Windows NT - seciones en nt

buen dia a todos aalguien pudiera y quisiera orientarme? mi problema esta en q tengo una maquina con nt 4 servicepack y el problema esta en q tengo archivos de excel q son comunes a varios usuarios y en ocaciones cuando un usuario abre un archivo ejmplo "archivoA" trabaja 5 min en el lo cierra y 5 minutos depues otro usuario lo quiere modificar el sistema le dice q el archivo esta siendo ocupado x otro usuario :( q se abrira una copia de solo lectura. pero xq si el otro usuario ya lo cerro? q puede ser?, donde encuentro informacion? como lo soluciono? x favor orientenme.....

gracias a todos, saludos y suerte.