Access - ¡Auxilio! Organizar folios en base de datos

   
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¡Auxilio! Organizar folios en base de datos

Publicado por Mastropiera (1 intervención) el 28/01/2014 16:53:45
¡Hola a todos!

Estoy empezando con esto del Access. En la empresa donde trabajo, hasta el momento, usamos Excel. Lo malo es que utilizamos, creo yo, demasiados archivos que reiteran la misma información, así que tuve la mala idea de ponerme a explorar Access, a mi jefe le gustó y ahora quiere que lo haga. Mala idea, porque por más que leo y leo manuales no logro entender.

Les explico. A la agencia central llegan las facturas con sus respectivas mercaderías, agrupadas en lotes llamados "Folios". Luego, estos folios son repartidos a las agencias de las distintas ciudades, las facturas son despachadas a sus destinos, y luego retornan a las agencias, para ser devueltas a sus respectivos folios y rendidas a la central.

En la maestra central se registra, entonces:
- Fecha de recepción del folio.
- Fecha de envío a agencia respectiva.
- Número de folio
- Cantidad de facturas
- Peso total
- Valor del flete
- Fecha de retorno a la central

En cada agencia se registra:
- Fecha de llegada del folio
- Número de factura (cada uno), y de ahí:
----- cliente
----- ciudad
----- kilos
----- n° de cajas o bultos
----- tarifa por kilo
---- coste total del flete (generalmente, kilos*tarifa)
----- fecha de entrega
----- observaciones (mercaderías devueltas)
- Fecha de rendición del folio a la central.

Ahí es donde me enredo, no logro organizar correctamente las tablas. ¿Debería tener una tabla principal para la agencia central, y tablas diferentes para cada agencia? Pero una vez en cada agencia ¿cómo hago para ingresar los folios?

Auxilioo, por favor... ¡Gracias!
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¡Auxilio! Organizar folios en base de datos.

Publicado por Mxchiguer j.chiguer.v@hotmail.com (65 intervenciones) el 31/01/2014 08:24:33
Hola!, espero haber entendido tu duda y que esta mi respuesta te sirva.
un aspecto importante a considerar cuando se quiere organizar la información con un manejador de bases de datos es importante tomar en cuenta que los pasos operativos deben de convertise en procesos automaticos, la importancia de definir correctamente las tablas de la Base de Datos, nos evitara dolores de cabeza cuando crezca y este en funcionamiento, dicho lo anterior y sin conocer detalles operativos me imagino la construcción de la siguiente manera:
la primer tabla y que me servirá como "Maestra" donde definiremos una campo clave para hacer los seguimientos correspondientes:
1.- Según lo que dices es que "llegan las facturas con sus respectivas mercaderías, agrupadas en lotes llamados "Folios".
En este caso hay mucha información que no se que tan útil es para el control y seguimiento de las mercancías, por ejemplo no se que tan importante es tener la información del proveedor de mi factura y los detalles de las mercancías. (cada concepto seria una tabla distinta) pero no es motivo de tu pregunta, en fin, continuo.
en base a lo que pones y de manera simple yo haría una tabla maestra con las factura que ingresa
Tabla Maestramercancias
OJO: NO DICES SI LOS FOLIOS CORRESPONDEN A MERCANCÍAS DISTINTAS

identificadormaestra--------------------------- podría ser un autonumerioco o bien armar un campo en base a la factura y al proveedor por ejemplo
Número de folio ........................... si esta este dato es único lo tomaría como campo llave
Cantidad de facturas---------------
Fecha de recepción del folio.
Fecha de retorno a la central
observaciones del regreso
Peso total
Valor del flete




Tabla agencias
identificador--------------------------- autonumerioco de la tabla de agencias
identificadormaestra --------------- el mismo de la tabla maestra
Fecha de llegada del folio
- Número de factura (cada uno), y de ahí:
----- cliente
----- ciudad
----- kilos
----- n° de cajas o bultos
----- tarifa por kilo
---- coste total del flete (generalmente, kilos*tarifa)
----- observaciones (mercaderías devueltas)
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