Windows Server - problemilla con permisos

hola

tenemos un servidor con windows 2003 server. No forma un dominio ya que el numero de usuarios que utilizamos es pequeño (6), asi que forme un grupo de trabajo.

he gestionado los permisos de las carpetas de la siguiente forma:

grupo administradores
grupo dentro (usuarios normales)

pues bien, me he dado cuenta en una copia de seguridad que determinados archivos word, excel, no son copiados porque no puede acceder a ellos.
Esos archivos están dentro de unas carpetas cuyos permisos tiene el grupo Administradores y un usuario en concreto, tienen control total. Pues bien, solo puede acceder ese usuario y no los administradores... por que???

un saludo y gracias

El problema con el Excel y el Word, el primer usuario que abra el Excel es el que tiene control total lo que tiene que hacer es compartir el Excel con esto todos los usuarios que entren al documento podrán guardar los cambios