Office - consulta sobre outlook - capacidad carpetas

Hola!
Mi duda es la siguiente : necesito limitar las capacidades de las carpetas de correo de distintos usuarios y no sé cómo hacerlo o si se puede hacer.
También si es posible, necesito que cada correo de cada usuario vaya a su carpeta personal general, no a su carpeta personal de correo. ¿Dónde guarda el Outlook las carpetas de los usuarios con sus correos? ¿ Y cómo cambio esa dirección?

Muchas gracias!!!