Microsoft Project - Duración Project

Buenas tardes,

Quisiera consultar una duda: Para una tarea en específico en la línea base indiqué que tendría una duración de 1 día. La actividad la inicié antes de lo estipulado y tiene un avance de 25%, sin embargo aún la tarea no ha sido completada y tiene unos 5 días ya de iniciada; project en la duración me indica 0,5 días, en vez de 5 (que es lo que va de tiempo). A qué se debe esto? Por qué no me contabiliza los días reales?

Quedo atenta

Saludos

Hola Gabriela, con mucho gusto paso a responder tu pregunta, recomendándote trabajar de la siguiente manera:

1-Tenemos estas cuatro partidas que inician el 22/10/18, la TAREA 3 en este ejemplo tiene una duración de 1 día como lo mencionas en tu pregunta y un fecha de inicio el 25/10/18



2-Ya estando en tu Vista de Gantt de Seguimiento, después de establecer tu línea base, hacemos el control y seguimiento en este caso dos días después de iniciadas las labores, debemos entonces establecer nuestra fecha de estado finalizado el día 23/10/18 (línea vertical continua color rojo)



3-Para ingresar tus avances debes dirigirte Vista>>Tablas>>Seguimiento, insertar las siguientes filas que aparecen en la imagen y debes tener en cuenta que la Duración Real siempre será como su mismo nombre lo dice: Real.

En este caso para la TAREA 1 digitas en la casilla Duración Real, 2 días, ya que es el número de días que ha transcurrido desde que inició dicha tarea hasta la Fecha de Estado (sea cual sea su estado en la obra: atrasada, adelantada o con el rendimiento correcto), automáticamente Project te generará en Días Restantes la cantidad de 2 días ya que Duración=Duración Real+Duración Restante>>>Duración Restante=4días-2días=2días.

Porcentaje completo aparecerá al 50%, ya que %Completo=Duración Real/Duración >> %Completado=2días/4días=50%. Ya que la TAREA 1 marcha correctamente no modificaremos más.



4-Como indicas que tu TAREA 3 de duración 1 día comienza días antes de su comienzo previsto (que estaba establecido el Jueves 25/10/18) supondremos en este caso que empezará dos días antes es decir el Martes 23/10/18, para ello ingreso a la Información de dicha tarea y en la pestaña Predecesoras hago el cambio correspondiente modificando la Post Posición de 3 días a 1 día.



5-Ahora bien, tal como se puede apreciar a simple vista en la cuadrícula, ha transcurrido 1 día desde que inició la TAREA 3 hasta nuestra Fecha de Estado (independientemente del estado de avance de esa tarea como mencioné anteriormente) para lo cual procedemos entonces a digitar en Días Reales la cantidad de 1 día, automáticamente Project te mostrará en Duración Restante 0 días y en %Completado la cantidad de 100% por las fórmulas antes explicadas.



6- Finalmente en base a tu rendimiento en campo sabes que dicha TAREA 3 tiene un %Completado de 25% y no de 100% como tenemos hasta el momento, con ese mismo rendimiento sabrás entonces la nueva duración que tendrá tu tarea, en este caso al ritmo que se viene trabajando necesitarás 3 días más de trabajo, es entonces que procedo a digitar en Días Restantes la cantidad de 3 días, con lo cual Project genera en mi %Completado el valor de 25% y en Duración 4 días.

P.D.: Recuerda que para ver los días que han transcurrido desde que inición tu tarea no debes hacerlo con la columna Días Reales sino con la columna Duración.



Espero haberte ayudado, te he dejado un mensaje, espero lo leas y sigas interesándote por esta hermosa herramienta como lo es el Microsoft Project.

Alfonso,

Muchas gracias por la respuesta!

Es decir, que Project no calcula directamente las duraciones al hacer modificaciones? Es decir, si no sigo lo establecido en la linea base al pie de la letra, yo misma debo ingresar los días en duraciones restantes y duraciones reales para las tareas?

Quedo atenta

Saludos

Gabriela, la línea base es una foto de la programación que realizaste antes de iniciada la obra en base a tus recursos tanto humanos como equipos, entre otros; en base al rendimiento de cada cuadrilla, a tu experiencia, costos de materiales en ese momento, entre otros.

Luego de ello inicia la obra y lo ideal sería que marche tal como lo programaste al comienzo, pero sabemos que eso no sucederá jamás porque pueden haber muchos factores que cambien los cálculos estimados que realizaste. Por ejemplo debes controlar diariamente o aleatoriamente los rendimientos del personal para poder retroalimentar tu cronograma y compararlo con tu linea base a través de la Tabla Variación o a través de gráficos donde puedas visualizar como van tus curvas de tiempo y dinero.

En cuanto a los Días Restantes, te dejo el siguiente ejemplo:

PLANEAMIENTO Y PROGRAMACIÓN
Supongamos que tienes la actividad EXCAVACIÓN con un metrado total de 20 m3, para esta actividad estimaste 1 Peón con un rendimiento de 4 m3 por día (esto es un cálculo aparte que podría hacer en Excel por ejemplo), entonces podríamos decir que dicha actividad tendrá una duración 5 días ya que >>> Duración=Metrado/Rendimiento >>> Duración=20m3 / 4m3/día >>>Duración=5días. Entonces a tu tarea EXCAVACIÓN colocarás 5días de duración en la programación que estás elaborando.

CONTROL Y SEGUIMIENTO
Terminaste de hacer tu programación y creas tu línea base ya que el proyecto está por iniciar y es donde te toca hacer un control para poder verificar tus tiempos y tus costos. Fuiste a campo al final del primer día del proyecto a controlar el avance de la tarea EXCAVACION y con una cinta métrica y agenda en mando calculaste un avance de 2 m3 cuando en realidad debió ser 4m3, esto se pudo haber debido a cualquier razón ya sea clima, calidad del suelo, etc.

Vas a tu oficina y al colocar la Fecha de Estado al final del primer día colocarás en Días Reales la cantidad de 1 día ya que es 1 día el que ha transcurrido independientemente si la tarea está atrasada o adelantada. Sii la tarea va a su rendimiento estimado es decir a 4m3/día ya no modificarás nada más ya que todo marcha bien pero en este caso la tarea ha tenido un rendimiento menor al estipulado para lo cual tendrás que calcular la nueva duración restante ya que es obvio que si seguimos trabajando con ese rendimiento ya no terminaremos en los 5 días calculados inicialmente sino que serán logicamente más días.

Para ellos tienes entonces al finalizar tu primer día un Metrado restante de 18m3 y un nuevo rendimiento de 2m3, tus días restantes serán entonces Días Restantes=Metrado Restante/Nuevo Rendimiento >>> Días Restantes=18m3 / 2m3/día = 9días, entonces la casilla de Días Restantes sería modificada a 9 días.

P.D.: En caso que desees terminar tu tarea en el tiempo estimado inicialmente para no afectar tu ruta crítica tendrías que aumentar tu cuadrilla de 1 Peón a 2 o 3 Peones según lo requieras y el rendimiento entonces se duplicará o triplicará según sea el caso y con esto podrías finalizar la tarea la fecha establecida. Con esto lograrías mantener el tiempo estimado pero habría perdida de dinero por los peones contratados adicionalmente.

Suerte.

Hola Gabriela.

Existen varios métodos para actualizar una tarea, excluyendo en este caso, el método de horas de trabajo de los recursos.

Si la tarea va según lo programado (su duración y rendimiento se mantiene con la misma estimación anterior), al actualizar el estado de la tarea, debes introducir los valores de una cualquiera de estas 2 opciones, según tu conveniencia:

A) Duración real (días reales trabajados)
B) % completado (100 x Duración real / Duración)


Si la tarea no va según lo programado porque el rendimiento actual es distinto al programado, o se reestima y cambias su duración, entonces debes introducir los valores de una cualquiera de estas 5 opciones:

A) Duración real y nueva Duración restante (días que faltan) Importante: Por ese orden.
B) Duración real y nueva Duración (días totales = días reales + días restantes). Importante: Por ese orden.
C) Nueva Duración y % completado Importante: Por ese orden.

D) % completado y Duración real (*)
E) % completado y nueva Duración restante (*)

(*) IMP: Estos valores se deben introducir de forma simultánea, y esto es posible únicamente desde el formulario Actualizar tareas, en pestaña Tarea > Programación > Actualizar según programación > Actualizar tareas. Importante: Los 2 valores a introducir deben estar escritos antes de pulsar Aceptar en el formulario.



Nota.- Para facilitar esta última opción, podría situarse dicho botón en algún lugar de las barras de herramientas, o en la misma Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

Comentarios:

- Conviene recordar que el % completado se refiere a la proporción de tiempo gastado en la tarea sobre el total para completarla, y no una proporción de la ejecución material o producto físico terminado.

- Utilizar el % completado como valor estimado por el usuario para introducirlo como avance de la tarea, suele ocasionar errores, dado que puede corresponder a una Duración real, o días trabajados que superan los posibles hasta la Fecha de estado o actualización.
Nota.- La opción o botón Actualizar según programación de la tarea a la Fecha de estado, nos muestra automáticamente el valor del % completado a la fecha de estado, correspondiente a la tarea seleccionada, sin posibilidad de error.

- Elegir qué método y opciones se deben utilizar para hacer el seguimiento de las tareas es una decisión del jefe de proyecto, según el escenario y posibilidades existentes en cada proyecto.


Saludos.