Microsoft Project - recursos duplicados

 
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recursos duplicados

Publicado por Cristian Camilo (6 intervenciones) el 30/01/2023 22:59:48
Buena tarde compañeros.

Podrían ayudarme con lo siguiente? tengo 2 proyectos diferentes en dos archivos separados (los llamaremos proyecto1 y proyecto2) con sus fechas, tiempos(en horas) y sus recursos (son los mismos para ambos casos). Cuando genero un archivo nuevo (al que llamaremos Proyecto Maestro) y dentro de este, coloco el proyecto1 y el proyecto2 como subproyectos, Microsoft Project trae todo lo que se armó en cada uno, esto incluyendo los recursos. Mi dificultad radica en que los recursos que, como lo comenté anteriormente, están en el proyecto1 y en el proyecto2, son los mismos... pero cuando los junto en el Proyecto Maestro, no me muestra sobre asignaciones sin importar que el recurso se llame igual. en otras palabras, ¿cómo hago para que en el Proyecto Maestro los recursos sean tomados como 1 solo y no como diferentes recursos (que es el caso que esta pasando)?

aclaro un poco la idea.... supongamos que en ambos proyectos necesito de un diseñador gráfico y que en el día, ese diseñador solo puede trabajar 8 horas. Si en el proyecto1 asigno 8 horas del diseñador gráfico para el día de hoy, y en el proyecto2 asigno 8 horas del mismo diseñador gráfico también para el día de hoy, individualmente cada proyecto estaría bien, pero cuando los junto en el Proyecto Maestro es claro que el diseñador no puede trabajar 16 horas el día de hoy, pero Microsoft Project toma el recurso de cada proyecto como diferentes. ¿Cómo hago para que el software entienda que el recurso de ambos subproyectos sea el mismo en el Proyecto Maestro y me muestre las sobre asignaciones correspondientes?

Muchas gracias de antemano por la ayuda que me puedan brindar. que tengan una excelente tarde
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Publicado por Ignacio MVP (268 intervenciones) el 31/01/2023 22:41:42
Hola Cristian.

Ficha

Una vez seleccionada la tarea resumen del subproyecto insertado, puedes desmarcar la opción Vincular al proyecto de la ficha Avanzado de información de la tarea, y Project identificará los recursos por el nombre.

Repite la operación con el resto de las tareas resumen de los subproyectos insertados.

También se podía haber conseguido el mismo resultado al desmarcar esta opción de Vincular al proyecto, en el momento previo de elegir el archivo a insertar.

Al hacer todo esto, Project ya no considera el subproyecto como archivo independiente dentro del Master, sino como una tarea resumen más, con sus subtareas.

Este enfoque es útil para analizar, pero no para actualizar información de los subproyectos insertados.inicialmente.

Si se desea mantener los subproyectos como archivo independientes (Opción Vincular al proyecto seleccionado), y además que identifique los recursos como iguales entre diferentes proyectos, se debe utilizar la opción de Menú / Recurso / Asignaciones / Grupo de recursos / Recursos compartidos. A partir de esa opción, se debe de elegir el proyecto (abierto en memoria), que incluye los recursos que se van a compartir.

Una buena práctica es crear un archivo sin tareas, y con los recursos comunes. De manera que cualquier proyecto, a través de la opción anterior, se conecte al archivo compartidor.

De esa forma, Project reconoce un recurso único, pues la clave de identificación de los recursos que Project asigna cada vez que se crean, y que no es el nombre, ya no es diferente entre los proyectos que comparten el recurso por tratarse del mismo..

Espero te resulte útil.

Ignacio M.
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Publicado por Cristian Camilo (6 intervenciones) el 02/02/2023 15:38:03
Hola Ignacio

De antemano muchísimas gracias por tomarte el tiempo y darme una respuesta tan completa. te cuento probé las dos maneras que mencionaste... y en ningún caso pude lograr lo que project me mostrara sobre asignaciones. sin embargo, seguiré intentando la segunda opción(la cual es la que mas se parece a lo que requiero), por que quizás hay algo que estoy haciendo mal.

espero tengas un bonito dia.
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Publicado por Ignacio MVP (268 intervenciones) el 02/02/2023 21:00:55
Hola Cristian.

Para el primer caso que comenté en la respuesta anterior, comprueba que los nombres son exactamente iguales, y que realmente coinciden en fecha y horario las tareas sobreasignadas.

También debes comprobar que el número de recursos disponibles o Capacidad máxima que se muestra en la vista hoja de recursos, es inferior al número de recursos sobreasignados.

Igualmente comprueba que en la opción Buscar sobreasignaciones con el criterio: esté por ejemplo en Días, que quiere decir que considerará como sobreasignación aquellas tareas del recurso, cuya suma de trabajo superen las 8 horas por día. Esta opción se encuentra en Recurso / Redistribuir / Opciones de redistribución.

Respecto al segundo caso, no basta con compartir los recursos entre los proyectos que ya tuvieras, sino que debes de elegir cuál es el compartidor, y a partir de ahí, volver a asignar los recursos compartidos en el otro proyecto, borrando los anteriores, que se consideran locales y diferentes.

Saludos.

Ignacio M.
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Publicado por Cristian Camilo (6 intervenciones) el 07/02/2023 22:25:35
Hola Ignacio

te cuento... pude usar la segunda opción que me diste, había una parte que estaba haciendo mal que yo no te había entendido, pero ya logré acomodarla. Generé un archivo nuevo con todos los recursos que requiero usar (así como lo sugeriste)y posteriormente, en cada proyecto le agregué esos recursos usando la opción de recursos compartidos.

Captura


Captura2

y una vez hago esto... cada proyecto que requiera los mismos recursos. lo vinculo al archivo que los comparte("GRUPO DE RECURSOS" en este caso) y así, project me muestra la sobre asignación en caso de tener algún conflicto.

muchísimas gracias nuevamente por su respuesta. que tengas un lindo resto de día
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Publicado por Ignacio MVP (268 intervenciones) el 07/02/2023 22:39:29
De nada Cristian. Me alegro de que hayas conseguido lo que querías
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Publicado por Cristian Camilo (6 intervenciones) el 10/03/2023 22:19:09
Buena tarde don Ignacio, espero se encuentre muy bien.

Acudo a ud nuevamente para ver si puede darme una luz con una situación que tengo en project. Continuando con la idea del problema quería pedirle ayuda con lo siguiente:

resulta que tengo el archivo que mencioné, al cual llamé GRUPO DE RECURSOS, y este archivo es el que uso para asignar los recursos a los diferentes proyectos. Cuando abro el archivo "GRUPO DE RECURSOS" project da la opcion de abrir un nuevo archivo donde estan todos los proyectos en los cuales usaste los recursos del proyecto mencionado, asi:

abrir-archivo

cuando tengo este archivo abierto con todos los proyectos vinculados(el archivo por defecto se llama proyecto1) y voy a la opción de uso de recursos de la pestaña vista obtengo algo como esto:


uso-de-recursos


De acuerdo a lo que tengo entendido, los recursos que están en rojo son se encuentran sobre asignados, debajo de estos las tareas que tienen programadas, y al lado derecho, los dias y las horas que estan programados. Lo que no entiendo entonces es, por que en el ejemplo PRODUCCIÓN1 esta programado 18 horas el dia 6 de marzo pero en ninguna de las tareas me aparece tiempo que sumen esa cantidad... y cuando voy al gantt, tampoco me coincide con la sobre asignacion de ese día. Mi pregunta es, tengo el concepto bien? o en que me estoy equivocando? y la otra pregunta es... como hago para exportar esa tabla de "uso de recursos" a excel?

De antemano muchas gracias
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Publicado por Ignacio MVP (268 intervenciones) el 13/03/2023 13:16:29
Hola Cristian.

Es difícil saber lo que ocurre solo con esa imagen. Haría falta ver el conjunto de proyectos.

Quizás Project te muestra el total del trabajo programado del recurso, pero no el resto de tareas asignadas.

Intenta actualizar abriendo todos los proyectos y el Grupo de recursos y volviendo a guardar todo.

También observa la vista Uso de recursos desde el archivo de Grupo de recursos, para ver si se muestra diferente.

Por cierto, puedes insertar en la vista Uso de recursos, el campo Proyecto, que te puede resultar útil.

Respecto a llevar los datos de la vista Uso de recursos a Excel, no hay una opción directa, así que creo que lo más rápido y sencillo, es Copiar y pegar, como se indica en la siguiente imagen.

Pasar-datos-uso-de-recursos-a-Excel

Espero tus confirmaciones y que este mensaje te sirva de algo.

Ignacio Martín
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Publicado por Cristian Camilo (6 intervenciones) el 15/03/2023 16:47:16
Buen día Don Ignacio

me sirvió mucho el dato de colocar la columna del proyecto y tambien el tema de llevar manualmente la información a excel (copiando y pegando). el tema de las horas de los recursos no lo pude solucionar. De momento estoy revisando 1 a 1 para ver si encuentro alguna novedad. te estaré contando.

De antemano muchísimas gracias por tu tiempo, ha sido de gran ayuda.

espero tengas un excelente miércoles
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Publicado por Ignacio MVP (268 intervenciones) el 15/03/2023 20:31:48
Hola Cristian.

Una posibilidad es que no se encuentre un archivo que compartió recursos en su momento con el fondo de recursos.

En estos casos, si de lo que se tratara es de eliminar un archivo, se debe eliminar previamente ese vículo de compartición en: Recurso / Asignaciones /Grupos de recursos / Recursos compartidos / Romper vínculo.

Quizás puedas mirar en la papelera de reciclaje para ver si es este el caso, rehabilitarlo, romper el vínculo y luego eliminarlo.

Espero tus comentarios.

Saludos

Ignacio Martín
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Publicado por Cristian Camilo (6 intervenciones) el 16/03/2023 22:23:19
Hola Don Ignacio

efectivamente, tenia algunos proyectos que había eliminado y que se encontraban vinculados. con ese tip que hiciste de romper los vínculos, se solucionó el problema. muchísimas gracias por enseñarme y tenerme paciencia por tanta preguntadera.

De nuevo muchas gracias y que tengas una excelente tarde
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