5. Tareas:

Como habréis visto hasta ahora hemos aprendido a utilizar el Microsoft Outlook para organizar nuestras citas diarias, pero ¿qué hay de las distintas obligaciones y proyectos que hay que realizar cada día? Este programa nos incluye una carpeta, que se llama Tareas, que utilizaremos para llevar un seguimiento de nuestras tareas diarias.

· Añadir tareas

Vamos a añadir tareas que posteriormente necesitarán ser completadas en el área de nuevas tareas antes de la reunión.

1. En el área de tarea nueva, pulsaremos el cuadro Haga clic aquí para agregar Tarea. En la columna Asunto del área de nueva tarea nos aparecerá un punto de inserción.


2. Escribiremos Preparar proyecto para presentación Asociación y pulsaremos INTRO. Esta tarea, se añadirá a la lista de tareas y el punto de inserción aparecerá en el área de nueva tarea.


3. Escribiremos Enviar el proyecto a todos los miembros de la Asociación y pulsaremos INTRO. Esta nueva tarea se añadirá a la lista de tareas y el punto de inserción volverá a aparecer en el área de nueva tarea.


4. Escribiremos Reservar la sala para la reunión y pulsaremos TAB. Se nos activará la columna Fecha de vencimiento en el área de nueva tarea.


5. Escribiremos la fecha 22/7/98 y pulsaremos INTRO.

· Insertar una tarea detallada

Ahora vamos a insertar una tarea más detallada en la que especificaremos nuestros progresos utilizando el formulario tarea.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nueva tarea. Nos aparecerá un formulario tarea en blanco, con el punto de inserción en el cuadro Asunto.


2. Maximizaremos el formulario tarea.


3. Escribiremos Esquema de las tareas a tratar en la próxima reunión.


4. Pulsaremos el botón de opción Vencimiento. Nos aparecerá la fecha actual como fecha de vencimiento y además nos aparecerá una nota en el área de comentarios informándonos de que la tarea vence hoy.


5. Pulsaremos TAB para seleccionar el texto del cuadro Vencimiento, y escribiremos la fecha 20/7/98 y pulsaremos INTRO. Así la fecha de vencimiento pasará a ser el día 20/7/98 y la nota del área de comentario desaparecerá. Y el punto de inserción, pasará al cuadro Comienzo.


6. Tenemos que asegurarnos de que el texto del cuadro esté seleccionado, y escribiremos la fecha 17/7/98 y pulsaremos INTRO.


7. Pulsaremos la flecha del cuadro Estado y seleccionaremos En curso.


8. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. La tarea Esquema de las tareas a tratar en la próxima reunión aparecerá en la lista de tareas. Nuestras tareas aparecerán ordenadas por fecha, ocupando el comienzo en la lista la tarea más reciente.

5.2. Editar tareas.- Si cambiamos la fecha de vencimiento, la prioridad, el proyecto o el asunto de una tarea, podremos editarla para actualizar la información.

· Editar tareas

Vamos a editar las fechas de vencimiento en varias tareas.

1. En la tarea Reservar la sala para la reunión, pulsaremos la columna Fecha de vencimiento. La celda Fecha de vencimiento de esta tarea aparecerá seleccionada y acompañada de una flecha hacia abajo.


2. Pulsaremos la flecha descendente Fecha de vencimiento. Nos aparecerá un calendario con el mes de julio de 1998.


3. En el calendario, seleccionaremos la fecha 20 de julio y pulsaremos INTRO. Este cambio se guardará en la tarea y la nueva fecha de vencimiento será el lunes 20 de julio de 1998.


4. En la lista de tareas, pulsaremos 2 veces la tarea Enviar el proyecto a todos los miembros de la Asociación . Se nos abrirá el formulario de tarea.


5. En el área de Vencimiento, pulsaremos el botón de opción Vencimiento. La fecha de hoy, aparecerá por omisión como fecha de vencimiento.


6. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. Entonces se nos grabarán los cambios y esta tarea aparecerá en la lista de tareas con la fecha de hoy como fecha de vencimiento.


7. En esta tarea, seleccionaremos la fecha actual en la columna Fecha de vencimiento.


8. Pulsaremos la flecha descendente Fecha de vencimiento, y seleccionaremos el siguiente día laborable al de la fecha que aparece y pulsaremos INTRO. Este cambio, aunque parezca absurdo lo hemos hecho con el fin de poder explicar mejor en el siguiente ejercicio la vista Próximos siete días.

5.3. Cambio de vista.- Con el fin de ver nuestras tareas con mayor detalle o poder mostrar las tareas de un período concreto de tiempo, podemos aplicar distintas vistas a la lista de tareas.

· Cambiar las vistas

Vamos a probar las distintas vistas estándar disponibles en la carpeta tareas.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro desplegable Vista actual. Nos aparecerá una lista de las vistas disponibles.


2. Seleccionaremos Lista detallada. Nuestra lista aparecerá con la vista Lista detallada, en la que podremos ver más columnas.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Escala de tiempo de tareas. Nos aparecerán las tareas con la vista Escala de tiempo de tareas.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Semana.


5. Pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Próximos siete días. Si el programa le pregunta si desea descartar la configuración actual, pulsaremos el botón de opción Descartar la configuración de la vista actual.


6. Pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Lista sencilla. Como verán sus tareas aparecerán con la Lista sencilla y el filtro desaparecerá.

· Marcar una tarea como completada

Ahora vamos a marcar una tarea en la columna Completado y después volveremos a marcarla como activa.

1. Seleccionaremos el cuadro de verificación de la columna Completado que aparece junto a la tarea Enviar el proyecto a todos los miembros de la Asociación. En esta columna nos aparecerá una marca de verificación, y el nombre de la tarea tachado con una línea horizontal, indicando que se ha completado.


2. En la lista de tareas, pulsaremos la tarea Enviar el proyecto a todos los miembros de la Asociación. Se nos abrirá el formulario de la tarea. El estado de la tarea habrá cambiado a Completada, y en el cuadro % completado aparecerá el 100%.


3. En el cuadro % completado, seleccionaremos el 100 y escribiremos 50 y pulsaremos INTRO. El valor de % completado pasará a ser 50%, y el estado de la tarea pasará a ser En curso y en el área de comentarios, aparecerá una nota indicando que la tarea vence mañana.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. Los cambios se guardarán y se cerrará la tarea. Esta tarea aparecerá tachada.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Lista detallada. Nuestras tareas aparecerán con la vista Lista detallada. Y el estado de esta tarea será En curso y en la columna Completado aparecerá el 50%.

5.4. Organizar tareas.- Después de haber creado una lista de tareas e introducir todas las tareas necesarias para acometer con éxito la reunión, podemos organizarlas para asegurarnos de que todas las tareas se cumplan en su momento. La asignación de prioridad a cada tarea nos permitirá dedicarnos a ellas por orden de importancia.

En el formulario tarea, los campos de la ficha tarea corresponden a los encabezados de la columna que aparecen en las distintas vistas. Las distintas opciones que seleccionemos en estos campos o la información que introduzcamos en los mismos pueden utilizarse como criterios para organizar las tareas.

· Asignar prioridad a las tareas

Con este programa podemos asignar distintas prioridades para determinar más fácilmente a qué tareas le debemos prestar mayor atención. Esta prioridad es similar a la de los mensajes que debemos enviar; podemos asignarles prioridad alta (¡), media o baja (⇩). La prioridad puede asignarse cuando se crea la tarea o puede cambiarse más tarde. Para cambiarse puede hacerse en el formulario tarea o directamente en la columna Prioridad de la lista de tareas.

Ahora vamos a asignar prioridades a algunas tareas:

1. Pulsaremos 2 veces la tarea Enviar el proyecto a todos los miembros de la Asociación. Se nos abrirá un formulario de tarea.


2. En el área Estado, pulsaremos la flecha del cuadro Prioridad y seleccionaremos Alta. La tarea recibirá la prioridad alta.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos Guardar y cerrar. En la columna Prioridad de la tarea, aparecerá un símbolo de prioridad alta.


4. En la tarea Reservar la sala para la reunión, pulsaremos la columna Prioridad. Nos aparecerá una lista de prioridades.


5. Seleccionaremos Baja y pulsaremos INTRO.

· Asignar categorías a las tareas

A todos los elementos de este programa se les pueden asignar categorías con el fin de facilitar su búsqueda. Una categoría es simplemente una palabra o frase de identifica-ción que utilizaremos para organizar o buscar elementos determinados.

§ Una misma categoría puede contener a la vez distintos tipos de elementos, como mensajes de correo, contactos y tareas. La asignación de elementos de distintas carpetas a una msima categoría es la única forma de agrupar elementos de tipos diferentes.

Vamos a asignar varias tareas a una de las categorías de la Lista principal de categorías de Outlook. Utilizaremos estas categorías para agrupar y localizar elementos más adelante.

1. Hay que asegurarse de que tenemos seleccionada la tarea a la que queremos colocarle una categoria. Por ejemplo: Llamar a todos los miembros de la Asociación


2. Mantendremos pulsada la tecla CTRL y pulsaremos la tarea Reservar la sala para la reunión. Ambas tareas estarán seleccionadas.


3. En el menú Edición, pulsaremos Categorías. Nos aparecerá un cuadro de diálogo.


4. Seleccioanremos el cuadro de verificación Llamadas de teléfono. En el cuadro Los elementos pertenecen a estas categorías, aparecerá Llamadas de teléfono.


5. Pulsaremos Aceptar.

· Añadir categorías a la Lista principal de categorías

Crearemos una categoría para los elementos relacionados con la Reunión de miembros de la Asociación y la añadiremos a la Lista principal de categorías, con el fin de poder utilizarla en cualquier carpeta de Outlook. Después aplicaremss esta categoría a varias carpetas.

1. Mantener pulsada la tecla CTRL y seleccionar la tarea Preparar proyecto para presentación Asociación Ahora tendremos las tres tareas seleccionadas. Enviar el proyecto a todos los miembros de la Asociación y Reservar la sala para la reunión


2. En el menú Edición, pulsaremos Categorías. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Categorías.


3. Pulsaremos el botón Lista principal de categorías. Nos aparecerá un cuadro de diálogo.


4. En el cuadro Nueva Categoría, escribiremos Asociación Canaricultores y pulsa-remos Agregar.


5. Pulsaremos Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Lista principal de categorías.


6. En el cuadro de categorías, seleccionaremos el cuadro de verificación Asociación Canaricultores.


7. Pulsaremos Aceptar.

· Ver las tareas por categorías

Aplicaremos la vista Por categoría para ver nuestras tareas agrupadas por categorías y relacionarlas mejor con los proyectos a los que pertenecen.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Por categoría. Nuestras tareas aparecerán ahora con la vista Por categoría. El signo + que aparece junto al encabezamiento de cada categoría indica que la categoría se encuentra contraída y que nuestras entradas están ocultas.


2. Pulsando el signo + de la categoría Asociación Canaricultores. Así la categoría se expandirá y aparecerán las tareas asignadas a la misma.


3. Pulsando el signo + de la categoría Llamadas de teléfono. Se nos expandirá y nos mostrará las tareas.


4. Pulsamos el signo + de la categoría ninguno. Nos aparecerán las tareas que no se encuentran incluidas en ninguna categoría.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Lista detallada.

5.5. Organizar tareas.- También podemos organizar las tareas a nuestra mane-ra. En la lección 3, aprendimos a ordenar y agrupar los mensajes del correo electrónico de nuestra Bandeja de entrada. Ahora, vamos a aprender a ordenar y agrupar las tareas de nuestra lista de tareas como mejor nos convenga.

· Ordenar las tareas

En este ejercicio, probaremos distintas ordenaciones para nuestra lsita de tareas.

1. En el visor de información, pulsaremos el encabezamiento de la columna Asunto. Nuestras tareas aparecerán ordenadas por Asunto en orden alfabético ascendente.


2. Volveremos a pulsar el encabezamiento de la columna Asunto. Nuestras tareas ahora aparecerán ordenadas por Asunto en orden alfabético descendetne.


3. Puslaremos el encabezamiento de la columna Fecha de vencimiento. Aparecerán oordenadas en orden numérico, ocupando el primer lugar de la lista la tarea con fecha de vencimiento más próximo.

· Agrupar tareas

Vamos a agrupar nuestra lista de tareas para mostrarlas de acuerdo a varios criterios.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón cuadro Agrupar por. Nos aparecerá el cuadro Agrupar por sobre la lista de tareas en el visor de información.


2. Arrastraremos el encabezamiento de la columna Estado hasta el cuadro Agrupar por. Nuestras tareas se agruparán por Estado en 2 grupos: "Estado: No comenzada" y "Estado: En curso".


3. Pulsaremos el signo + junto al encabezamiento "Estado: No comenzada". Nos aparecerán las tareas que aún no han comenzado


4. Pulsaremos el signo + junto al encabezamiento "Estado: En curso". Aparecerán las tareas que se encuentran en curso.


5. Arrastraremos el encabezamiento de la columna Prioridad hasta el cuadro Agrupar por, a la derecha del encabezamiento de la columna Estado. Los encabezamientos de los grupos se contraerán automáticamente y sus tareas aparecerán ahora agrupadas por Estado y por Prioridad.


6. Pulsaremos el signo + junto al encabezamiento "Estado: En curso". Nos aparecerán 2 encabezamientos de subgrupo: "Prioridad: Alta" y "Prioridad: Normal".


7. Pulsaremos el signo + junto al encabezameinto "Prioridad: Alta". Nos aparecerá la tarea de prioridad alta.

· Restablecer la vista

Eliminaremos los agrupamientos anteriores y volveremos a aplicar la vista estándar a nuestra lista de tareas.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Lista detallada. Nos aparecerá un mensaje preguntando si deseamos actualizar o descartar la configuración actual de la vista.


2. Tenemos que asegurarnos de que tenemos seleccionado el botón de opción Descartar la configuración actual de la vista y volveremos a aplicar Lista detallada y pulsaremos Aceptar. Entonces se ocultará el cuadro Agrupar por y nuestras tareas aparecerán con la vista Lista detallada.

· Filtrar las tareas

Supongamos que sólo deseamos mostrar las tareas relacionadas con los miembros de la Asociación, con el fin de determinar rápidamente qué es lo que debemos hacer para terminar este proyecto. En este ejercicio, aplicaremos un filtro a nuestra lista de tareas para que sólo aparezcan las que cumplan unos criterios de filtro específicos.

1. En el menú Ver, pulsaremos Filtro. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Filtrar con la ficha Tareas activa.


2. En el cuadro Buscar las palabras, escribiremos canarios. Estamos aplicando un filtro para que sólo aparezcan las tareas relacionadas con los canarios.


3. Pulsamos la flecha del cuadro En y seleccionaremos los campos de texto usados frecuentemente. Estaremos buscando la palabra canarios en todos los campos de texto de la lista de tareas, no sólo en el campo Asunto.


4. Pulsaremos Aceptar. Se nos aplicará un filtro y dejarán de aparecernos aquellas tareas que no estén relacionadas con la canaricultura.


5. En el menú Ver, pulsaremos Filtro. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Filtrar.


6. Pulsaremos Borrar todo y después pulsaremos Aceptar. El f iltro desaparecerá y volveremos a ver todas las tareas.

5.5. Programar tareas.- Hasta ahora sólo hemos visto nuestras tareas en la carpeta Tareas. En la carpeta Calendario, nuestras tareas activas para cada día apare-cerán también en el cuadro de tareas, a la derecha de la agenda. Es muy sencillo añadir tareas a la agenda para que se asignen a horas concretas y aparezcan como citas.

· Crear una cita para una tarea

Crearemos una cita en el Calendario a partir de una tarea, sin abandonar la carpeta Tareas.

1. Seleccionaremos la tarea Nuevos miembros de la Asociación y la arrastraremos hasta el icono Calendario en la Barra de Outlook.


2. Maximizaremos el formulario cita. Nuevos miembros de la Asociación, nos aparecerá automáticamente en el cuadro Asunto, y los detalles de la tarea ocuparán el área de notas.


3. Pulsaremos la flecha del cuadro Hora de comienzo y seleccionaremos 16:00.


4. Pulsaremos la flecha del cuadro Hora de finalización y seleccionaremos 18:00.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Ver nuestra tarea en el Calendario

Ahora pasaremos a la carpeta Calendario y veremos la cita que acabamos de crear a partir de una tarea.

A En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el icono Calendario. En el visor de información nos aparecerá el contenido de la carpeta Calenadrio, con la fecha actual. La cita que hemos programado nos aparecerá en la franja horaria de 16:00 a 18:00 ho-ras.

· Programar una tarea desde el cuadro de tareas

Mientras nos encontramos en la carpeta Calendario, podemos arrastrar tareas al Calendario desde el Cuadro de tareas. Así que, vamos a reservar tiempo para completar otra tarea utilizando el Cuadro de tareas.

1. En el área de citas, pulsaremos la franja horaria de 13:00 a 13:30 horas.


2. Arrastraremos la tarea Concertar reunión en el cuadro Asunto; las horas de comienzo y finalización (13:00 y 13:30) aparecerán automáticamente.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. Esta cita se añadirá a nuestra agenda.

5.6. Crear una cita periódica.- Supongamos que algunas de nuestras tareas se presentan a intervalos regulares de tiempo. Este programa nos permite crear tareas periódicas, igual que hicimos con las citas. Cuando añadimos una tarea periódica a neustra lista de tareas, sólo nos aparece la primera repetición de la tarea. Y cuando esta aparece como completada, entonces se marca la siguiente.

· Crear una tarea periódica

Vamos a establecer el período y la frecuencia de una nueva tarea.

1. En la flecha de Outlook, pulsaremos el icono Tareas. Nuestra lista de tareas apare-cerá en el visor de ifnormación.


2. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nueva tarea. Nos apare-cerá un formulario tarea en blanco.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Informe de evolución semanal.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Periodicidad. Nos aparecerá el cuadro de diálogo Repetir tarea.


5. En el área Frecuencia, tenemos que asegurarnos de que estén seleccionados los botones de opción Semanal y Repetir cada 1 semanas.


6. Seleccionaremos el cuadro de verificación viernes y deseleccionaremos el resto de cuadros. De esta manera la tarea se configura para repetirse todos los viernes.


7. Pulsaremos Aceptar. La siguiente repetición de la tarea y su información de periodicidad aparecerán en el área de Comentarios del formulario tarea.


8. En la barra de herramientas Estándar, puslaremos el botón Guardar y cerrar.

· Marcar una tarea periódica como completada

Vamos a marcar la primera aparición de la tarea Informe de evolución semanal como completada en nuestra lista de tareas, y verificaremos que la siguiente repetición de la tarea aparezca automáticamente.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccioanremos Vista simple. Nos aparecerá un mensaje preguntando si deseamos guardar o descartar la configuración actual de la vista. Este mensaje aparece debido al filtro que hemos aplicado antes en esta lección.


2. Tenemos que asegurarnos de seleccionar el botón de opción Descartar la configura-ción actual de la vsita y pulsar Aceptar.


3. En la tarea Informe de evolución semanal, seleccionaremos el cuadro de verifica-ción de la columna Completada. Encima de la tarea nos aparecerá una línea de tachado, indicando que está compeltada. Ahora aparecerá automáticamente la próxima repetición de la tarea, correspondiente al viernes de la semana sigueinte.

COORDINAR AGENDAS CON OTROS USUARIOS

Aunque en un principio pensaba no incluir este capítulo, me parece que puede resultaros interesante.

Como veréis a continuación, podréis coordinar las reuniones con otros empleados de la oficina o de otros sitios mediante la red. De esta manera podemos utilizar el Organiza-dor de reuniones para revisar nuestra agenda junto con las de nuestros colaboradores y poder programar reuniones en las fechas y horas disponibles para todos.

También podemos cambiar la fecha y la hora de una reunión e informar fácilmente a los convocados de los cambios, sin necesidad de crear ni Direccionar nuevas invitaciones a la reunión.

Programación de una reunión.- En la carpeta Calendario, podemos ver todas las citas detalladas y mostrarlas por día, semana o mes. También podemos utilizar el organizador de reuniones para ver nuestra programación y la de nuestros colaboradores en formato de escala de tiempo. Mediante este programa podremos ver fácilmente las horas ocupadas en nuestra agenda por citas ya existentes y las horas disponibles para nuevas citas o reuniones.

· Ver nuestra propia agenda

Vamos a mostrar el Organizador de reuniones para ver nuestra programación completa y comprobar detalles específicos de una cita.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Organizar una reunión.

Nos aparecerá un cuadro de diálogo Organizar una reunión. La fecha de hoy aparecerá en la cuadrícula del Organizador de reuniones, en la que los períodos de tiempo reservados para una cita o reunión aparecerán marcados con una línea sólida, pero no se mostrarán detalles.

2. Utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar en una franja horaria ocupada. Nos aparecerán la hora de la cita y su descripción.

Visualizar las horas libres y ocupadas de otras personas.- También podemos ver de una sola vez las horas libres que nos permiten programar nuevas citas.

Pero, ¿y si queremos saber las horas libres de los otros miembros, para poder convocaremos a la reunión?

Con la ayuda de este programa y el acceso a nuestra red, podemos ver fácilmente las agendas de nuestros colaboradores y determinar así el mejor momento para organizar una reunión.

Aunque puedan ver nuestras horas libres y ocupadas, no podrán ver los detalles de nuestras citas y tareas. Aunque si queremos que ciertas personas si tengan acceso, podemos permitírselo siempre que estén utilizando Outlook con un servidor Microsoft Exchange.

· Mostrar la agenda de otra persona

Vamos a mostrar la agenda de nuestro colaborador en la cuadrícula del Organizador de reuniones.

1. En el cuadro de diálogo Organizar una reunión, pulsaremos el botón Invitar a otros. Nos aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos. Además de nuestro nombre podremos ver los nombres de la lista global de direcciones de nuestra organización.


2. Seleccionaremos los nombres de las personas que nos ayudan en esta lección y después pulsaremos Necesario. Los nombres aparecerán en la lista de asistentes necesarios.


3. Pulsaremos Aceptar.

Convocatoria de una reunión.- La función Autoselección es la forma más sencilla de programar una reunión con varios de nuestros colegas. Cuando utilizamos Autoselección, no es necesario consultar la agenda de cada uno de los asistentes para determinar las horas libres y las ocupadas. Sólo bastará con seleccionar los invitados, la ubicación y el equipo necesario y especificar la duración del acto. Después, utilizamos Autoselección para buscar en las agendas de los invitados las horas libres comunes a todos ellos.

Cuando se seleccionan los invitados a una reunión, podemos decidir si serán:

• Necesarios.-
• opcionales.- Estos reciben notificación de la reunión, pero su presencia no es imprescindible. La invitación que reciben es algo similar a las copias de carbón.

· Programar una reunión utilizando Autoselección

Vamos a utilizar la función Autoselección para localizar rápidamente una hora apropiada para convocar una reunión con los asistentes correspondientes. Para los propósitos de este ejercicio, no seleccionaremos ningún invitado, ubicación o recurso adicional.

1. Tenemos que asegurarnos de que esté activo el cuadro de diálogo Organizar una reunión y de que los nombres de las personas que colaboran con nosotros aparezcan en la lista Todos los asistentes. La fecha y la hora seleccionadas en la cuadrícula del Organizador de reuniones corresponden a la fecha y hora actuales del ordenador.


2. Pulsaremos la flecha del cuadro Hora de finalización. Nos aparecerá una lista de horas y duraciones.


3. Seleccionaremos la hora correspondiente a una duración de 2 horas.


4. Pulsaremos Autoselección.


5. Pulsaremos Crear reunión. Nos aparecerá un formulario Reunión en blanco, muy similar al formulario cita. Los nombres de nuestros colaboradores aparecerán en el cuadro Para y en el área de comentarios podrá ver una nota informando de que se han enviado las invitaciones.


6. En el cuadro Asunto, escribiremos Revisar miembros asociación.


7. En el área de notas al fondo del formulario, escribiremos Después de su respuesta me gustaría que nos reuniéramos para hablar de los nuevos miembros


8. Seleccionaremos el cuadro de verificación Aviso.


9. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Enviar.

Visualizar las respuestas a la convocatoria de reunión.- Una vez que los destinatarios contesten a la invitación que les hemos enviado, podremos ver sus respuestas sin necesidad de abandonar la carpeta Calendario.

Cuando enviamos una invitación para una reunión, los convocados pueden responder-nos de tres formas: aceptar, declinar o aceptar provisionalmente. Esto se puede hacer pulsando uno de los botones para devolvernos su decisión. O también pueden optar por añadir un mensaje de texto a su respuesta. Estas respuestas se pueden ver en la Bandeja de entrada. En el caso de que nuestros colaboradores acepten de forma provisional o definitiva nuestra invitación, esta se anotará automáticamente en nuestras agendas.

· Verificar la respuesta de los convocados

Vamos a abrir la cita de reunión Revisar miembros asociación y comprobaremos la información en la ficha Agenda de reuniones.

1. Pulsaremos 2 veces la cita de la reunión Revisar miembros asociación. Se nos abrirá el formulario cita. El nº de respuestas recibidas aparecerá en el área Comentarios en la parte superior del formulario.


2. Pulsaremos la solapa Agenda de reuniones. Se abrirá la ficha Agenda de reuniones con el botón Mostrar estado de los asistentes activado. Las respuiestas de nuestros colaboradores aparecerán en la tabla.


3. Pulsaremos el botón de opción Mostrar disponibilidad de los asistentes. Nos apare-cerá una cuadrícula del Organizador de reuniones. La barra azul entre las franjas horarias del nombre de un invitado nos indica que la reunión ha sido añadida a la agenda de esa persona.


4. Utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar la barra azul de alguno de los invitados en la franja horaria de la reunión. Ahora aparecerán la hora de reunión y el texto Revisar miembros asociación.

Cambiar la hora y la ubicación de la reunión.- Hay veces que, a pesar de que las agendas de los invitados nos muestran horas libres, hay algunos de ellos que tienen citas aunque no las han anotado en la agenda. En el caso de que alguien decline una convoca-toria de reunión o solicite un cambio en la fecha u hora, esto resultará muy sencillo de realizar.

· Cambio de una reunión

Vamos a cambiar la hora de una reunión, y notificaremos el cambio a los colaboradores.

1. Colocaremos el puntero del ratón sobre la barra del borde izquierdo de la reunión Revisión miembros Asociación. El puntero pasará a ser una flecha de cuatro puntas.


2. Lo arrastraremos para que comience la cita dos horas después. Nos aparecerá un mensaje de reunión con los invitados para informarles del cambio de hora.


3. Pulsaremos Sí. Nos aparecerá un nuevo formulario reunión direccionado a los colaboradores que nos están ayudando en la asociación. Las horas de comienzo y final de la nueva reunión aparecerán en los cuadros correspondientes y el texto del mensaje original se añadirá al nuevo formulario.


4. Seleccionaremos el texto del área Notas y escribiremos Disculpad pero he tenido que cambiar la hora de la reunión.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar y pulsaremos Sí para enviar el mensaje.

Asignar tareas a otros usuarios.- Anteriormente habíamos aprendido a crear y mantener una lista de tareas diaria. También podemos asignar tareas a otras personas en nuestra red.

· Enviar una solicitud de tarea

Cuando creamos una tarea en nuestra lista de tareas, nosotros somos el propietario de la misma. Como propietario, nosotros somos la única persona que podemos editar la tarea.

Si un destinatario declina una tarea, esta tarea nos es devuelta.

· Enviar una solicitud de tarea nueva

Vamos a asignar tareas nuevas a uno de nuestros colaboradores y le enviaremos una solicitud de tarea.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Tareas. Nuestra lista de tareas aparecerá en el visor de información.


2. En el menú Archivo, señalaremos Nuevo y pulsaremos Solicitud de tarea. Nos aparecerá un formulario de solicitud de tarea en blanco, muy similar a los formularios tarea y mensaje. En el área Comentarios, nos aparecerá una nota indicando que la solicitud de tarea no se ha enviado todavía.


3. Pulsaremos Para. Nos aparecerá un cuadro de diálogo Seleccionar destinatario de la tarea.


4. Seleccionaremos el nombre de uno de nuestros colaboradores, pulsaremos Para y después Aceptar.


5. En el cuadro Asunto, escribiremos Prepara el diseño del logotipo para poder imprimirlo.


6. En el área Vencimiento, pulsaremos el botón de opción Vencimiento. La fecha de hoy aparecerá en el cuadro Vencimiento, mientras que en el área de comentarios aparecerá una nota indicando que la tarea vence hoy.


7. Tenemos que asegurarnos de que hemos seleccionado el cuadro de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas. De esta manera cuando el destinatario de la tarea realice alguna modificación en la misma, se nos actualizará la copia que permanece en la lista de tareas.


8. También tenemos que asegurarnos de que hemos seleccionado el cuadro de verificación Deseo recibir un informe de estado al concluir la tarea. De esta manera cuando el destinatario la marque como completada, nosotros recibiremos un mensaje.


9. En el área de notas de la parte inferior del formulario, escribiremos ¿Puedes tenerlo listo para esta tarde?


10. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Enviar.

§ Para poder completar los ejercicios que explico en esta lección, necesitáis la ayuda de algún colaborador, que acepte la solicitud de tarea. Le tenéis que indicar que abra y acepte el mensaje de solicitud de tarea que recibirá en su Bandeja de entrada, sin editar-la ni añadirle texto alguno. Si alguno de vosotros o vuestros colaboradores están espe-rando algún mensaje de correo, podéis pulsar Buscar correo nuevo en el menú Herra-mientas para acelerar el proceso.

Seguimiento del estado de las tareas.- Cuando enviemos una solicitud de tarea, esta aparecerá en la Bandeja de entrada del destinatario como si fuera un mensaje. Y cuando el destinatario abra este mensaje, le aparecerá algo muy similar a una solicitud de reu-nión; en este caso, el destinatario, podrá utilizar los botones de la barra de herramientas para aceptar o declinar la invitación. Como veréis, también puede añadir un mensaje de texto a la respuesta. En el caso, de que el destinatario acepte, ésta se añadirá a su lista de tareas y el mensaje de solicitud de tarea desaparecerá automáticamente de su Bandeja de entrada, Pero en el caso de declinar, ésta no se añadirá a su lista de tareas y el mensaje desaparecerá también de su Bandeja de entrada.

En el caso de que hayáis solicitado actualizaciones e informes de estado de la tarea al enviar la solicitud, podréis realizar un seguimiento del estado de la tarea en nuestra lista de tareas. Y siempre que el destinatario modifique una tarea, nosotros recibiremos automáticamente un mensaje reflejando la modificación. El mensaje como veréis aparecerá en vuestra Bandeja de entrada.

· Ver una respuesta a vuestra solicitud de tarea

Vamos a leer la respuesta de nuestro colaborador a nuestra solicitud de tarea.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Bandeja de entrada. El contenido de esta carpeta, nos aparecerá en el visor de información.


2. Pulsaremos 2 veces el mensaje Tarea aceptada: Preparar el diseño del logotipo de la Asociación de Canaricultura para poder imprimirlo. Nos aparecerá un formulario de solicitud de tarea de sólo lectura, conteniendo la información del tipo de cuándo y por quién ha sido aceptada la tarea.


3. Cerraremos el mensaje. El mensaje de aceptación de la tarea desaparecerá de su Bandeja de entrada.

· Ver una tarea actualizada

Ahora, abriremos y leeremos un mensaje de actualización de una tarea enviado por nuestro colaborador, y comprobaremos la copia actualizada de la tarea de nuestra lista de tareas.

1. Pulsaremos 2 veces el mensaje Preparar el diseño del logotipo de la Asociación de Canaricultura para poder imprimirlo. Nos aparecerá un formulario de actualización de tarea de sólo lectura. Una nota en el área de comentarios nos informará de la fecha de vencimiento de la tarea y de cuándo se ha enviado la actualización. El estado de la tarea será En progreso y se habrá completado el 50%.
2. Cerraremos el mensaje de actualización.
3. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Tareas.
4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la flecha del cuadro Vista actual y seleccionaremos Lista detallada. Nuestras tareas aparecerán con la vista Lista deta-llada. Y el estado de la tarea Preparar el diseño del logotipo de la Asociación de Canaricultura para poder imprimirlo habrá cambiado a En progreso y el % completado será del 50%.
5. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Bandeja de entrada.

Crear una tarea a partir de un mensaje de correo electrónico.-

Hay veces, que recibimos un mensaje de correo que requiere alguna acción por nuestra parte.

Por ejemplo, uno de los miembros de la Asociación, os pide que llaméis a un señor que hace jaulas a medida hoy a la tarde, y nosotros no queremos olvidarnos de realizar esta llamada. Para eso podéis convertir ese mensaje en una tarea y añadirla después a nuestra lista de tareas, y una vez realizada la llamada la podemos tachar.

· Crear una tarea a partir de un mensaje

Los mensajes de nuestra Bandeja de entrada aparecen, por omisión, con la vista Men-sajes con vista previa automática. Así podemos leer el mensaje completo. En este ejercicio añadiremos el mensaje a nuestra lista de tareas con el fin de no olvidar la llamada.

1. En el visor de información, pulsaremos el mensaje Llamar señor jaulas. El mensaje se seleccionará.


2. Arrastraremos el mensaje hasta el icono Tareas. Nos aparece un formulario tarea. Y el texto se colocará automáticamente en el cuadro Asunto, mientras que el texto del mensaje de nuestro colaborador ocupará el cuadro Notas en la parte inferior del formulario.


3. En el área de Vencimiento, pulsaremos el botón de opción Vencimiento. Y en el cuadro Vencimiento nos aparecerá la fecha de hoy, mientras en el área de comenta-rios podremos ver una nota informando de que la tarea vence hoy.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Ver la lista de tareas

Ahora vamos a ver nuestra lista de tareas para comprobar que se ha añadido la tarea Llamar señor jaulas.

A En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Tareas.

Nos aparecerá nuestra lista de tareas, en la que podremos ver la tarea Llamar señor jaulas.

· Crear una entrada nueva

En la entrega de correo de hoy, hemos recibido un anuncio sobre una serie de seminarios para canaricultores. Nos interesaría crear una entrada en el Diario para anotar los datos por si nos interesan más adelante. En este ejercicio, crearemos una entrada manualmente en el Diario para guardar el anuncio.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nueva entrada del Diario. Nos aparecerá un formulario de Entrada del diario. La fecha y hora actuales de nuestro ordenador ocuparán los cuadros Comienzo.


2. Maximizaremos el formulario.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Anuncio seminarios canarios.


4. Pulsaremos la flecha del caudro Tipo de entrada. Nos aparecerá una lista de tipos de entradas disponibles.


5. Seleccionaremos Carta. Nos aparecerá una entrada en esta categoría.


6. Pulsaremos la flecha del cuadro Duración. Nos aparecerá una lista de duraciones.


7. Elijiremos 5 minutos. La recepción y lectura de esta carta no nos llevará demasiado tiempo, por lo que sólo necesitaremos unos minutos para esta entrada del Diario.


8. En el cuadro Notas, escribiremos Hay algunos seminarios que nos parecen interesantes.


9. En la barra de herramientas Estándar, puslaremos el botón Guardar y cerrar.

· Ver una entrada en el diario

Vamos a expandir el grupo al que pertenece la entrada que acabamos de crear y mostra-remos las entradas que contiene, para después abrir la entrada.

1. Pulsaremos el signo + junto al encabezamiento Tipo de entrada: Carta La categoría se expandirá y aparecerá un icono para el anuncio de seminarios en la hora a la que se ha creado la entrada.


2. Pulsaremos 2 veces la entrada Anuncio de seminarios. Se abrirá el formulario para dicha entrada y aparecerán sus detalles.


3. En el menú Archivo, pulsaremos Cerrar.

6.2.Incluir citas y tareas.- No pueden añadirse automáticamente en el Diario.

Si no que deben añadirse manualmente en el Diario, pero podemos crear una entrada del Diario desde cualquier otro elemento existente de Outlook. Una vez creado un elemen-to, podremos añadirlo a la carpeta Diario.

· Crear una cita

Supongamos que necesitamos programar una entrevista con un nuevo miembro. Nos interesa que la cita de la entrevista aparezca en el Calendario para que los demás pue-dan saber que estamos ocupados, y que aparezca también en el Diario, con el fin de que la escala de tiempo refleje dicha cita. En este ejercicio, crearemos una cita en nuestra carpeta Calendario para poder añadirla después a nuestro Diario.

1. En la Barra de Outlook, pulsaremos el icono Calendario. El contenido de esta carpeta y la fecha actual aparecerán en el visor de información.


2. En el área de citas, seleccionaremos la franja horaria de 10:00 a 11:00.


3. Escribiremos Entrevista con el sr. Francisco Pérez Casas y pulsaremos INTRO. De esta manera la cita se añadirá a nuestra agenda.

· Añadir una cita al Diario

Añadiremos la cita Entrevita con el sr. Francisco Pérez Casas, a la escala de tiempo de nuestra carpeta Diario, con el fin de incluirla en nuestras actividades para hoy.

1. Tenemos que asegurarnos de que tenemos seleccionada la cita Entrevista con el sr. Francisco Pérez Casas.


2. En el menú Herramientas, pulsaremos Registrar en el Diario. Nos aparecerá un formulario de entrada. Las horas de inicio y finalización, además de la fecha, estarán ya colocadas, y en el cuadro Notas aparecerá un icono de acceso directo a la cita.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. La entrada del diario se guardará y reaparecerá el Calendario.


4. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Diario.


5. Puslaremos el signo + junto al encabezamiento Tipo de entrada: Reunión. Entonces el grupo se expandirá y aparecerá un icono.

· Utilizar un acceso directo en una entrada del Diario

Ahora nos interesa añadir una nota a la cita Entrevista con el Sr. Francisco Pérez Casas, para acordarnos de que tenemos que preguntarle por sus conocimientos de pájaros. En lugar de tener que cambiar de carpeta, localizaremos la cita y realizaremos la anotación, en este ejercicio utilizaremos el acceso directo para ver el elemento original.

1. En el visor de información pulsaremos 2 veces la entrada del Diario Entrevista con el Sr. Francisco Pérez Casas. Nos aparecerá un formulario de la entrada.


2. En el cuadro Notas, pulsaremos 2 veces el acceso directo Entrevista con el Sr. Francisco Pérez Casas. Nos aparecerá un formulario de cita Entrevista con el Sr. Francisco Pérez Casas.


3. En el cuadro Notas del formulario cita, escribiremos Acordarse de preguntarle por sus conocimientos de canaricultura y pájaros en general.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.


5. Cerraremos el formulario de entrada del Diario.

· Añadir una tarea a la carpeta Diario

Vamos a crear una tarea en la lista de tareas y después la añadiremos a la carpeta Dia-rio.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Tareas. El contenido de nuestra lista de tareas aparecerá en el visor de información.


2. En el área Haga clic aquí para agregar Tarea, escribiremos Revisar la información que tenemos del sr. Francisco Pérez Casas. De esta manera el punto de inserción pasará a la columna Fecha de vencimiento.


3. Escribiremos la fecha actual y pulsaremos INTRO.


4. Seleccionaremos la nueva tarea en nuestra lista de tareas. Deberemos seleccionar una tarea antes de pdoer crear una entrada en el Diario para la misma.


5. En el menú Herramientas, pulsaremos Registrar en el Diario. Nos aparecerá un formulario entrada en el Diario para la tarea. La información de la tarea aparecerá en los cuadros correspondientes y en el cuadro Notas aparecerá el icono de acceso directo a la tarea original.


6. Pulsaremos la flecha del cuadro Hora de inicio y seleccionaremos las 8:30. Podemos desplazarnos por la lista de horas para ver las horas disponibles.


7. Pulsaremos la flecha del caudro Duración y elijiremos 30 minutos.


8. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar. La entrada del Diario, se guardará.


9. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Diario.

6.3. Grabación automática de nuevas entradas.- Para evitar el esfuerzo de localizar los elementos específicos y añadirlos después a la carpeta Diario, podemos configurar las opciones necesarias para que ciertos tipos de elementos se registren automáticamente.

• Añadir un contacto

Vamos a crear una entrada para un contacto que será la persona que va a ayudarnos en esta sección. Utilizaremos este contacto para que nos ayude a identificar los mensajes que pretendemos registrar automáticamente.

§ Si la persona que os va ayudar con este ejercicio (vía internet) ya se encuentra en vuestra lista de contactos, no hace falta que hagáis este ejercicio.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Contactos.


2. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nuevo contacto.


3. En el cuadro Nombre completo, escribiremos el nombre de nuestro colaborador en estos ejercicios.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

· Establecer las opciones de registro

Vamos a establecer las opciones de Outlook para que todos los mensajes enviados o recibidos de nuestro colaborador sean registrados automáticamente en nuestra carpeta Diario.

1. En el menú Herramientas, pulsaremos Opciones. Nos aparecerá un cuadro de diálogo con la ficha general seleccionada.


2. En el cuadro de diálogo Opciones, pulsaremos la solapa Diario. Nos aparecerán sus opciones.


3. En el cuadro Registrar automáticamente los elementos, seleccionaremos el cuadro de verificación Mensaje de correo electrónico.


4. En el cuadro Para estos contactos, seleccionaremos el cuadro de verificación correspondiente al nombre de la persona que nos está ayudando en esta sección.


5. Pulsaremos Aceptar. A partir de ahora todos los mensajes que enviemos o reci-bamos de nuestro colaborador se registrarán en esta carpeta.

· Enviar un mensaje para probar el registro

Ahora, vamos a enviar un mensaje a la persona que nos está ayudando y comprobare-mos si el mensaje se ha registrado en la carpeta Diario.

1. En el menú Archivo, señalaremos Nuevo y elijiremos Mensaje.


2. En el cuadro Para, escribiremos el nombre de la persona que nos está ayudando en el ejercicio.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Prueba de registro automático.


4. En el área de mensaje, escribiremos Por favor, contestar este mensaje.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Enviar.


6. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Diario.


7. Pulsaremos el signo + junto a este nuevo encabezamiento.

· Probar el registro automático para mensajes recibidos

Los mensajes recibidos no se registran en el Diario hasta que no los abrimos. Ahora vamos a leer la respuesta de nuestro colaborador y comprobaremos que ha sido registra-do correctamente.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Bandeja de entrada.


2. Pulsaremos 2 veces el mensaje "RE: Prueba de registro automático de nuestro colaborador". Este mensaje se abrirá en el formulario Mensaje.


3. Leeremos y cerraremos el mensaje.


4. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Diario.

6.4. Desplazar las entradas existentes.- En el mundo de los negocios, la agenda diaria cambia continuamente, pues hay que reorganizar nuestro trabajo diario a medida que cambian nuestras prioridades o se nos presentan nuevas actividades.

· Desplazar una entrada en el Diario

Vamos a cambiar la hora de inicio de una entrada de Diario, porque no hemos podido trabajar en la tarea a la hora a la que teníamos pensado hacerlo.

1. En el grupo "Tipo de entrada: Reunión", pulsaremos 2 veces la entrada "Entrevista con Carlos Pérez".


2. Pulsaremos la flecha del cuadro Hora de inicio y seleccionaremos 14:00 en la lista desplegable.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

7. Integrar unos programas de Microsoft Office con otros

Después de habernos familiarizado con el funcionamiento básico de este programa, vamos a comenzar a explorar otras formas para combinar este programa con el resto de programas de Microsoft Office. De esta manera, podremos utilizar la carpeta de Mi Pc de Outlook, en lugar del Explorador de Windows, para poder ver y organizar todos nuestros archivos. También podremos crear documentos con el Microsoft Word y en-viarlos a nuestros colaboradores como parte de un mensaje de correo electrónico.

§ Para poder realizar los ejercicios de esta lección tenéis que tener instalado en vuestro ordenador el programa Microsoft Word’97.

7.1. Gestionar nuestros archivos desde Outlook.- Desde el grupo Otros po-dremos ver y gestionar todas las unidades disponibles en nuestro ordenador, sin nece-sidad de tener que salir de Outlook. Podremos abrir una carpeta y ver su contenido, también podremos mover o copiar elementos entre carpetas o buscar elementos en una serie de carpetas.

· Explorar las carpetas utilizando Mi Pc

Cuando seleccionamos la carpeta Mi PC en nuestra Barra de Outlook, nos aparece en el visor de información las unidades disponibles en nuestro ordenador. Entre estas unida-des aparecen típicamente nuestro disco local y una unidad de disquete, además de las posibles conexiones establecidas con otros ordenadores en la red. También podremos mostrar la Lista de carpetas para comprobar la jerarquía de todas las unidades y carpe-tas de nuestro ordenador.

Si pulsamos cualquier carpeta en el visor de información podremos ver su contenido.

· Mostrar la lista de carpetas

Vamos a mostrar la Lista de carpetas en el visor de información para ver la relación entre las carpetas y archivos almacenados en nuestro ordenador.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Lista de carpetas. Nos aparecerá una Lista de carpetas a la izquierda del visor de información.


2. Colocaremos el puntero sobre el borde derecho de la Lista de carpetas. Ahora el puntero pasará a ser una flecha de dos puntas.


3. Arrastraremos el borde un par de centímetros hacia la derecha, hasta que la lista quede claramente visible.

· Examinar el contenido de las carpetas

Vamos a utilizar Mi Pc, para explorar las carpetas y archivos de nuestro ordenador.

1. En el visor de información, pulsaremos 2 veces la unidad A. Todas las carpetas y archivos de nivel superior aparecerán en nuestro visor de información. Y en la Lista de carpetas la categoría Mi Pc se expandirá para mostrar todas las unidades disponibles.


2. En el visor de información, pulsaremos 2 veces la carpeta 2 que queramos utilizar. Por ejemplo: Prácticas


3. Pulsaremos 2 veces la carpeta que queremos utilizar. Por ejemplo: Outlook


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Lista de carpetas.

· Abrir un archivo

Vamos a iniciar Microsoft Word y abriremos un documento de la carpeta Prácticas Outlook (este documento lo hemos creado cuando empezamos a probar todos los ejercicios de este manual, para guardar todo lo relacionado con las Prácticas de Outlook 97).

1. En el visor de información, pulsaremos 2 veces el documento Historia. Se nos iniciará Microsoft Word.


2. Maximizaremos la ventana de Word.


3. En la ventana del programa de Microsoft Word, pulsaremos el botón Cerrar.

7.2. Vista preliminar de un documento utilizando Vista rápida

Si queremos ver una versión preliminar del contenido de un archivo sin tener que abrir-lo, podemos hacerlo con la Vista rápida.

En Vista rápida, podremos ver el texto de un archivo sin formato, pero no podremos editar o realizar cambios en el mismo. Si, después de haberlo visto, queremos trabajar con él, podremos abrirlo desde la ventana de Vista rápida.

· Ver un documento en Vista previa

Vamos a utilizar Vista rápida para ver un logotipo.

1. En el visor de información, utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar la imagen de mapa de bits, que deseamos ver.


2. Pulsaremos Vista rápida.


3. Cerraremos la ventana Vista rápida.

7.3. Crear accesos directos a carpetas.- Por omisión, en la barra de Outlook, dentro del grupo Otros, nos aparecen accesos directos a las carpetas Mi Pc y Favoritos. Si tenemos otras carpetas que utilizamos frecuentemente, podremos añadir accesos directos a dichas carpetas en la Barra de Outlook. Así, podremos abrir rápidamente las carpetas y revisar sus contenidos, en lugar de tener que localizarlas en la jerarquía de todas las unidades y carpetas de nuestro ordenador.

· Añadir accesos directos

Crearemos un acceso directo a la carpeta Outlook (del ejercicio Prácticas), en nuestra Barra de Outlook.

1. Hay que asegurarse de que el contenido de la carpeta Outlook aparezca en el visor de información.


2. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Subir un nivel.


3. Utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar la carpeta Outlook.


4. Pulsaremos Agregar a la brra de Outlook.


5. En la Barra de Outlook, pulsaremos el icono Outlook.

7.4. Asociar archivos con elementos de Outlook.- Supongamos que poseemos información en un documento de Microsoft Word que deseamos compartir con más per-sonas. Podríamos imprimir el documento y enviárselo por correo, pero tardaría mucho y sería más costoso. Con este programa, podremos insertar el archivo en un mensaje de correo electrónico y enviarlo.

· Enviar un archivo a través de un mensaje de correo electrónico

Para insertar un archivo directamente en un mensaje, podemos incrustarlo como un objeto. Estos objetos pueden incluir archivos de cualquier tipo e incluso porciones de dicho archivo. También podremos insertar uno o más tipos de objetos, dependiendo de los programas que tengamos instalados en nuestro ordenador.

La incrustación de archivos es útil cuando queremos que el destinatario pueda ver un objeto pero no modificarlo. Sin embargo, si queremos que el destinatario pueda copiar el objeto fácilmente a su disco fijo, deberemos adjuntar el archivo al mensaje.

· Crear un mensaje nuevo

Vamos a iniciar un mensaje nuevo concerniente al diseño del nuevo logotipo de la Asociación de Canaricultores y lo direccionaremos a nuestro colaborador.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos la barra de acceso directo Outlook.


2. En la Barra de Outlook, pulsaremos el icono Bandeja de entrada.


3. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nuevo mensaje.


4. En el cuadro Para, escribiremos Marta y pulsaremos dos veces TAB.


5. En el cuadro Asunto, escribiremos Nuevo diseño logotipo.


6. En el área de mensaje, escribiremos Te envío un diseño que he realizado, a ver si te gusta más que el que había anteriormente.


7. Pulsaremos INTRO 2 veces.

· Incrustar un objeto gráfico

Nos interesa saber la opinión de Marta Gómez sobre el nuevo diseño del logotipo de nuestra empresa. En este ejercicio incrustaremos el gráfico en nuestro mensaje para que nuestro colaborador pueda verlo rápidamente y nos devuelva su opinión al respecto.

1. En el menú Insertar, pulsaremos Objeto.


2. Pulsaremos el botón de opción Crear desde archivo.


3. Pulsaremos Examinar.


4. Abriremos la carpeta Prácticas de nuestro ordenador y abriremos la carpeta Outlook.


5. Seleccionaremos la imagen de mapa de bits y pulsaremos Aceptar.


6. Pulsaremos Aceptar y maximizaremos el mensaje.


7. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Enviar.

· Adjuntar un archivo

Vamos a adjuntar un archivo a un mensaje para que otro de nuestros colaboradores pueda abrirlo y leerlo. Para después guardarlo y trabajar con él en el futuro.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nuevo mensaje.


2. Direccionaremos el mensaje a Cristina Sánchez.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Historia corporativa.


4. En el área de mensaje, escribiremos Esta es la información solicitada por el periódico , y pulsaremos dos veces INTRO.


5. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Insertar archivo.


6. Abriremos la carpeta Prácticas de nuestro disco fijo y después la carpeta Outlook.


7. Seleccionaremos el documento de Microsoft Word Historia.


8. En el área Insertar como, tenemos que asegurarnos de tener seleccionado el botón de opción D, adjuntos y pulsaremos Aceptar.


9. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Enviar.

7.5. Incluir archivos en elementos de nuestra agenda.- Cuando añadimos archivos a elementos de Outlook, podemos hacerlo como datos adjuntos o crear en el elemento un acceso directo al archivo original. La opción que elijamos dependerá de nuestras necesidades y del tipo de elemento al que estemos añadiendo el archivo.

· Crear una cita que contenga un acceso directo a un archivo

Vamos a reservar tiempo para trabajar en el documento de la lista de productos y añadir un acceso directo a dicho documento en una nueva cita de nuestra carpeta Calendario.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos la barra de acceso directo Otros y pulsaremos el icono Outlook.


2. En el visor de información, seleccionaremos el documento de Microsoft Word llamado Productos.


3. En la barra de Outlook, pulsaremos la barra de acceso directo Otros.


4. Arrastraremos el documento Productos hasta el icono Calendario.


5. En el cuadro Asunto, seleccionaremos el texto actual y escribiremos Revisar la lista de productos.


6. En el cuadro Inicio, cambiaremos la fecha al 25/7/98.


7. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Guardar y cerrar.

7.6. Grabación automática de la actividad de un archivo.- En la lección anterior, aprendimos a grabar automáticamente mensajes de correo desde y hacia contactos espe-cíficos en la carpeta Diario. Ahora vamos a realizar de forma similar un seguimiento del tiempo que dedicamos a trabar en los distintos archivos de Microsoft Office 97.

· Utilizar un acceso directo a un archivo en una cita

Veremos la cita que hemos creado desde el documento Productos y abriremos el docu-mento desde el acceso directo de la cita.

1. En la barra de Outlook, pulsaremos el icono Calendario.


2. En el menú Ir, pulsaremos Ir a la fecha.


3. En el cuadro Fecha, escribiremos 25/7/98 y pulsaremos Aceptar.


4. Pulsaremos 2 veces la cita "Revisar línea de productos"


5. Pulsaremos 2 veces el acceso directo al documento Productos.

8. Otros datos de interés

En esta lección, vamos a dar algunas utilidades más de este programa que nos parecen interesantes, si después de haber leído todas las lecciones tenéis alguna duda, no dudéis en consultarla conmigo.

8.1. Archivado automático de elementos.- Aunque resulta sencillo archivar elementos manualmente, la búsqueda de los distintos elementos por las carpetas de Outlook puede llevarnos mucho tiempo. Para poder simplificar el proceso, podemos utilizar Autoarchivar para transferir automáticamente los elementos antiguos a nuestra carpeta de almacenamiento o para eliminar los elementos atrasados que ya no necesitaremos.

Con este programa, podremos establecer las propiedades de cada carpeta de Outlook para determinar cuándo se debe considerar que un elemento es antiguo y a qué carpeta deberá moverse cuando alcance dicha antigüedad.

Cuando instalamos Outlook, varias de las carpetas de Outlook ya tienen activado Autoarchivado, con distintos períodos de caducidad implícitos. Si lo deseamos podemos modificar estos períodos o desactivar completamente Autoarchivado.

· Activar autoarchivado

Vamos a activar Autoarchivar para todas las carpetas de Outlook y después establecere-mos las propiedades de Autoarchivar para carpetas individuales.

1. En el menú Herramientas, pulsaremos Opciones y elijiremos la solapa Autoarchivar.


2. Seleccionaremos el texto del cuadro Autoarchivar cada día al iniciar la sesión y escribiremos un 1.


3. Tenemos que asegurarnos de que tenemos seleccionado el cuadro de verificación Solicitar información antes de autoarchivar.


4. También tenemos que asegurarnos de que el cuadro verificación esté seleccionado.


5. Y hay que asegurarse por último de que la vía de acceso que elijamos aparezca en el cuadro Nombre predeterminado del archivo histórico.


6. Pulsaremos Aceptar.

· Establecer las propiedades de Autoarchivar para una carpeta

Después de haber activado Autoarchivar, nos queda establecer las condiciones para las carpetas individuales. Ahora vamos a asignar el período de caducidad de elementos en Autoarchivar para la carpeta Calendario y después dirigiremos los elementos archiva-dos de la carpeta Calendario a un nuevo archivo histórico. Este archivado en diferentes archivos nos facilitará su posterior localización.

1. En la Barra de Outlook, utilizaremos el botón derecho del ratón para pulsar el icono Calendario.


2. Pulsaremos Propiedades.


3. Pulsaremos la solapa Autoarchivar.


4. Seleccionaremos el texto del cuadro Eliminar elementos anteriores a y escribire-mos un 1.


5. Pulsaremos la flecha del cuadro de incrementos y elijiremos Semanas.


6. Tenemos que asegurarnos de tener seleccionado el botón de opción Mover elementos antiguos a.


7. Pulsaremos Aceptar.

8.2. Gestión automática del correo mediante asistentes.- Supongamos que nece-sitamos ciertos mensajesa, como los informes diarios de progreso, de la misma forma. Podremos automatizar la mayoría de las tareas rutinarias que realicemos mientras tra-bajamos con la Bandeja de entrada.

· Configurar el Asistente para fuera de la oficina

Cuando estamos fuera de la oficina durante cierto período de tiempo, podemos procesar nuestros mensajes automáticamente mediante el uso del Asistente para fuera de oficina, uno de los asistentes automáticos de Outlook. Con este asistente podemos crear una res-puesta automática para notificar a los remitentes de nuestros mensajes que no estamos en la oficina. Una respuesta automática es un mensaje de texto que envíamos a cada una de las personas de nuestra empresa que nos envían mensajes. Este asistente sólo enviará una respuesta a cada remitente, independientemente del número de mensajes que éste nos envíe. De esta manera se evita el envío de mensajes duplicados de respuesta auto-mática. Cuando regresemos a la oficina e iniciemos Outlook para contestar a nuestros mensajes, recibiremos un aviso de que el Asistente para fuera de oficina está activado, con el fin de que lo desactivemos.

· Configurar una respuesta automática

1. En el menú Herramientas, pulsaremos Asistente para fuera de oficina.


2. Pulsaremos el botón de opción Actualmente estoy fuera de la oficina y pulsaremos TAB.


3. En el cuadro Autorresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente, escribiremos Estaré fuera de la oficina desde el día 1 de agosto al 25. Carlos Sánchez se encargará de todo el trabajo actual.


4. Pulsaremos Aceptar.

· Probar nuestra respuesta automática

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Nuevo mensaje.


2. En el cuadro Para, escribiremos nuestro nombre. De esta manera nos enviaremos un mensaje a nosotros mismos.


3. En el cuadro Asunto, escribiremos Aviso.


4. En la barra de herramientas Estándar, pulsaremos el botón Enviar.


5. Pulsaremos 2 veces el mensaje "Respuesta automática fuera de oficina"


6. En la ventana de aviso de respuesta automática, pulsaremos el botón Cerrar.

8.4. Creación de reglas.- También podemos añadir reglas que utilizaremos para procesar nuestros mensajes cuando nos encontramos ausentes. Podemos utilizar el Asistente para fuera de la oficina para gestionar los mensajes rutinarios o encargar que alguien envíe nuestros mensajes.

Outlook no tiene por qué estar abierto para utilizar este asistente. Estas reglas se proce-san en nuestro buzón del servidor de Exchange. Cuando iniciamos Outlook, nos aparece un aviso de que este asistente está activado.

· Configurar una regla utilizando el Asistente para fuera de la oficina

Vamos a crear una regla para reenviar los mensajes que recibamos de uno de nuestros colaboradores al otro, que actuaremos como ayudante suyo. De esta forma, nuestro ayudante podrá responder a los mensajes urgentes mientras nosotros nos encontremos ausentes.

1. En el menú Herramientas, pulsaremos Asistente para fuera de la oficina.


2. Pulsaremos Agregar regla.


3. En el área Cuando llegue un mensaje que cumpla las condiciones, pulsaremos Desde.


4. Pulsaremos 2 veces el nombre del primer colaborador que nos ayuda en esta lección.


5. Pulsaremos Aceptar.


6. En el área Ejecutar estas acciones, seleccionaremos el cuadro Reenviar y pulsare-mos Para.


7. Pulsaremos 2 veces el nombre del otro colaborador que nos ayuda en esta lección.


8. Pulsaremos Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Elegir destinatario y pulsaremos Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar reglas.


9. Diferencias entre Outlook'97 y Outlook'98

Esta es una pregunta que se hace mucha gente: ¿debo cambiarme a la nueva versión del Outlook o sigo con la que estoy? Si, trabajas bien con ella y te funciona correctamente, no tienes porque cambiarte, pues no hay muchos cambios, más bien hay algunas mejoras en el programa.

A continuación os detallaré algunas de las más importantes:

• Como veréis en la nueva versión se pueden ordenar los envios en carpetas, seguro que me diréis que eso también se podía hacer antes. Pero ahora podéis hacer un filtro de manera que cada mensaje que llegue se meta en su carpeta correspondiente.
• Esta versión trae consigo la instalación de un fax: WinFax, que según algunos mensajes que he recibido no funciona muy bien y no se puede configurar, y el programa te lo obliga a instalar.

Si necesitáis más información no dudéis en contactar conmigo, bueno esto era lo último que queda de explicación del manual de Outlook'97, espero veros muy pronto en mi nuevo manual y que os interese tanto como lo ha hecho este.

¡¡¡ Hasta pronto !!!