donde se vea el porcentaje real o completado y el porcentaje planeado, estuve leyendo sus comentarios, utilice la formula que descrubes arriba pero me sale un anuncio de error en el punto y coma despues del primer 100, sabes porque es eso.

Esta formula segun entiendo es para que desprecie del calculo del % planeado el tiempo donde no tengo programadas actividades en la obra. Si no es asi me pudieran sugerir alguna solucion.

Estuve utilizando la siguiente formula:

IIf([Comienzo de línea base estimado]<50000,IIf(datediff("d",[Fecha de estado],[Comienzo de línea base estimado])<0,IIf(datediff("d",[Fecha de estado],[Fin de línea base estimado])>0,((Projdatediff([Comienzo de línea base estimado],[Fecha de estado])/([Duración de línea base estimada]))*100),100),0),0)

El problema es que si yo tengo en mi programa dias o semanas donde no tengo actividad esta formula me arroja un porcentaje de avance y considero que puede ser un error.

Saludos

Antonio, buena tarde!
¿Por qué al momento de utilizar la fórmula que comentas arriba y compararla con una columna de % completado se obtiene un menor % con la fórmula?

¿Cómo puedo hacerle para manipular los valores de la columna realizada con la formula en mención)

Hola revisando sus comentarios probé las formulas y aunque me funcionaban no lograba obtener el % de las tareas cuyo rango estuviese dentro del 0 y 100%, por lo tanto con esta otra formula que conseguí complemente la información round(Switch(Now()<[Comienzo].0.Now()>[Fin].100.True.((ProjDateDiff(Now().[Comienzo])+1)/(ProjDateDiff([Fin].[Comienzo])+1))*100)) & "%"

sin embargo no logro que las tareas madre sumen su valor. el campo lo coloque tipo texto ya que si lo coloco como numero me indica #error,

Saludos quedo atento a sus comentarios

Buen día,
Una consulta, estoy empezando a utilizar esta formula para el % esperado: IIf([Fecha actual]<[Comienzo];0;IIf([Fecha actual]>[Fin];100;(ProjDateDiff([Comienzo];[Fecha actual];[Calendario del proyecto])/[Duración])*100))
Sin embargo tengo una duda, por que cuando las tareas en el % esperado y el % completado son iguales, los avances de la tarea resumen son diferentes?.
Agradezco sus comentarios
Marcelo

Hola Marcelo.

En Microsoft Project, el % completado de una tarea de resumen se calcula como la proporción en tanto por ciento del sumatorio de todas las Duraciones reales de las tareas que agrupa, respecto el sumatorio de todas las Duraciones de esas mismas tareas. Por lo tanto, no tiene nada que ver con la fórmula que muestras del % esperado, que lo que hace simplemente es ver que porcentaje supone la longitud de la barra desde su Comienzo a la Fecha de estado(Fecha actual no es adecuada) respecto a su longitud total, siendo la magnitud de la longitud los días laborables correspondientes contados en el calendario del proyecto.

De alguna manera las tareas de resumen ponderan los avances de las barras de cada en función de su tamaño, es decir se le da más peso al 20% por ejemplo de una tarea de 20 días que a una de 4 días.

La fórmula del % esperado NO ES APLICABLE A TAREAS DE RESUMEN, y aún así es altamente imprecisa, pues solo tiene validez cuando se cumplen varias circunstancias de la tarea (no hay interrupciones, si hay asignaciones de recursos deben de coincidir los calendarios y ser lineal la distribución del trabajo, no debe de haber fechas de restricción que afecten al cálculo, ...).

Además, se supone que los datos reales suministrados se corresponden a una Fecha de estado o monitorización, que normalmente es anterior a la fecha actual, por lo que salvo raras excepciones utilizar dicha Fecha actual es otro error.

En la entrada-vídeo % completado esperado según programación en Microsoft Project, cuyo enlace es:

https://forodeproject.blogspot.com.es/2014/06/completado-esperado-segun-programacion.html

se muestra un método artesano, pero rápido y efectivo que no admite error, ya que es como lo calcularía Microsoft Project.

Saludos.

Buenas Tardes Ignacio,

Hay otras maneras de calcular el avance planeado independientemente de la duración de las tareas sino de su posición en el tiempo?

Es decir, si a una fecha de corte tengo la mitad de las tareas completadas al 100% antes de la fecha actual y estas son por decir de 5 días de duración y estaban planificadas antes de esa fecha .

Y por tanto la otra mitad de las tareas están planificadas después de la fecha actual pero no tienen ningún avance y su duración es de 10 días.

No se podría decir que el avance planeado es del 50%? Y si vario la duración de las tareas futuras a 20 días, no se debería mantener el mismo avance planeado?

Muchas Gracias!

Hola Andrés.

El porcentaje de avance completado a una fecha de corte, actualización, o Fecha de estado (como la llama Project), puede referirse a diferentes aspectos, en Microsoft project, como son: el Costo, el Trabajo (horas de los recursos), la Duración, el % Físico.

Interpreto que lo que planteas, es un ratio cuya fórmula sería: 100 x Número de tareas finalizadas/ Número total de tareas

Este caso es independiente de la Duración que puedan tener, y además solo se consideran tareas finalizadas.

Si tuvieras interés en calcular este indicador, habría que usar tres campos personalizados. Uno para contar las tareas terminadas, otro para contar el total de tareas, y un tercero para mostrar la relación entre ellas en tanto por ciento.

Si tienes interés en conocer los pasos a desarrollar dímelo.

Saludos.

Buenos días Ignacio;

Antes de todo eres un master en esto de Project, buscando formulas para el porcentaje planeado llegue a este foro, tengo dos formulas una un poco tediosa ya que tengo trabajar en rango numero y en rango texto para que se vea el valor en porcentaje (texto) primero trabajo en el campo texto y esta es la formula que utilizo :

IIf([Fecha actual]<[Comienzo],0,IIf([Fecha actual]>[Fin],1,ProjDateDiff([Comienzo],[Fecha actual],[Calendario del proyecto])/[Duración]))

e inmediatamente después me voy al campo numero y la convierto de esta forma:

Format([Número2],"0%")

y a partir de aquí ya puedo colocar la columna de % planeado, pero al momento de querer hacer un informe (informe general del proyecto) en la grafica para que se vea solamente acepta los valores del campo numero y no los campos de texto, para esto puse otra formula que me ayuda con el porcentaje de avance programado la cual es:

IIf([Comienzo]>Date(),0,IIf([Fin]<Date(),100,((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100))

pero con esta formula no me aparece el valor con el signo (%) además de darme muchos decimales, y es con esta formula que ya puedo graficar, pero me gustaría que apareciera el signo (%) ¿Podrías ayudarme por favor para que este signo aparezca ? por favor.


Otra duda que tengo es la siguiente.


al momento de cambiar la grafica y querer que se vean las fechas me aparecen unas del 1900 estas por default pero no las puedo modificar para que se ajusten a mi Gantt, me podrías ayudar a realizar este movimiento .


agradezco la ayuda y el tiempo dedicado a esta actividad

Buenos días,
Veo que tengo las mismas dudas que vosotros, estoy aplicando la siguiente fórmula para calcular % de avance:
IIf([Fecha actual]<[Comienzo],0,IIf([Fecha actual]>[Fin],1,ProjDateDiff([Comienzo],[Fecha actual],[Calendario del proyecto])/[Duración])) pero me da error de sintaxis en la función ProjDateDiff([Comienzo],[Fecha actual],[Calendario del proyecto]) y me marca el campo [Fecha actual].

¿Porqué puede ser?, da igual que ponga [Fin], [fecha Actual] el error siempre me lleva al 2º campo.


Muchas gracias de antemano
Ana

Hola Ana María.

Te puedo confirmar que si copio y pego esa fórmula en mi campo personalizado no me da ningún problema.

Lo primero que observo es que por la configuración regional de mi sistema operativo (España), Microsoft utiliza el punto y coma en lugar de la coma, como separador de listas.

Por otro lado, no creo que el problema esté en el campo [Fecha actual], pues ya se viene usando al principio de la fórmula y Project no se queja. Más bien podría ser quizás del [Calendario del proyecto].

En definitiva, prueba a utilizar el símbolo de punto y coma, como separador de lista, y también a eliminar la parte que hace referencia al calendario del proyecto, ya que si no lo incluyes, da por hecho que se refiere a ese mismo.

Puedes copiar y pegar la siguiente fórmula, según las puntualizaciones anteriores y nos cuentas si te funcionó:

IIf([Fecha actual]<[Comienzo];0;IIf([Fecha actual]>[Fin];1;ProjDateDiff([Comienzo];[Fecha actual])/[Duración]))

P.D. En una entrada de mi blog de Project,

http://forodeproject.blogspot.com/2014/06/completado-esperado-segun-programacion.html

explico que esa fórmula solo calcula valores correctos si se cumplen determinadas circunstancias de la tarea, y que nunca es válida para las tareas de resumen, pues da valores erróneos, al no ser esa la forma en que Microsoft Project calcula el avance de una tarea de resumen.

Espero haberte ayudado.

Buenas tardes,
En primer lugar muchas gracias por tu respuesta tan rápida.
Como indicas ya había probado la fórmula con ;, no obstante he copiado la que me has enviado por si acaso puse algo mal, pero tampoco me funciona.

Me sigue dando error " La fórmula contiene un error de sintaxis, o una referencia a un nombre de campo o función desconocido." y siempre me marca el error en la 2ª fecha, pero da igual que ponga [fecha de estado], [Fecha Actual] o fecha [Fin], siempre marca el mismo campo.

Acabo de probar si otra función del mismo tipo funciona y .. no, no funciona, me da el mismo error y marca el 2º parámetro: esta: ProjDateAdd("24/9/2010"; "-7d"). (marca el -7d)

¿Puede ser que aunque el sistema me muestra la fórmula en el cuadro de diálogo, realmente no la tengo disponible (las ProjDate.....).?
Otras funciones si me van.


Saludos

Hola de nuevo Ana María.

Quizás el problema podría tener que ver con la instalación del propio software MS Project y/o la configuración regional y de idioma del sistema operativo Windows.

¿Has probado en otro ordenador?

Busca la Configuración regional de Windows que tienes seleccionada en ese ordenador, y dímelo.

Saludos.

Hola
No pensé que responderlas tan rápido

La configuración regional de windows es esta UTC +01:00 Bruselas Copenhague Madrid Paris

Te referías a esto, no?

No lo he podido probar en otra máquina,

Saludos
Ana

Hola Ana María.

Como comenté anteriormente, deberías revisar la configuración regional de tu sistema Windows, o incluso restablecerlo, por si tienes algún problema al respecto.

De no ser así, te sugiero vuelvas a instalar y a registrar el software, para descartar oras opciones.

Ok muchísimas gracias, miraré lo que indicas.
Al ser project de la empresa y en escritorio virtualizado, tengo que pedir revisen lo que me indicas al administrador, yo ya no tengo permisos para cambios de configuración

Cuando tenga solucionado el problema te cuento (pero creo que tardaré ta que no depende de mi)

Gracias por todo

(Un diez a tus respuestas y atención)

Hola Ana.

Muy probablemente, los problemas que comentas vienen de esa forma de instalación, y me atrevería a decir que Microsoft Project, tanto en su versión estándar como profesional no están diseñados para ello.

Saludos.

Hola Marcelo.

Efectivamente, Microsoft Project no Suma en tareas de resumen campos personalizados de tipo Texto. Por otro lado, se recurre a la función & de anidar textos, siempre y cuando sean campos personalizados de estas características, es decir de texto, no así con los de tipo numérico.

Un poco más abajo hay una entrada que publiqué en su momento, precisamente para explicar como se calculan los totales del % completado para las tareas de resumen. Esto mismo llevado al % completado esperado a una fecha, a través de fórmulas lo considero imposible. En esa entrada explico como encontrar una alternativa que aunque artesana, es fiable al 100%.

Por último, resaltar que campo desea el usuario incluir en la fórmula que apuntas, si el campo [Fecha actual] = Now() ó [Fecha de estado], siendo esta última la fecha de actualización deseada por el usuario para conocer el % completado esperado, y que se define por ejemplo en Proyecto > Propiedades > Información del proyecto

Saludos.

Saludos. Tengo problemas al agregar la fórmula en MS Project 2016. Me indica error y subraya la función IIf. Será que no puedo anidar un IIf?
Agradezco su ayuda. Mil gracias...

Buenos días.

Marca un error al momento de aplicar. sera tan amable de revisarla y hacer la corrección.

IIf([Comienzo]>Date();0;IIf([Fin]<Date();100;round(((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100))) & " %"

Hola Yamil.

En Project el campo referido a la fecha de ahora se denomina Fecha actual, así que la fórmula sería:

IIf([Comienzo]>[Fecha actual];0;IIf([Fin]<[Fecha actual];100;round((([Fecha actual]-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100))) & " %"

Espero te resulte útil mi respuesta.

Ignacio Martín

no funciona sale un error en ciertos porcentajes tiene una diferencia mas o menos de 10 puntos puedes ayudarme por favor

Buenos dias,

Quisiera saber si es posible determinar porcentajes de avance por Tarea Resumen, por ejemplo:
- Elaboración TdR = 20%
- Contratación de Consultor para ETE = 10%
- Elaboración de ETE = 40%
- Aprobación de ETE =20%
- Liquidación ETE = 10%

Gracias de antemano

Sds

Rudy

Hola Daniela.

Para calcular el avance del conjunto de esas tareas, debes de multiplicar cada porcentaje por la Duración correspondiente a dicha tarea, y la suma de todas ellas, dividirla por 100. A continuación divides el resultado anterior por la suma de todas las Duraciones de las tareas que forman dicho grupo, y ese es el avance, % completado de la duración, o % completado, según Microsoft Project.

Saludos.

Una posibilidad que podrías utilizar para mostrar el campo con porcentaje, es creando otro campo de texto y agregando al final el signo de "%", utilizando la siguiente fórmula:

Left(Str([Número10]),6)+" %"

Donde Número10 es el campo que contiene la fórmula que nos compartiste.

Espero te resulte de utilidad

Personaliza un campo tipo Texto con esta fórmula Format([Número1];"0%") donde [Número1] debe ser el campo donde tienes la fórmula