Off Topic - Para un sistema de gestión documental, ¿Cuál es el mejor método para almacenar archivos?

Me he topado con dos formas de almacenar archivos en un servidor para ocuparlos en un sistema de gestión documental, y estos son:


Cual recomiendan para los siguientes casos de uso:


Esto teniendo en consideración que no es almacenamiento distribuido.

Espero sus respuestas, desde ya gracias.

Ambos métodos de almacenamiento tienen ventajas y desventajas. Aquí te presento algunas consideraciones que podrían ayudarte a decidir cuál es el mejor método para tu sistema de gestión documental:

1. Crear carpetas y dentro de estas guardar los documentos:

Ventajas:

1. Es fácil de entender y organizar los documentos.
2. Permite una fácil navegación y búsqueda de documentos.
3. Los usuarios pueden acceder directamente a los documentos a través del explorador de archivos del sistema operativo.

Desventajas:

1. La descarga masiva del árbol completo de carpetas puede ser complicada y requerir mucho tiempo.
2. Las opciones básicas de mover, copiar y eliminar documentos y carpetas también pueden ser complicadas si los usuarios no están familiarizados con la estructura de carpetas.

2. Sin crear carpetas en el servidor, que sean visibles solo por el software:

Ventajas:

1. Los documentos se pueden organizar y categorizar de manera más flexible y dinámica sin tener que seguir una estructura de carpetas predefinida.
2. La descarga masiva y las opciones básicas de mover, copiar y eliminar documentos y carpetas pueden ser más fáciles de implementar y utilizar.

Desventajas:

1. Los usuarios no pueden acceder directamente a los documentos a través del explorador de archivos del sistema operativo.
2. Puede ser difícil de entender y navegar por los documentos para los usuarios que no están familiarizados con la estructura de organización utilizada por el software.

En general, si la organización de documentos es bastante estática y predecible, el método de almacenamiento de carpetas puede ser más fácil de entender y navegar para los usuarios. Si la organización de documentos es más dinámica y flexible, el método sin carpetas puede ser más adecuado. También debes considerar las necesidades específicas de tu sistema de gestión documental y de tus usuarios al tomar una decisión.