Access - PROBLEMA EN LA VINCULACION DE TABLAS Y FORMULARIOS

Buenos días a todos,

Mi duda es la siguiente:

Tengo una base de datos access, creada para controlar los ingresos y egresos de una empresa. Mi idea original fue la de crear dos formularios distintos para almacenar los ingresos en una tabla y los egresos en otra. El formulario de ingresos y el almacenamiento de los datos en su tabla respectiva no me ha supuesto ningún problema.

En donde tengo problemas es en la elaboración del formulario egresos:

1- Access me permite tomar los datos de otras tablas para la elaboración del formulario; así cuando voy a efectuar un pago puedo desplegar una ventana del cuadro combinado que asocia la tabla de acreedores y escoger el acreedor al que se asocia el pago mencionado. Pero ocurre que mis acreedores no están todos en una sola tabla; en realidad existen diferentes tablas de acreedores debido al tipo de actividad de la empresa (ejemplo: existen tablas de profesores, proveedores, acreedores, coordinadores, secretarias, todas ellas de forma independiente)

A diferencia de los ingresos, en los que podía asociar el ingreso a una única tabla de deudores (ya que no había una clasificación de ellos) y por lo tanto desplegar el listado de los mismos en el formulario respectivo y escogerlo, en el caso de los acreedores y al tener varias tablas no sé cómo visualizar todo el listado de ellos para escoger directamente al acreedor. Todo esto entendiendo que al elaborar el formulario y diseñar el cuadro combinadp de acreedores, access sólo me permite tomar los datos de una única tabla a la vez.

2.- Adicionalmente es posible que en algún momento tenga que efectuar un pago a alguno de mis deudores (Ej: por un abono). Al encontrarse los ingresos en una tabla diferente, no sé cómo relacionar ese pago y restarlo de los ingresos recibidos de ese deudor.

Agradezco de antemano la ayuda que puedan prestarme ya que necesito resolver este problema urgentemente.

victor

Para manejar la situación de tener múltiples tablas de acreedores y poder relacionar pagos con ingresos en una base de datos de Access, aquí hay una estrategia que podrías seguir:

1. Unificar las tablas de acreedores:
En lugar de tener múltiples tablas de acreedores independientes, considera crear una única tabla que contenga todos los acreedores, y agrega un campo que indique su tipo (profesores, proveedores, coordinadores, secretarias, etc.). Esto te permitirá unificar la información y facilitar su manejo en los formularios.

2. Tabla de transacciones:
Crea una tabla de transacciones que registre tanto los ingresos como los egresos. Esta tabla tendría campos como Fecha, Tipo (Ingreso/Egreso), Monto, Descripción, etc. También tendría un campo que se relacione con la tabla de acreedores, de modo que puedas vincular cada transacción con el acreedor correspondiente, independientemente de su tipo.

3. Formulario de egresos:
En el formulario de egresos, utiliza un cuadro combinado para seleccionar el acreedor. Puedes utilizar una consulta que una todas las tablas de acreedores en una sola lista, utilizando el campo de tipo para identificar el tipo de acreedor. Esto te permitirá mostrar un listado de todos los acreedores en un solo cuadro combinado.

4. Relacionar pagos e ingresos:
Para relacionar pagos y ingresos de un mismo acreedor, debes asegurarte de que ambos estén correctamente registrados en la tabla de transacciones. Cuando registres un ingreso, asegúrate de vincularlo al acreedor correspondiente y de la misma manera, cuando registres un egreso (pago), vincúlalo al acreedor adecuado. De esta manera, podrás calcular los saldos y realizar seguimiento de las transacciones para cada acreedor.

5. Consultas y reportes:
Utiliza consultas para obtener información consolidada de ingresos y egresos por acreedor, así como para calcular los saldos pendientes. También puedes diseñar reportes que muestren la información de manera clara y organizada.

Un enfoque más avanzado sería utilizar relaciones y consultas para realizar cálculos y presentar informes más complejos, pero esta estrategia básica debería ayudarte a resolver los problemas urgentes que mencionaste. A medida que te familiarices más con Access, podrás mejorar y personalizar aún más tu sistema de control de ingresos y egresos.