Microsoft Project - % de Avance Previsto al día de la fecha

He visto por los mensajes del foro que este es un tema controvertido. Aquí dejo mi humilde aportación por si le puede servir a alguien:

IIf([Comienzo]>Date();0;IIf([Fin]<Date();100;((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100))

Con esta fórmula insertada en un campo de Número, nos da el % Completado Previsto al día de la fecha que tenga el Sistema, (la fecha del ordenador). Si el comienzo es posterior, nos da 0 y si el fin es anterior, nos da 100.

Evidentemente este porcentaje se refiere a la duración.

Y aprovecho para hacer una pregunta que está relacionada:

¿Cómo puedo hacer que este campo calculado se muestre con valores porcentuales?, (73,45% en lugar de 73,45).

Saludos.

Hola Antonio,

para que se muestre con el % puedes incluir la fórmula de la siguiente forma en un campo personalizado de texto:

IIf([Comienzo]>Date();0;IIf([Fin]<Date();100;round(((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100))) & " %"

Como comentas, el tema es controvertido por múltiples razones y comento 2 de ellas

- este % Completado Previsto al día de la fecha del sistema se refiere al plan Programado o Actual, pues también puede haber otra fórmula similar referida a una Línea de base o Plan previsto con anterioridad y que no es el actual. Me refiero al que incluiría los campos Comienzo de Línea base o Comienzo previsto (según versión de Project 2010 o anteriores) y Fin de Línea base o Fin previsto. Recordemos que la Línea de base es una foto o copia que se hace al proyecto en un momento determinado y que solo sirve para compararse con el Plan actual.

- si la tarea en cuestión ha tenido días de interrupción en el pasado (días no trabajados), este tipo de fórmulas no calcularían ese % Completado teórico que habría que llevar a la fecha, pues está considerando que se trabaja todos los días desde el comienzo a la fecha y eso puede no ser así en alguna ocasión.

Saludos

Ignacio Martín - MVP

imartin@epmconsultores.com
http://www.epmconsultores.com
http://www.forodeproject.blogspot.com.es

Hola Ignacio,

Efectivamente, tiene algunos inconvenientes como los que comentas, pero creo que las ventajas superan a los inconvenientes. Con esta columna junto a la columna de % Real se aprecia el desfase entre lo Programado y lo Realizado de una forma muy visual casi como en las Curvas de Progreso. Las actividades partidas normalmente son pocas o inexistentes, al menos en los programas con los que yo trabajo, y en todo caso se puede hacer una advertencia sobre la inexactitud en las tareas partidas.

Como bien dices, se puede repetir la columna para la línea base dejándolo claro en el título.

La fórmula que tu propones para reflejar el símbolo "%", tiene el inconveniente de que anula los decimales y en tal caso, yo prefiero mantener el número con decimales aunque no aparezca el símbolo. He intentado algún truco para que aparezcan los decimales y el símbolo pero no lo consigo. Lo que si he descubierto es que tu fórmula funciona igual si sustituyes "round" por "val", ¿Porque?, pues no le encuentro explicación porque round es una función de redondeo y Val de conversión de valores de texto en numéricos y aparentemente no tienen nada que ver la una con la otra.

Gracias y Saludos

Hola Antonio,

con la siguiente fórmula puedes mostrar 2 decimales

IIf([Comienzo]>Date();0;IIf([Fin]<Date();100;ROUND(((Date()-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))*100;2))) & " %"

Nota.- Si en la función Round no se especifica el número de decimales a mostrar, no muestra ninguno. En la fórmula aparece indicado con la expresión ;2

Añadiendo más observaciones a la fórmula hay que tener en cuenta que no considera los días no laborables del calendario del proyecto, ni tampoco el de los recursos si estuvieran asignados.

Otra observación: Project considera la fecha actual Date() a las 00h del día

Por último comentar que la función Round o Rnd en MS Project redondea los decimales y la función Val trunca dejando sólo enteros. Así por ejemplo en un campo personalizado numérico de MS Project ocurre que: Val(20/3)=6 y Round(20/3)=7

Saludos

Ignacio Martín - MVP

imartin@epmconsultores.com
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Hola de nuevo,

Fíjate Ignacio que la primera opción que intenté para mostrar los decimales fue la de colocarle el 2, de forma similar a Excel, pero tuve el error de ponerlo detrás del primer paréntesis y cuando me dió fallo no lo intenté mas pensando que Project no asumía esa opción. Project no te da tantas pistas como Excel cuando tienes un error.

En mi caso no me afecta el tema del calendario ya que en el que yo uso hay 7 días a la semana de trabajo y 56 horas, las 52 semanas del año. No tengo recursos y además esta es una práctica habitual en mi trabajo. Normalmente no se utilizan los recursos, con lo cual el calendario con festivos sólo sirve para complicarte la vida.

Esta fórmula ahora me servirá para aplicar a otra que vengo usando desde hace mucho tiempo para mostrar el % Real, ahora sí, con decimales y símbolo de %:

IIf([Duración]=0;0;ROUND([Duración real]/[Duración]*100;2)) & " %"

De esta forma, en una columna aparece el % Previsto y al lado en otra columna, el Real, ambos con decimales.

Gracias y saludos

Hola,

Investigando sobre el tema, conseguí una fórmula que soluciona el tema del Calendario para el cálculo del progreso Previsto al día de la fecha actual:

Str(IIf([Fin]<=Date();100;IIf([Comienzo]>Date();0;Round((100*(ProjDateDiff([Comienzo];date();"Estándar"))/[Duración]);2)))) & "%"

He puesto el calendario Estándar pero si no se pone nada en ese término, toma el calendario por defecto que tenga el Proyecto y hace el cálculo con los días laborables según el calendario especificado.

Saludos

Hola, buenas tardes...

Necesito generar un programa de obra donde se vea el porcentaje real o completado y el porcentaje planeado, estuve leyendo sus comentarios, utilice la formula que descrubes arriba pero me sale un anuncio de error en el punto y coma despues del primer 100, sabes porque es eso.

Esta formula segun entiendo es para que desprecie del calculo del % planeado el tiempo donde no tengo programadas actividades en la obra. Si no es asi me pudieran sugerir alguna solucion.

Estuve utilizando la siguiente formula:

IIf([Comienzo de línea base estimado]<50000,IIf(datediff("d",[Fecha de estado],[Comienzo de línea base estimado])<0,IIf(datediff("d",[Fecha de estado],[Fin de línea base estimado])>0,((Projdatediff([Comienzo de línea base estimado],[Fecha de estado])/([Duración de línea base estimada]))*100),100),0),0)

El problema es que si yo tengo en mi programa dias o semanas donde no tengo actividad esta formula me arroja un porcentaje de avance y considero que puede ser un error.

Saludos

Antonio, buena tarde!
¿Por qué al momento de utilizar la fórmula que comentas arriba y compararla con una columna de % completado se obtiene un menor % con la fórmula?

¿Cómo puedo hacerle para manipular los valores de la columna realizada con la formula en mención)

Buen día,
Una consulta, estoy empezando a utilizar esta formula para el % esperado: IIf([Fecha actual]<[Comienzo];0;IIf([Fecha actual]>[Fin];100;(ProjDateDiff([Comienzo];[Fecha actual];[Calendario del proyecto])/[Duración])*100))
Sin embargo tengo una duda, por que cuando las tareas en el % esperado y el % completado son iguales, los avances de la tarea resumen son diferentes?.
Agradezco sus comentarios
Marcelo

Hola Marcelo.

En Microsoft Project, el % completado de una tarea de resumen se calcula como la proporción en tanto por ciento del sumatorio de todas las Duraciones reales de las tareas que agrupa, respecto el sumatorio de todas las Duraciones de esas mismas tareas. Por lo tanto, no tiene nada que ver con la fórmula que muestras del % esperado, que lo que hace simplemente es ver que porcentaje supone la longitud de la barra desde su Comienzo a la Fecha de estado(Fecha actual no es adecuada) respecto a su longitud total, siendo la magnitud de la longitud los días laborables correspondientes contados en el calendario del proyecto.

De alguna manera las tareas de resumen ponderan los avances de las barras de cada en función de su tamaño, es decir se le da más peso al 20% por ejemplo de una tarea de 20 días que a una de 4 días.

La fórmula del % esperado NO ES APLICABLE A TAREAS DE RESUMEN, y aún así es altamente imprecisa, pues solo tiene validez cuando se cumplen varias circunstancias de la tarea (no hay interrupciones, si hay asignaciones de recursos deben de coincidir los calendarios y ser lineal la distribución del trabajo, no debe de haber fechas de restricción que afecten al cálculo, ...).

Además, se supone que los datos reales suministrados se corresponden a una Fecha de estado o monitorización, que normalmente es anterior a la fecha actual, por lo que salvo raras excepciones utilizar dicha Fecha actual es otro error.

En la entrada-vídeo % completado esperado según programación en Microsoft Project, cuyo enlace es:

https://forodeproject.blogspot.com.es/2014/06/completado-esperado-segun-programacion.html

se muestra un método artesano, pero rápido y efectivo que no admite error, ya que es como lo calcularía Microsoft Project.

Saludos.