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De una era a otra en la administración de la información

Publicado el 3 de Septiembre del 2019 por Paola
OnBasehttps://microformas.mx/sitioweb/microformas-ecms-onbase.html es un sistema de gestión documentalhttps://microformas.mx/sitioweb/microformas-gestion-documental.html que ofrece múltiples beneficios a empresas de todos los giros y dimensiones. También a organizaciones de la sociedad civil, escuelas, hospitales e instituciones religiosas.

Si me lees hasta aquí, seguramente te estarás preguntando de qué se trata y cómo es que tiene aplicación en tantos ámbitos distintos.

De manera muy sintética, la respuesta es que sistemas como éste son plataformas tecnológicas a las que se atribuye el fin de esa era en la que compañías e instituciones almacenaban información relevante de todo tipo en papel.

Ahora imagina cómo sería el proceso de clasificación, búsqueda y recuperación de esos documentos entre los miles de archiveros y expedientes… supones bien: era una tarea complicada, más susceptible al error humano que en nuestros días y con notables confusiones y extravíos de información.

Por eso, decir que los sistemas de gestión documental representan el traslado de una era a otra en el ámbito organizacional no es una analogía exagerada.

Concretamente, la plataforma de la firma Hyland tiene la capacidad para administrar toda la información de las organizaciones, desde que se genera hasta que se elimina, a través de seis funciones específicas relativas al tratamiento de los datos:

Captura de archivos electrónicos o en papel, clasificación y envío del contenido a los sistemas de información correspondientes.

Gestión a través de un sólo sistema: esto permite que la información circule rápidamente y en orden a través de los diversos canales de la organización.

Acceso: gracias a este sistema la información estará disponible las 24 horas del día, siete días a la semana y desde cualquier dispositivo. No importa si se presenta una falla a nivel de los sistemas de la organización o si no se dispone de internet.

Integración: facilita el trabajo en equipo y permite al administrador de la plataforma dar acceso inmediato a cierta información a usuarios específicos.

Análisis: disponer de información completa y bien organizada facilita la toma de decisiones, particularmente cuando es posible consultar en tiempo real el estado de los procesos, así como los registros de toda la organización.

Almacenamiento: mediante esta función, el sistema reduce drásticamente el riesgo de pérdidas de información y hace posible la protección y eliminación de datos de manera segura y acorde con las normativas aplicables.

A manera de recapitulación, podemos describir el desarrollo OnBase como aquel que apareció para agilizar el flujo de la actividad empresarial a través del monitoreo del estado de las tareas operativas en curso y la concentración de la información de entrada y salida que, a pesar de que pueda provenir desde distintos canales, es agrupada y administrada en un mismo sistema, lo que ahorra bastante tiempo en operaciones diarias que deberían ser ágiles, como la búsqueda de documentos.
La diferencia entre los conceptos de cambio y transformación reside en que, en el primero, el paso de un estado a otro no significa que el objeto, ser vivo o situación no pueda regresar al estado inicial. Una transformación, por el contrario, implica un cambio en el que es imposible regresar al estado de origen. La gestión documental https://microformas.mx/sitioweb/microformas-gestion-documental.html o Document Management System (DMS) es un desarrollo a nivel de las empresas y los organismos gubernamentales que podría clasificarse dentro del segundo grupo de fenómenos.

Lo anterior obedece a una razón sencilla: aunque se trata de un desarrollo reciente, en la actualidad una empresa no podría funcionar o concebirse como tal sin un adecuado software de gestión documental.https://microformas.mx/blog/entradas/en-que-consiste-un-gestor-documental/

Esto ocurre así debido a lo que la generación y aplicación de esta tecnología ha significado para las organizaciones. En líneas generales, gracias a ella se ha producido un salto cualitativo y cuantitativo en la manera de entender y practicar la administración. Entre sus funciones principales figuran la captura, gestión, acceso, integración, análisis y almacenamiento de la información.

En términos concretos, este avance es mejor descrito por la digitalización de los documentos que contienen información de las empresas, la garantía de seguridad de los datos y la prevención contra su extravío, lo mismo en situaciones cotidianas que en las que no media el error humano. Hablamos, en este sentido, de un resguardo integral que prevé escenarios de crisis como fallas técnicas en el centro de trabajo, sismos, inundaciones e incendios.

Pero los beneficios de la adopción de estos sistemas van más allá del ordenamiento y accesibilidad de la documentación corporativa. Con el paso del papel a los archivos electrónicos en la nube, también se logra una mayor eficiencia en procesos como el intercambio de documentos, el resguardo y formación de un historial con las fechas de modificación y la opción de visualizarlos y editarlos a distancia, aun cuando no se tenga acceso a internet. El software también permite dar seguimiento a las tareas en curso y agiliza el flujo de trabajo.

Errónea y comúnmente se asocia a la palabra transformación con procesos largos, que se desarrollan al paso de años. No obstante, en cuanto a la tecnología DMS, lo que sorprende es precisamente su rápido desarrollo y la velocidad proporcional con que ha sido adoptada.
Tales son los motivos por los que no exageramos al hablar de una transformación en el ámbito empresarial.

En gestión organizacional, lo de hoy es ERP online

Publicado el 31 de Julio del 2019 por Paola
Hasta hace algún tiempo, la gestión resultaba un trabajo casi artesanal en el que cualquier extravío de información o movimiento equivocado –por mínimo que fuera– generaba altos costos para las empresas. No era sencillo entonces crecer en medio de un campo minado de incidentes.

No obstante, ahora existen plataformas de ERP online https://www.ijam.com.mx/erp-en-la-nube/, un software que permite monitorear la actividad comercial y administrativa las 24 horas en tiempo real. Entre las operaciones que agiliza figuran los inventarios, compras, ventas, facturación y finanzas. Ello sin que los directivos o personal responsable de esas funciones deban permanecer tiempo completo en la sucursal u oficina.

Otra buena noticia es que se trata de una herramienta al alcance de las pequeñas y medianas empresas. Gracias a ella es posible llevar a cabo una administración más concienzuda de los gastos, dado que informa cuánto y en qué se destinan los recursos y ayuda a invertir sólo lo necesario en la materia prima, productos o servicios.

Por otro lado, los líderes empresariales agradecen el poder optimizar las ventas mediante el monitoreo de objetivos, el cálculo automático de la rentabilidad de proyectos y la posibilidad de cobrar muncho más rápido de lo habitual. El software facilita, además, llevar la contabilidad al día con las regulaciones fiscales y consultar los reportes financieros de la empresa en cualquier momento. También hace posible facturar y almacenar información fiscal de manera ordenada y segura. En este sentido, otra de sus grandes ventajas es el sistema de auto facturación, que ofrece a los clientes la opción de generar facturas de sus consumos de manera inmediata donde sea que se encuentren. Lo anterior sirve a la empresa como medida de prevención de errores y solicitudes de emisión urgentes.

Todo esto ha llevado a la administración a una nueva etapa, caracterizada por un mayor y más eficiente control de inventarioshttps://www.ijam.com.mx/administracion-de-inventarios/, incluso si hablamos de varias sucursales de las que se requieren informes de la situación actual al mismo tiempo.

Ahora también es más fácil evitar el extravío de productos y el llamado “robo hormiga”. Otra ventaja de este sistema es que se puede monitorear la transferencia de lotes y productos entre almacenes y hacer participar de esta actividad y/o compartir información vía remota a otros miembros de la organización.

La lista de beneficios es extensa y todavía se suman algunos más, de ahí que la adquisición de sistemas como éste pueda considerarse, hoy en día, entre las inversiones prioritarias y más rentables para cualquier compañía.

Tecnología, aliada de las Pymes

Actualizado el 31 de Julio del 2019 por Paola Torres (Publicado el 31 de Julio del 2018)
Cuando hablamos de avances tecnológicos es muy probable que venga a nuestra mente sistemas de inteligencia artificial, drones y alta tecnología al servicio de diferentes industrias. Sin embargo, no siempre vemos que la tecnología puede estar presente en cualquier lugar y ser un factor decisivo para distintos sectores, un ejemplo de ello es el uso de la tecnología en las pequeñas y medianas empresas.

La tecnología se ha convertido en pieza clave para el desarrollo de las Pymes en diferentes aspectos, uno de ellos es en la manera en la que automatizan procesos a través de un software especializado que permite enlazar todas las áreas del negocio, desde la producción, el almacenamiento, la venta, la promoción y la entrega con el cliente.

Este software, también conocido como Sistema ERP https://www.ijam.com.mx/sistema-erp/ (Enterprise Resource Planning) es un sistema de información que ayudan en la gestión del negocio. Uno de los objetivos principales del ERP es recopilar información de las diferentes áreas de la empresa y unificarla en un solo lugar para lograr una integración única de datos.

Aunque el ERP consiste en un programa tecnológico altamente especializado, su uso es muy accesible e intuitivo, por eso su implementación ha sido muy exitosa, ya que prácticamente cualquier persona de la empresa puede utilizarlo después de una breve capacitación.

La manera en la que obtiene los datos, centraliza la información y la procesa, trae grandes beneficios para las Pymes, entre los cuales destacan los siguientes:

-Automatiza los procesos empresariales.
-Fomenta mejores prácticas.
-Integra soluciones de Business Intelligence.
-Une bases de datos en un solo programa.
-Brinda información detallada del estado del negocio, lo cual facilita la toma de decisiones.
-Aumenta la productividad de la empresa.
-Tiene la capacidad de adaptarse a cualquier giro y tamaño del negocio.
-Eleva la colaboración entre los integrantes de la empresa a través de la facilidad de compartir información.
-Brinda una mayor protección de la información, disminuyendo los riesgos de comprometer datos importantes.
-Disminuye los gastos de gestión al tener todo en un único sistema integrado.

Todas las empresas que desean tener un crecimiento integral y sostenible deberían realizar la implementación de un ERP, ya que éste combina herramientas sociales, analíticas y móviles que le ayudarán a ser un negocio competitivo.

Existen diferentes sistema ERP pero uno de los más exitosos por las cualidades que tiene es el sistema SAP https://www.ijam.com.mx/sistema-sap/ el cual está especializado en las Pymes, y con sus módulos desarrollados ayuda a potencializar cada empresa sin importar su giro.

Oficinas libres de papel: una inversión inteligente para empresas y programadores

Actualizado el 31 de Julio del 2019 por Paola (Publicado el 23 de Mayo del 2019)
Si te dedicas a la programación, seguramente estarás enterado(a) de que un sistema de gestión documental https://microformas.mx/sitioweb/microformas-gestion-documental.html a nivel de las organizaciones ofrece un importante campo de trabajo en la actualidad.

El desarrollo de un adecuado Document Management System (DMS), como también es conocido por su denominación en inglés, ha significado para las empresas un salto cualitativo entre la administración de la información como era entendida en el pasado y lo que es en nuestros días: la posibilidad de oficinas sin archiveros atestados, menor pérdida de documentos y en términos generales, la garantía de seguridad de la información en situaciones de crisis como fallas técnicas en el centro de trabajo, sismos, inundaciones e incendios.

Pero los beneficios de la implementación de estos sistemas van más allá del ordenamiento y accesibilidad de la documentación corporativa. Con la digitalización, también se logra una mayor eficiencia en procesos como el intercambio de documentos, el resguardo y formación de un historial con las fechas de modificación de los mismos y la opción de visualizarlos y editarlos vía remota, incluso cuando no se tenga acceso a internet. El software también permite dar seguimiento a las tareas en curso y agiliza el flujo de trabajo.

Además, a la información disponible en el sistema acceden únicamente los usuarios que cuentan con permiso preestablecido, de modo que el sistema de gestión documental lo comprende también de la seguridad física, la protección de datos y contenidos.

Otro punto a favor de estos sistemas es la capacidad para fijar una ubicación centralizada, es decir, que todos los canales por los que circule información hacia adentro o afuera de la compañía, trabajen unidos. Con esta medida se reducen los tiempos de búsqueda de documentos, se evita la fuga de datos y se asegura la privacidad de la información.

El sistema OnBase https://microformas.mx/sitioweb/microformas-ecms-onbase.html es, por su probada eficiencia, uno de los más recomendados. Como la mayoría de los desarrollos que se emplean para estos fines, sus funciones principales son seis: captura, gestión, acceso, integración, análisis y almacenamiento de la información.

Una ventaja que presenta frente a la competencia es que OnBase fue creado mediante un diseño inteligente que vincula la integración de datos con otras tecnologías de la información. Es por eso por lo que, si dominas la implementación de este u otros sistemas, tu oferta de servicios supondrá un beneficio adicional a las empresas, especialmente si puedes capacitar a los trabajadores en el uso del nuevo software.

El software administrativo: comienzo de un clima propicio para el emprendimiento

Actualizado el 31 de Julio del 2019 por Paola (Publicado el 29 de Junio del 2019)
Emprender ahora ofrece ventajas con las que no contaron las generaciones de nuestros padres y abuelos. Pongamos en perspectiva lo siguiente: si en la actualidad una de las causas que inciden en el fracaso de las empresas es la carencia de un adecuado sistema de control de inventarios,https://www.ijam.com.mx/administracion-de-inventarios/ imaginemos lo difícil que era sostener un emprendimiento en tiempos pasados, cuando este y otros procesos organizacionales se llevaban a cabo de manera manual.

Aunque aceptar los beneficios posibles gracias al desarrollo tecnológico es una decisión muy particular de las compañías, siempre es conveniente actualizarse o prestar atención a los nuevos desarrollos para entender de qué manera contribuyen a la optimización de los procesos y el uso efectivo del tiempo, además de la mejora que ambos suponen para la calidad de vida de quienes integran la organización

Sin duda, uno de esos desarrollos que marcaron un antes y un después fue el surgimiento del software administrativo,https://www.ijam.com.mx/software-administrativo/ que revolucionó de manera positiva la gestión de todos los procesos. Por citar solo un ejemplo, tendremos que, en materia de inventarios, estos sistemas permiten monitorear cada operación en tiempo real, además de controlar y coordinar mercancías para asegurar su disponibilidad y correcta localización en las distintas sucursales de un negocio.

De igual modo, el propietario puede contabilizar todos los artículos en existencia, saber dónde se encuentran, cuál es su costo exacto y cuál ha sido el historial de incrementos o caídas en el precio. También podrá disponer de información detallada acerca de cada producto en el inmediato. Esto incluye su composición o materiales, datos de fabricación y procedencia, cuidados, instructivos y advertencias, lo que ofrece al consumidor una mayor confianza en la decisión de compra y a quien comercializa, un descargo de la responsabilidad sobre la interpretación de las políticas de servicio o el uso de determinado producto.

Otro avance vinculado a la implementación de este tipo de software es que al saber exactamente qué cantidad de artículos hay en cada sucursal o almacén, es posible realizar pedidos que respondan justamente a las necesidades de la empresa y evitar, tanto el desperdicio en especie como el robo hormiga o la fuga de recursos.

Por otro lado, es necesario destacar (y celebrar o agradecer) que los sistemas de gestión administrativa conserven toda esta información los servidores de internet o lo que conocemos como “nube” y no en dispositivos electrónicos, asegurando lo que es fundamental para cualquier empresa.
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Curso Gratuito de Diseño Web en Neuquén

Publicado el 3 de Julio del 2019 por Gaspar
Quienes vivan en el Alto Valle de Neuquén y Rio Negro, en la Patagonia Argentina, tendrán la posibilidad de asistir a un curso gratuito de 4 meses de duración que se dictará en Centro de Formación Profesional N°6 de la ciudad de Neuquén Capital.

El cursado comienza en Agosto y se repite a partir de marzo de 2020.

Unidad 1: World Wide Web
Unidad 2: Imágenes
Unidad 3: Lenguaje HTML
Unidad 4: Estilos CSS
Unidad 5: Frameworks
Unidad 6: CMS

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Diseño de paginas web en monterrey

Publicado el 13 de Mayo del 2019 por Pulso
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Para poder posicionarse, aumentar la productividad de su equipo de trabajo, tener un notable incremento de ingresos, así como buscar el aumento en el desarrollo y competitividad empresarial, es de suma importancia dar el salto a las nuevas tecnologías.

En la actualidad aún existen pequeñas y medianas empresas de distintos giros, que todavía se resisten a la actualización y modernización de sus métodos de trabajo, así como adaptarse a la innovación de la tecnología que se presenta constantemente en un mundo con un imparable ritmo de alta exigencia. Rezagarse en ambas situaciones es fatal para el ámbito empresarial, pues si no se avanza será imposible tener mayor productividad y ganancias, con esto llegarán las pérdidas, pues la competencia es basta y no se detiene.

La tecnología dentro de un negocio trae consigo grandes mejoras en cualquiera que sean sus procesos. Esto se puede ver reflejado en mayor efectividad, así como en la reducción de tiempos y la disminución de pasos a seguir para elaborar una sola tarea. De igual forma, la producción de errores es mucho menor. La comunicación empresarial también se ha visto mejorada, lo que significa una mayor productividad y desempeño entre los miembros de su equipo de colaboradores.

Por fortuna, la tecnología ha llegado a distintos ramos de las empresas. Como las nuevas herramientas y softwares de gestión de documentos (sistema de cobro https://requordit.mx/soluciones-departamentales/sistema-de-cobro/, consultoria sap https://www.ijam.com.mx/, entre otras). Pero también se han visto enormes avances tecnológicos en herramientas de producción, formación, comunicación, maquinaría, infraestructura, éstas sólo por mencionar algunas.

Otro de los grandes beneficios de la tecnología en las empresas, organizaciones y compañías, es que no importa cual sea su giro, su posición económica o rubro. Todas pueden gozar de estos avances, ya que cada tipo de herramienta tecnológica es adaptable a cualquiera que sean las necesidades que requiera una empresa, es decir, son personalizadas.

Es importante tener en cuenta que la tecnología no hará milagros por sí sola. El hecho de adquirirla no indica que la empresa tendrá los resultados deseados si no se realiza otra acción como la capacitación al personal. Esto es muy importante, ya que los trabajadores deben recibir instrucciones y entrenamiento de cómo se manejan las nuevas herramientas tecnológicas que les ayudarán a hacer más efectivas y productivas sus funciones.
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