Access - Ayuda para crear base de datos

Hola:

Soy una neófita en la creación de bases de datos, y necesito realizar una. A mi entender creo que será muy sencilla para los que están acostumbrados. Para mí no lo es, y me estoy volviendo loca con asistentes e información de la red. Agradecería mucho que alguien me ayudase en este foro.

Tendríamos primeramente una red de edificios unívocos. Campos: nombre, número de registro de la propiedad, dirección, teléfono, correo electrónico, código postal, persona de contacto para negocios, foto...

Por otra parte tendríamos un catálogo de diferentes productos a instalar y de distintas marcas, esto es, varios monitores con distinta referencia de la marca hitachi, otros de sony, sharp, enchufes de distintas marcas y modelos, clavijas... Campos: código de producto, descripción del mismo, marca y modelo, prestaciones, foto...

En esos edificios comerciales se instalan diferentes productos de los anteriormente citados.

La aplicación, en su formulario principal, debe mostrar las siguientes informaciones: dar de alta un edificio, editar un edificio, eliminar datos del edificio, altas de productos en edificio, bajas, mantenimiento, consultas a nivel de instalación, enlace a informes...

Deberían extraerse diferentes formularios e informes: tipos de dispositivos, altas de nuevos edificios, alta de nuevos dispositivos, revisiones...

¿Cuántas tablas serían las óptimas y cuáles sus relaciones? ¿Cómo hacer que en el formulario se actualicen las informaciones eligiendo una opción en una caja de opciones? Buff, estoy perdidísima.

Agradecería algunos links útiles, pero que expliquen paso a paso las cosas y sin demasiados tecnicismos, o algún ejemplo de base similar...

Muchas gracias por anticipado.

Para diseñar la base de datos y resolver las necesidades que has planteado, es recomendable utilizar varias tablas relacionadas. A continuación, te presento una solución con un diseño básico y las relaciones necesarias.

1. Tabla "Edificios":
- Campos: ID_Edificio (clave principal), Nombre, Número de Registro, Dirección, Teléfono, Correo Electrónico, Código Postal, Persona de Contacto, Foto.

2. Tabla "Productos":
- Campos: ID_Producto (clave principal), Código de Producto, Descripción, Marca, Modelo, Prestaciones, Foto.

3. Tabla "Instalaciones":
- Campos: ID_Instalacion (clave principal), ID_Edificio (clave foránea relacionada con Edificios), ID_Producto (clave foránea relacionada con Productos), Fecha de Instalación, Observaciones.

Con estas tres tablas, podemos establecer relaciones que nos permitan almacenar las instalaciones realizadas en cada edificio y los productos utilizados en esas instalaciones. Ahora, veamos cómo realizar algunas de las consultas e informes que necesitas:

1. Formulario principal:
- Para crear el formulario principal, puedes utilizar el asistente de formularios de Access y seleccionar las tablas "Edificios" y "Instalaciones" como las fuentes de datos principales. En este formulario, podrás realizar las acciones de dar de alta un edificio, editar un edificio, eliminar datos del edificio, realizar altas y bajas de productos en edificios, y realizar consultas a nivel de instalación.

2. Caja de opciones para actualizar información:
- Para tener una caja de opciones en el formulario que permita actualizar información, puedes agregar un control "Cuadro de opciones" desde la pestaña "Diseño" en el formulario. Luego, puedes asignar diferentes opciones a cada botón de la caja de opciones, por ejemplo, "Alta de Edificio", "Editar Edificio", "Alta de Producto", etc. Dependiendo de la opción seleccionada, puedes abrir formularios específicos para cada tarea o realizar otras acciones como consultas o actualizaciones.

3. Formularios e informes:
- Puedes crear formularios adicionales para las altas de nuevos edificios, altas de nuevos dispositivos y revisiones utilizando el asistente de formularios.
- Para los informes, puedes utilizar el asistente de informes para seleccionar las tablas e información que deseas mostrar en cada informe.

Espero que esta guía te ayude a empezar con tu base de datos. Para obtener un tutorial paso a paso y más ejemplos específicos, te recomiendo que consultes la sección de ayuda de Access, que generalmente ofrece tutoriales y ejemplos fáciles de seguir para usuarios principiantes. También puedes buscar tutoriales en línea utilizando términos como "crear base de datos en Access" o "diseño de base de datos en Access para principiantes". ¡Buena suerte en tu proyecto!