3.Contactos:

En vez de tener que utilizar las típicas y engorrosas agendas o los listines telefónicos en los que tenemos los datos telefónicos, direcciones y otros datos importantes. Con este programa podremos crear y mantener un directorio a nivel personal y a nivel profesional en una lista de contactos, que guardaremos en la carpeta Contactos. Podremos acceder a esta carpeta siempre que necesitemos disponer de alguno de los datos allí incluídos.

En esta carpeta, la información básica aparece por omisión en forma de tarjetas de visita en la vista Tarjetas de visita. Estas tarjetas están organizadas en orden alfabético para así poder facilitar la búsqueda de un contacto. Para acceder más rápidamente, podemos pulsar la solapa que contiene su letra inicial.

· Iniciar la lección

1. Iniciar Outlook utilizando nuestro perfil (cuando se enciende al ordenador éste nos muestra un nombre y una contraseña, este sería nuestro perfil).


2. En la barra Outlook, pulsaremos el icono Contactos del grupo Outlook. Ahora nos aparecerá una pantalla.

· Recorrer la lista de contactos
Los pasos serían los siguientes:

1. Pulsaremos la solapa D a la derecha de las tarjetas de visita. Entonces aparecerán las entradas de los contactos que comiencen con la letra D.


2. Pulsaremos la solapa S.


3. Podremos ir haciendo esto cada vez que busquemos un nombre.

· Crear un contacto

Anteriormente habíamos añadido una dirección de correo electrónico internet para Maite Pérez, ahora crearemos un nuevo contacto para Maite Pérez para que podamos localizara también por correo electrónico o por su número de teléfono.

Los pasos son los siguientes:

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nuevo contacto. Entonces nos aparecerá un formulario Contacto en blanco.


2. Maximizaremos el formulario Contacto.


3. En el cuadro Nombre completo, escribiremos Sra. Dña. Maite Pérez y pulsaremos TAB. El punto de inserción pasará al campo Puesto.


4. Escribiremos Secretaria dpto. Canaricultura, pulsaremos TAB y escribiremos Asociación Canaricultura.


5. Pulsaremos Dirección. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Comprobar la dirección.


6. Rellenaremos los detalles que mostramos a continuación:

En este cuadro	Escribir
Calle C.P. Ciudad Provincia o estado País	Cerdeña, 75 08.013 Barcelona Barcelona España

7. Pulsaremos Aceptar. La dirección aparecerá en el cuadro Dirección.


8. En el cuadro Teléfono Trabajo 1, escribiremos (93) 308.76.31


9. En la barra de herramientas Estándar pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Editar contactos

Los nombres, puestos, direcciones y números de teléfono de los contactos cambian frecuentemente en el mundo de los negocios, pero con este programa resultará sencillo mantener actualizada la información de un contacto. Podemos editar una tarjeta de visita o abrir la ficha del contacto para editarla con mayor detalle.

• Cambiar la vista.- Vamos a cambiar la vista de estos contactos, para ello haremos los pasos siguientes:

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual. Y nos aparecerá una lista de vistas disponibles.


2. Seleccionaremos Tarjetas de visita detalladas. Ahora estas tarjetas aparecerán detalladas.

• Editar una tarjeta de visita.- Vamos a realizar cambio en una entrada de contactos escribiendo directamente la información en una tarjeta de visita de nuestra lista de contactos. Los pasos serán los siguientes:

1. En el visor de información, pulsaremos la entrada del contacto, «Pérez, Maite». Aparecerá seleccionada esta tarjeta de visita.


2. En la tarjeta, pulsaremos el cuadro Puesto. Ahora aparecerá un cuadro punteado alrededor del cuadro Puesto de la tarjeta de visita y el puntero pasará a ser un punto de inserción.


3. Arrastraremos el ratón para seleccionar el texto «Secretaria». Si pulsamos 2 veces el texto, abriremos la ficha de este contacto.


4. Escribiremos Secretaria dpto. canaricultura y pulsaremos INTRO. Esta tarjeta se actualizará.

· Añadir información a un contacto

Vamos a abrir la ficha de un contacto y añadiremos más información utilizando el formulario contacto.

1. Pulsamos 2 veces la tarjeta de visita de «Pérez, Maite». Se nos abrirá el formulario contacto de Maite Pérez.


2. Pulsamos la flecha del cuadro Teléfono Particular. Nos aparecerá una lista de tipos de números de teléfono.


3. Seleccionaremos Principal. El texto del cuadro de lista será ahora Principal.


4. Escribiremos (988) 41.79.85 y pulsaremos TAB dos veces. El punto de inserción pasará al cuadro Fax del trabajo.


5. Escribiremos (988) 41.80.85.


6. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Añadir una dirección de correo electrónico a un contacto

Sin abandonar esta carpeta, podemos añadir direcciones de correo electrónico desde nuestra Libreta de direcciones. En la lección 2: Correo electrónico añadimos en nuestra libreta de direcciones una dirección de correo electrónico de Internet para Maite Pérez. Ahora, añadiremos esta dirección de correo electrónico en la ficha de contacto de Maite Pérez. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

1. Pulsaremos 2 veces la tarjeta de visita de Maite Pérez.


2. Pulsaremos el botón de Libreta de direcciones que está a la derecha del cuadro Correo electrónico 1. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar nombre.


3. Pulsaremos la flecha desplegable del cuadro Mostrar los nombres que figuran en y seleccionaremos Libreta de direcciones. Aparecerán los nombres de nuestra libreta personal de direcciones.


4. Pulsaremos Maite Pérez y después pulsaremos Aceptar. Este nombre aparecerá subrayado en el cuadro Correo electrónico 1. Aparece subrayado porque ha sido contrastado con los nombres de la libreta de direcciones y es una dirección de correo electrónico válida.


5. En el cuadro Correo electrónico 1, utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar sobre Maite Pérez. Nos aparecerá un menú abreviado.


6. Pulsaremos Propiedades. Ahora nos aparecerá un cuadro de diálogo Propiedades de Maite Pérez con nuestra dirección de Internet.


7. Pulsaremos Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.


8. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. Se cerrará el formulario Contacto la dirección de correo electrónico Internet de Maite Pérez se ha añadido a nuestra tarjeta de visita.

     3.2 Incluir información personal sobre un contacto.- Cuando rellenamos una entrada de un contacto, utilizamos siempre los campos que proporciona la ficha General para introducir la información más básica sobre el contacto, como su nombre, su puesto y su dirección. Pero si queremos añadir a un contacto información más personal, desde fechas de cumpleaños y aniversarios a nuestras propias notas sobre una persona en concreto, podemos decidir si queremos o no que dicha información aparezca en la tarjeta de visita.

· Añadir notas a un contacto

Vamos a añadir notas a la ficha del contacto Maite Pérez, secretaria del dpto. de canaricultura de la Asociación de Canaricultores.

1. Pulsaremos 2 veces la tarjeta de visita de «Pérez, Maite». Se nos abrirá un formulario de contacto de Maite Pérez.


2. En el área de notas de la parte inferior del formulario, escribiremos Los viernes no está localizable.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. Se cerrará el formulario contacto.

· Añadir una fecha personal a un contacto

Vamos a mostrar los campos personales disponibles para un contacto y añadir la fecha de cumpleaños.

1. Pulsamos 2 veces la tarjeta de visita de «Pérez, Maite»


2. Pulsamos la solapa Todos


3. Pulsamos la flecha desplegable Seleccionar de, nos desplazamos hacia abajo en la lista y seleccionamos Campos personales. Los campos disponibles para información personal sobre el contacto aparecerán en formato de tabla.


4. En el campo Cumpleaños, pulsaremos 2 veces la palabra Ninguna para seleccionarla.


5. Escribiremos la fecha del cumpleaños.


6. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Mostrar los campos adicionales en las tarjetas de visita

En vista de que queremos añadir más fechas de cumpleaños en nuestros contactos, sería interesante verlas en las tarjetas de visita. Así que vamos a añadir un campo Cumpleaños a la lista de campos visibles.

1. En el menú Ver, pulsaremos Mostrar campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar campos.


2. Pulsar la flecha desplegable del campo Seleccionar campos disponibles en y elegir Campos personales. Nos aparecerá una lista de los campos disponibles para mostrar información personal sobre un contacto.


3. En la lista Campos disponibles, pulsaremos Cumpleaños.


4. Pulsaremos Agregar. Y este campo, se añadirá al final de la lista Mostrar los campos por este orden.


5. Pulsaremos Aceptar.

     3.3 Organizar los contactos.- Anteriormente habíamos organizado los mensajes de correo electrónico, pues ahora también vamos a organizar nuestros contactos.

· Guardar una vista personalizada

Vamos a guardar los cambios realizados en la vista Tarjetas de visita detalladas con un nuevo nombre, de forma que el campo Cumpleaños aparezca siempre cuando apliquemos esta vista personalizada.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el cuadro Vista actual para resaltar el texto.


2. Escribiremos Fechas personales y pulsaremos INTRO. Este será el nombre de la vista personalizada que estamos creando. Aparecerá el cuadro de diálogo Copiar vista.


3. En el área Puede usarse en, pulsaremos el botón de opción «Esta carpeta, visible sólo para mi». Eso quiere decir que sólo usted la puede ver.


4. Pulsaremos Aceptar.

· Cambiar de vista

Ahora vamos a probar la vista Fechas personales que acabamos de crear, pasaremos a otra vista y la volveremos a dejar como estaba.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha desplegable del cuadro Vista actual y seleccionaremos Lista de teléfonos.


2. Volveremos a pulsar la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos fechas personales.

· Reorganizar las columnas en una vista de tabla

Vamos a ver nuestros contactos en forma de tabla y después reorganizaremos las columnas disponibles, porque nos interesa que los números de teléfono de nuestros contactos aparezcan directamente junto a sus nombres.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha desplegable del cuadro Vista actual y seleccionaremos Lista de teléfonos. Nuestros contactos aparecerán con la vista Lista de teléfonos.


2. La desplazaremos hacia la derecha hasta que esté visible la columna Teléfono Trabajo.


3. Arrastraremos el encabezado de la columna Teléfono Trabajo hacia la izquierda y lo colocaremos a la derecha del encabezado de la columna Nombre completo. Mientras arrastramos el encabezado de la columna, aparecerán encima y debajo 2 flechas rojas, que nos indican dónde se colocará cuando suelte el botón del ratón.


4. Soltaremos el botón del ratón. La columna Teléfono Trabajo aparecerá a la derecha de la columna Nombre completo.

· Restaurar una vista estándar

Vamos a restaurar los valores originales de la vista de Lista de teléfonos.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y volveremos a seleccionar Lista de teléfonos. Nos aparecerá un mensaje preguntán-donos si deseamos guardar o descargar la configuración actual de la vista.


2. Hay que asegurarse de que está seleccionado el botón de opción Descartar la configuración actual de la vista. Las columnas volverán a su orden original.

· Eliminar una vista personalizada

Si decidimos que no necesitamos más una vista personalizada, podemos eliminarla. A continuación explicamos como hay que hacerlo:

1. En el menú Ver, pulsaremos Definir vistas. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Definir vistas para Contactos.


2. En el cuadro Vistas de la carpeta Contactos, pulsaremos la vista Fechas personales.


3. Pulsaremos Eliminar y después pulsaremos Aceptar para confirmar la eliminación. Entonces esta vista se borrará.


4. En el cuadro Vistas de la carpeta Contactos, tenemos que asegurarnos de que tengamos seleccionada Tarjetas de visita.


5. Pulsaremos Aplicar vista.

· Archivar una tarjeta de visita de forma diferente

Ahora, vamos a archivar varias tarjetas de visita con el nombre de una empresa, en lugar de incluir los nombres de las personas, porque tiene varios contactos en una empresa concreta y desea poder localizarlos rápidamente.

1. Pulsaremos la tarjeta de visita «Pérez, Maite» para seleccionarla.


2. Mantendremos pulsada la tecla CTRL y utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar la tarjeta de visita «Castro, Inés». Seleccionaremos ambas tarjetas de visita y aparecerá un menú abreviado.


3. Pulsaremos Abrir.


4. Pulsaremos la flecha Archivar como en la ficha General. Aparecerá una lista desplegable de opciones para archivar.


5. Seleccionaremos Canaricultura.


6. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.


7. Pulsaremos la flecha Archivar como y seleccionaremos Canaricultura.


8. Guardaremos y cerraremos el formulario contacto.

· Impresión de una lista de contactos

Si queremos realizar una copia de nuestros contactos, también podemos hacerlo, y podremos elegir entre una gran variedad de formatos de impresión para que la información de nuestros contactos se imprima de la forma más útil para nosotros.

1. En el menú Archivo, pulsar Imprimir. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Imprimir.


2. En el área de Estilo de impresión, nos desplazaremos hacia abajo y seleccionaremos Estilo de lista de teléfonos. Así imprimiremos una lista que sólo contendrá nombres de contactos y sus números de teléfono.


3. En el área Intervalo de Impresión, nos tenemos que asegurar de que esté selecciona-do el botón de opción Todos los elementos y pulsaremos Aceptar.

     3.4. Comunicar cosas a los contactos.- Si hemos introducido direcciones de correo electrónico para algunos de nuestro contactos, podremos enviarles fácilmente mensajes de correo electrónico sin tener que abandonar la carpeta Contactos. Podremos iniciar un nuevo mensaje destinado a un contacto mediante el arrastre de su nombre hacia el icono Bandeja de Entrada o mediante el uso de un botón de la barra de herramientas. También podemos mostrar direcciones de correo electrónico y números de fax de la Libreta de direcciones de Outlook.

· Enviar un mensaje a un contacto

Vamos a crear y enviar un mensaje a Maite Pérez.

1. Seleccionaremos la tarjeta de visita «Pérez, Maite».


2. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nuevo mensaje para el contacto. Nos aparecerá un formulario Correo con la dirección de Maite Pérez.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Envío dibujos.


4. En el área del mensaje, escribiremos Nos han llegado unos cuantos dibujos de pájaros que pasaré a introducir en nuestro programa de ordenador y que espero con vuestra ayuda poder ponerles un nombre y una breve explicación.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Enviar.

· Ver la Libreta de direcciones de Outlook

Vamos a abrir la Libreta de direcciones y veremos la carpeta Contactos en la Libreta de direcciones de Outlook, todo esto será con el fin de asegurarnos de que aparezca la información del contacto apropiado.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos el Icono Bandeja de entrada. Nos aparecerá el contenido de esta bandeja.


2. En la barra de herramientas, Estándar, pulsaremos el botón Libreta de direcciones.


3. Pulsaremos la flecha desplegable Mostrar los nombres que figuran en y seleccionaremos Contactos. Nos aparecerá el contenido de la carpeta Contactos.


4. Cerraremos el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

· Añadir la dirección de una página Web a uno de nuestros contactos

Vamos a abrir un contacto existente y le añadiremos la dirección de su página Web.

     4. Calendarios

En el Calendario podemos ver nuestras citas para un día, una semana e incluso para todo un mes. También podremos crear una lista que nos ayudará a realizar un seguimiento sobre los progresos en distintos proyectos, programar tareas a horas específicas y cruzar los datos para completar todos ellos.

Si os parece interesante, sólo tenéis que leer un poco mis explicaciones e intentar hacer los ejercicios que os pongo como ejemplo, y si tenéis cualquier duda también podréis enviarme un mail e intentaré solucionarla.

     4.2 Recorrer el calendario.- En la vista Día, la forma más sencilla de cambiar las fechas consiste en utilizar el explorador de fechas. Los meses aparecerán en el explorador de fechas como pequeños calendarios, y bastará con pulsar una fecha para que nos aparezcan todas las citas de ese día. También podemos utilizar la barra de desplazamiento que se encuentra encima del Explorador de fechas para mostrar distintos meses.

· Cambiar la fecha

Para explicar mejor este ejercicio, vamos a cambiar la fecha al año 1999. En este ejercicio practicaremos cambiando fechas con distintos métodos.

1. En el menú Ir, pulsaremos Ir a la fecha. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Ir a fecha.


2. Nos tenemos que asegurar que el texto que se encuentra dentro del cuadro Fecha esté seleccionado y escribiremos la fecha 14/5/99


3. Pulsaremos Aceptar.


4. En la barra de desplazamiento del Explorador de fechas, pulsaremos la fecha a la derecha. Ahora nos aparecerá en el Explorador los meses de junio y julio de 1999, teniendo seleccionado el día que pusimos en el paso 2.


5. Pulsaremos 4 veces la flecha de desplazamiento hacia la izquierda. Ahora nos aparecerán los meses de febrero y marzo de 1999, con el día 14 de marzo seleccio-nado.


6. En el Explorador de Fechas, pulsaremos el día 16 de febrero. La fecha pasará a ser martes 16 de febrero de 1999.

· Crear una cita detallada

Ahora vamos a utilizar el botón Nueva cita para añadir una cita más detallada en nuestra programación.

1. En el área de citas, arrastraremos para seleccionar el período de tiempo desde las 11:00 a las 12:30. Acabamos de crear una cita 90 minutos.


2. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nueva cita. Nos aparecerá un formulario cita nueva. El período de tiempo seleccionando se habrá convertido en las horas de comienzo y finalización en el formulario.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Reunión miembros Asociación y pulsaremos TAB. El punto de inserción pasará al cuadro Ubicación.


4. En el cuadro Ubicación, escribiremos Sala de reuniones 7.


5. Pulsaremos la fecha desplegable del cuadro Hora de comienzo. Nos aparecerá una lista incremental de media en media hora.


6. Seleccionaremos las 11:30. Acabamos de modificar la hora de inicio de la reunión, con lo que la hora de finalización cambia también para mantener los 90 minutos de duración de la cita.


7. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Editar citas

Modificar citas es una tarea muy sencilla y rápida. Podemos programar varias citas similares mediante la copia de una al Portapapeles y pegando después su contenido en otras fechas. También podemos programar citas periódicas que se repitan durante un largo período de tiempo, podemos seleccionar y editar una cita directamente o realizar modificaciones detalladas, y también podemos abrir el formulario cita. Para cancelar una cita se utiliza el botón Eliminar.

Este programa incluye una función, Autoguardar, que nos facilita aún más la selección de fechas y horas de comienzo y finalización de nuestras citas. Este campo es sensible al texto, esto quiere decir que en lugar de tener que escribir "12.00" en el cuadro Hora de comienzo, se puede escribir "mediodía" y el calendario nos reconocerá esta palabra y nos insertará la hora apropiada.

· Cambiar una cita

Vamos a realizar modificaciones en una cita en el área de citas:

1. Pulsamos Reunión miembros Asociación para activar la cita. Esta cita activa aparecerá señalada con unos bordes azules encima y debajo, y el puntero del ratón pasará a ser un punto de inserción.


2. Pulsaremos 2 veces para seleccionar la palabra "Reunión". El texto nos aparecerá resaltado.


3. Escribiremos Canaricultura y pulsaremos INTRO. El texto se reemplazará.


4. Señalaremos el borde superior de la cita Reunión miembros Canaricultura. El puntero pasará a ser una flecha de doble punta.


5. Arrastraremos el borde superior de la cita hasta las 12:00. Así la hora de comienzo de la cita será a las 12:00.


6. Señalaremos el borde inferior, y lo arrastraremos hasta las 14:00 y pulsaremos INTRO. La duración de la cita será de 2 horas.

· Añadir información a una cita

Abriremos el formulario cita para poder modificar una cita existente.

1. Pulsaremos 2 veces la cita Telefónica para abrirla. Nos aparecerá un formulario Telefónica-Cita.


2. Pulsaremos el cuadro Ubicación y escribiremos Oficina Maite.


3. En el cuadro Hora comienzo, seleccionaremos la hora actual, 12:00.


4. Escribiremos mediodía, y pulsaremos INTRO. La hora se nos introducirá como 12:00. La hora de finalización pasará a ser las 13:30.


5. Pulsaremos la flecha del cuadro Hora de finalización. Nos aparecerá una lista de horas y duraciones.


6. Seleccionaremos las 13:00 (1 hora). Acabamos de cambiar la hora de finalización y la duración de la cita.


7. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Mover una cita

Ahora utilizaremos el Explorador de fechas para desplazarnos rápidamente de una cita a otro día.

1. Colocaremos el puntero sobre el borde izquierdo de la cita "Reunión inicio concurso de canaricultura". El puntero se nos habrá convertido en una flecha de cuatro puntas.


2. Arrastraremos la cita hasta el 18 de julio en el Explorador de fechas. La cita ha pasado al sábado 18 de julio de 1998, y esta fecha aparecerá ahora en el área de citas. La horas de inicio, 15:00 y finalización: 17:00, no han cambiado.

· Activar avisos

Este programa nos permite activa avisos para cualquier cita. Cuando utilizamos uno de estos avisos, nos aparecerá un mensaje notificándonos la inminente cita. Podemos activar la hora de aviso para que nos prepare para la cita con la anticipación que nosotros queremos.

Todas las citas nuevas que creemos llevarán por omisión un aviso incluido: la anticipación por omisión es de 15 minutos. Cuando una cita incluye un aviso aparecerá en su descripción del área de citas un símbolo de aviso A

· Cambiar un aviso

Vamos a cambiar el tiempo de anticipación de un aviso para la cita "Reunión inicio concurso de canaricultura", para así tener tiempo para preparar mejor el material a presentar.

1. En el Explorador de fechas, pulsaremos 18 de julio. La fecha pasará a sábado 18 de julio de 1998. Nos aparecerá la cita "Reunión inicio concurso de canaricultura"


2. Pulsaremos 2 veces "Reunión inicio concurso de canaricultura" Se nos abrirá el formulario de cita


3. Tenemos que asegurarnos de que tenemos seleccionado el cuadro Aviso y pulsaremos la flecha que tenemos junto al mismo. Nos aparecerá una lista de tiempos.


4. Seleccionaremos 30 minutos.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. El aviso se producirá 30 minutos antes.

     4.4. Crear citas provisionales.- Podemos utilizar el Calendario para examinar la agenda de nuestros colaboradores, con el fin de poder coordinar las citas y reuniones con ellos. Podemos establecer o modificar los permisos de acceso de los usuario a nuestra agenda, esto nos proporcionará control sobre quien tiene acceso a nuestra agenda. Los distintos permisos de acceso controlan la posibilidad de que nuestros colaboradores puedan ver o modificar parte de nuestra programación. Esto lo explicaremos más detalladamente en la lección 7: "Integrar unos programas de Microsoft Office con otros"

Por ejemplo, deseamos recordarnos a nosotros mismos una cita, pero no estamos seguros de si podremos realmente cumplirla. En un caso como este, podremos programar una cita provisional que aparecerá en nuestra programación, pero no aparecerá en la programación de los otros usuarios. Estas citas provisionales parecen en nuestra pro-gramación en color gris.

· Programar una cita provisional

Queremos convertir la cita "Reunión inicio concurso de canaricultura" en provisional, ya que no estamos seguros de si podrán venir unas personas que invitamos de otras provincias.

1. En el Explorador de fechas, pulsaremos la fecha 22 de julio. La fecha pasará a ser miércoles 22 de julio de 1998. Nos aparecerá la cita "Reunión inicio concurso de canaricultura"


2. Pulsaremos 2 veces la cita.


3. Pulsaremos la flecha del cuadro desplegable Mostrar la hora como y seleccionaremos Provisional. La cita aparecerá como provisional.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

     4.5 Convertir citas en privadas.- Una forma de coordinar programaciones con otras personas consiste en permitirles el acceso a nuestro Calendario, pero manteniendo cierta protección sobre nuestra información confidencial. Este programa nos permite definir una cita como privada, y así nadie más puede leerla. Las citas privadas aparecen como horas ocupadas cuando alguien más intenta verlas, pero la explicación no se encuentra visible.

· Programar una cita privada

Vamos a programar una cita con el dentista, debido a que esta cita no tiene nada que ver con el trabajo, a nadie le interesa saber a que vamos a dedicar la tarde, así que la pondremos como privada.

1. Tenemos que asegurarnos de que la fecha que aparece en el visor de información es el viernes 17 de julio de 1998.


2. Arrastraremos para seleccionar la franja horaria de 18:00 a 20:00.


3. Escribiremos Dentista y pulsaremos INTRO. La cita se añadirá a nuestro horario.


4. Utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar la cita Dentista Nos aparecerá un menú abreviado.


5. Pulsaremos Privado. Nos aparecerá un símbolo de una llave, indicando que la cita es privada.

· Programar el tiempo fuera de la oficina

Además de poder marcar la horas en las que estamos ocupados, también podemos marcar las horas en las que no nos encontraremos en la oficina. Esto es útil para gente que tiene unas horas ocupadas fuera de la oficina y necesita que la otra gente sepa de esas horas para que no le concierten reuniones a esas horas. Estos períodos se muestran en color azul oscuro.

· Marcamos una cita como fuera de la oficina

Vamos a asignar a la cita Dentista, la calificación de fuera de la oficina, con el fin de que nuestros colaboradores sepan que no nos encontraremos en la oficina durante esas horas.

1. Pulsaremos 2 veces la cita Dentista. Se nos abrirá un formulario de cita.


2. Pulsaremos la flecha del cuadro Mostrar la hora como. Nos aparecerá un menú de opciones.


3. Seleccionaremos Fuera de la oficina.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

     4.6 Crear citas periódicas.- Mientras estamos preparando la campaña para este año, nos interesa programar las citas que se producirán durante todo los meses de junio, julio, agosto, septiembre y octubre; donde realizaremos reuniones y concursos con los animales de compañía. Como siempre se producirán los mismos días, en vez de tener que escribirlos varias veces en diferentes meses, crearemos citas periódicas.

· Programar una cita periódica

Vamos a programar una cita periódica 2 veces a la semana con los miembros de la Asociación.

1. En el Explorador de fechas, pulsaremos el 6 de julio.


2. Seleccionaremos la franja horaria de las 9:00 a las 11:00.


3. Escribiremos Reunión Asociación y pulsaremos INTRO. La cita se añadirá a nuestro calendario.


4. Pulsaremos 2 veces la cita Reunión Asociación. Se nos abrirá un formulario de cita.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Periodicidad. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Repetir cita.


6. En el área Frecuencia, nos tenemos que asegurar de que tenemos seleccionado el botón de opción semanal, y que en el recuadro Repetir cada, hay un 1.


7. En el área Frecuencia, nos tenemos que asegurar que el cuadro seleccionado es el lunes y seleccionaremos también el cuadro del miércoles. Así la cita estaría programada para el lunes y el miércoles de 9:00 a 11:00, de la mañana.


8. En el área Intervalo de repetición, tenemos que pulsar el botón de opción Finalizar el. Esta opción se utiliza para especificar una fecha de final de periodicidad.


9. En el cuadro Finalizar el, seleccionaremos el texto actual y escribiremos 16/11/98. De esta manera la cita se repetirá hasta el 16 de noviembre.


10. Pulsaremos Aceptar. La información sobre la periodicidad aparecerá en la ficha Cita del formulario Reunión Asociación – Cita periódica


11. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Cancelar una cita

Ahora nos encontramos con el problema de que habíamos acordado una reunión, pero en el último momento nos surge un problema y no podemos asistir a la reunión. Así que, vamos a cancelar una de las citas periódicas Reunión Asociación.

1. En el Explorador de fechas, pulsaremos la fecha 6 de agosto. La fecha pasará ser jueves 6 de agosto de 1998.


2. Pulsaremos la cita Reunión Asociación para activarla.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Eliminar. Nos aparecerá un mensaje preguntando si deseamos eliminar todas las repeticiones o solo ésta.


4. Tenemos que asegurarnos de seleccionar el botón opción Eliminar esta repetición y pulsaremos Aceptar. Así solo hemos cancelado esta cita.

     4.7 Incluir eventos.- También se pueden añadir eventos, como seminarios, fiestas, convenciones... mediante la orden Evento o simplemente escribiendo la información del evento en el título que aparece en la parte superior del área de citas. Cuando añadimos un evento nos aparece un mensaje en la fecha de evento, pero el evento no se programa a ninguna hora concreta.

Se pueden insertar eventos anuales (vacaciones o cumpleaños), los eventos anuales se repetirán automáticamente en nuestro Calendario.

· Añadir un evento

Antes, habíamos cancelado una de nuestras citas con el equipo de canaricultores porque pensábamos que íbamos a estar todo el día fuera. Ahora vamos a añadir a nuestra programación un evento consistente en un seminario de dos días.

1. Nos tenemos que asegurar de que en el visor de información aparece el miércoles 22 de julio de 1998.


2. En el menú Calendario, pulsaremos Nuevo evento. Nos aparecerá un formulario Nuevo evento vacío.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Seminario sobre la cría de canarios y pulsaremos TAB.


4. En el cuadro Ubicación, escribiremos La Albufera.


5. Nos tenemos que asegurar de que el miércoles 22/7/98 aparece en el cuadro Comienzo y que está seleccionada la casilla de verificación Todo el día.


6. Pulsaremos la flecha del cuadro Finalización. Nos aparecerá un calendario.


7. Seleccionaremos el 23 de julio. En el cuadro Finalización, nos aparecerá el jueves 23/7/98.


8. Anularemos el cuadro Aviso. No tiene ningún sentido activar un Aviso, si no vamos a poder verlo.


9. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Importar vacaciones

En este programa las vacaciones están consideradas como eventos anuales de día completo. Para añadir las vacaciones a nuestra programación, sólo tendremos que importaras de una de las carpetas vacaciones incluidas en Outlook. Cada carpeta contiene un paquete de fiestas pertenecientes a un país o a un grupo religioso. Cuando importemos las fiestas de una de estas carpetas, el nombre de la fiesta aparecerá en el cuadro Asunto del formulario Evento, y en el cuadro Ubicación aparecerá el país o la religión que celebra dicha fiesta. Se pueden importar cualquier combinación de fiestas.

· Importar un conjunto de fiestas

Vamos a importar el conjunto de fiestas de la carpeta de España y las añadiremos a nuestro Calendario.

1. En el menú herramientas, pulsaremos Opciones. Nos aparecerá un cuadro de diálogo con la ficha Calendario activa.


2. Pulsaremos el botón Agregar días no laborables. Nos aparecería un cuadro de diálogo Agregar días no laborables o festividades al calendario.


3. Seleccionaremos el cuadro de España y pulsaremos Aceptar.


4. Pulsaremos Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.


5. En el Explorador de fechas, pulsaremos la fecha 6 de diciembre.

     4.8 Imprimir agenda.- También podemos imprimir una porción de agenda de citas para poder llevar consigo la información o para poder incluirla en un informe. Podemos elegir como queremos que se nos impriman.

· Imprimir nuestra agenda

Hemos elegido la configuración de impresión y podemos ver e imprimir nuestra agenda de citas.

1. En el menú Archivo, pulsaremos Imprimir.


2. En el área Estilo de impresión, seleccionaremos Estilo semanal. Se nos imprimirá una semana de nuestra agenda en una única hoja.


3. En el área Intervalo de impresión, pulsaremos la flecha del cuadro Comienzo. Y nos aparecerá un pequeño calendario.


4. Pulsaremos la fecha 6 de julio.


5. En el área de intervalo de impresión, pulsaremos la flecha del cuadro Fin y seleccionaremos el día 12 de julio.


6. Pulsaremos Vista previa.


7. Pulsaremos el botón Imprimir. Volverá a aparecernos el cuadro de diálogo Imprimir.


8. Pulsaremos Aceptar. Se nos imprimirá una copia de nuestra agenda para esa semana del 6 al 12 de julio de 1998.

     4.9 Personalizar la pantalla.- La mayoría de las opciones son personaliza-bles. Vamos a detallar y explicar algunas de las personalizaciones:

· Cambiar las opciones por omisión del Calendario

Vamos a cambiar las horas de comienzo y final de nuestra jornada laboral, para hacer esto, hay que seguir los siguientes pasos:

1. En el menú Herramientas, pulsaremos Opciones. Nos aparecerá u cuadro de diálogo Opciones con la ficha Calendario activa.


2. En el área Jornada de trabajo del calendario, pulsaremos la flecha del cuadro Comienzo. Nos aparecerá una lista de horas disponibles.


3. Seleccionaremos las 9:00.


4. Pulsaremos la flecha del cuadro Fin, seleccionaremos las 19:00 y pulsaremos Aceptar.


5. En la barra Outlook, pulsaremos el icono Bandeja de entrada. El contenido de esta bandeja aparecerá en nuestro visor de información.


6. En la barra Outlook, pulsaremos el icono Calendario. Nos aparecerá la fecha actual en el visor de información y la jornada laboral comenzará a las 9:00.

· Cambiar el tamaño del área de citas

Ahora vamos a cambiar el tamaño del área de citas para que haya más espacio disponible para los detalles.

1. Colocaremos el puntero sobre el borde derecho del área de citas hasta que el puntero pase a ser una flecha de dos puntas.


2. Arrastraremos el borde del área de citas hasta que nos aparezca una línea gris en mitad del explorador de fechas, y después soltaremos el botón del ratón. De esta manera el área de citas habrá doblado su anchura y el Explorador de fechas sólo contendrá el mes actual.