Access - Ingresar datos de pedido automaticamente

 
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Ingresar datos de pedido automaticamente

Publicado por Tejonterrible (5 intervenciones) el 30/01/2018 13:01:20
Buenos días.

Lo primero darles la enhorabuena por el foro que tienen en el que consulto muchas de mis dudas.
Decirles que ya he consultado si esta duda en concreto estaba ya resuelta y aun que hay varios temas parecidos no encuentro ninguno que me sirva.

Les expongo el caso.

Tengo una base de datos de empresa en la que quiero llevar un control de las compras que realiza la empresa a base de introducir pedidos, albaranes de recepción y facturas de compra.
Las tablas que tengo son las siguientes:

PEDIDOS
ALBARANES
FACTURAS RECIBIDAS

He realizado las relaciones oportunas y formularios para introducir datos en cada una de las tablas.
Mi problema viene al intentar autor rellenar los campos de los formularios para facilitar el trabajo a la persona que ingrese los registros.
El paso normal sería que un pedido se convirtiera en albarán cuando se recepciona la mercancía y después en factura cuando se recibe la factura. Esto puede llevar a pensar que con rellenar el pedido y luego en los formularios de albarán y factura mostrar los datos de la tabla pedido es suficiente. Pero la realidad es que de el pedido original al albarán o a la factura puede cambiar mucho, por lo que me gustaría que cuando se rellene un albarán nuevo y pongas el número del pedido del que proviene te auto rellene los datos del albarán (Proveedor, fecha de pedido e importe) con los que hay en ese pedido, pero que estos datos se puedan modificar y se almacenen en la tabla de albaranes. Con las facturas pasaría igual, al ir a meter la factura poner el albarán del que proviene y que aparezcan los datos del mismo pero se puedan modificar y se almacenen en la tabla de factura.

No sé si para hacer esto debo hacer una consulta de actualización, macros, código SQL o qué hacer. Ni qué decir tiene que he intentado las 3 cosas y con ninguna lo he conseguido.

Muchas gracias de antemano a todos.

Un saludo
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Publicado por Anonimo (3392 intervenciones) el 31/01/2018 08:57:03
La relación que se pretende establecer entre lo solicitado, lo recibido y lo pagado es un tanto difusa, sobre todo si se trabaja con diferentes proveedores y hay coincidencias entre los artículos (articulo disponible en mas de un proveedor).

Tal vez y dado que es lo único que se mantiene constante, se debería crear la relación mediante artículos independientes, así se podría compaginar que se solicite una cantidad de un determinado articulo en un pedido, que se reciba una parte, que se complete posteriormente con un pedido posterior incompleto y que se reciba la factura por la parte servida en un determinado momento (su particular periodo de facturación).

Intentare aclarar ese planteamiento ...

++ Pido 10 limones y 30 naranjas (el pedido)
-- recibo 8 limones y 22 naranjas (el albarán)
++ pido 6 limones y 4 plátanos (otro pedido)
--- recibo 4 limones y 4 plátanos
<< recibo factura por 10 limones y 22 naranjas>>

En el entorno descrito ¿Qué debería presentar un supuesto nuevo albarán o factura? (y hemos supuesto que se trata de un único proveedor: el frutero de la misma calle)
>> pendiente de recibir 4 limones
>> pendiente de recibir 8 naranjas
>> pendiente de recibir factura por cuatro plátanos
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Publicado por Tejonterrible (5 intervenciones) el 31/01/2018 09:48:05
Buenos días.

No existe tabla de artículos por que no necesito que se detalle el artículo y no existe tabla de proveedores por que el proveedor se indica en el pedido.

Lo único que realmente me preocupa son los datos que comenté en el post inicial: proveedor, fecha de pedido e importe en el caso del paso pedido-albarán. En el caso del paso albarán-factura será nº de albarán, proveedor, importe. No es necesario que se refleje ninguna diferencia entre una cosa y la otra, solo que se auto rellene el albarán con estos datos al introducir el pedido del que proviene en el que ya constan esos datos.

No es un programa de contabilidad ni de facturación, solo de control.

Muchas gracias por su respuesta y espero haberle aclarado la duda.
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Publicado por Anonimo (3392 intervenciones) el 01/02/2018 13:41:17
Entiendo que cada situación requiere un tipo de control y este control será el adecuado si al final cuatro siguen siendo cuatro.

Si solo se trata de copiar subconjuntos de datos en diferentes ubicaciones, solo hay que seguir un método:

.- Fase uno
Una consulta de selección que defina al subconjunto de origen (como condición: el numero de pedido si se utiliza la tabla pedidos ... etc.)

.- Fase dos
Utiliza esa consulta de selección para convertirla en una consulta de datos Anexados para añadirlos a su tabla destino (si es un pedido: a la tabla albaranes ....), solo se necesitaría añadir una constante: el numero de albarán

Un formulario que permita definir el pedido (bien con un cuadro de texto libre o la alternativa de utilizar un combobox con todos los pedidos ... o parte de ellos) y otro similar para seleccionar o crear el albarán, pueden ser utilizados como referentes para las consultas.
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Publicado por Ramón (13 intervenciones) el 02/02/2018 11:07:23
Hola. Te voy a exponer cómo lo haría yo.

Como lo que quieres es que al introducir en los datos del albarán el número de pedido te muestre una serie de datos del pedido, por medio del evento AfterUpdate() (Después de actualizar) del control en el que introduzcas el número de pedido pondría el siguiente código

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Dim rst As Recordset
 
Set rst = CurrentDb().OpenRecordset ("SELECT Proveedor, Importe FROM PEDIDOS WHERE NumeroPedido = " & txtNumeroPedido
 
txtProveedor = rst.Fields("Proveedor")
txtImporte = rst.Fields("Importe")
 
rst.Close()
Set rst = Nothing

Proveedor e Importe son los nombres que yo le doy a los campos de la tabla Pedidos en donde guardo los datos correspondientes.
txtNumeroPedido, txtProveedor y txtImporte son los nombres de los cuadros de texto del formulario.

Este mismo proceso lo tendrías que repetir para el formulario de facturas con los cambios correspondientes, pero la mecánica es la misma. Ya queda a tu elección el orden de tabulación que le asignas a cada control para que la entrada de información siga un flujo adecuado.
Espero que esto te pueda ayudar.
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Publicado por Tejonterrible (5 intervenciones) el 05/02/2018 13:01:15
Muchas gracias a los dos por vuestros aportes.

La solución de Ramón me ha venido perfecta.

Doy por solucionado el tema.

Un saludo!
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