Access - suma con criterios en un formulario de acces

 
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suma con criterios en un formulario de acces

Publicado por German (9 intervenciones) el 18/02/2020 18:38:45
Buen día comunidad!

Tengo este pequeño problema el cual no he podido encontrar solución. Tengo 3 tablas las cuales se bautizan así:
1. empleados= Id_empleado(PK), nomb_empleado
2. cabcargue= Id_cargue, fecha, Id_empleado
3. opercargue= Id_operacion, Id_cargue, vr_opecargue, vr_descarg

la relación va:
empleados.Id_empleado - cabcargue.Id_empleado = 1 a varios
cabcargue.Id_cargue - opercargue.Id_cargue = 1 a varios

esta base de datos es para tener un control sobre las cajas menores, donde se busca tener información de cuando se le asigna una caja (vr_opecargue) y cuando la legaliza (vr_descarg)

Tengo un formulario que se llama cargue, en este formulario se registra el día que se hace una transacción, el empleado, el valor asignado (vr_opecargue) y de la misma manera cuando legaliza (vr_descarg) pero en fechas diferetentes.

dado a que en este formato tengo una macro que notifica cuando le asignan y cuando legaliza, me han solicitado que en el correo tambien informen el saldo, he aquí el problema, en el formulario habilite una casilla texto y dentro de ella coloco la siguiente formula:

=DSuma("Suma([vr_opcarg]-[vr_descarg])","opercargue","[Id_cargue]=cabcargue![Id_cargue] AND cabcargue![Id_empleado]=empleados![Id_empleado]")

lo que busco es que esta casilla me de un saldo actual. Aclaro, que ya tengo los informes donde visualiza el saldo actual pero lo que me piden es que en el momento que se asigne o legalice le notifique a la persona el saldo que debe tener.

No se si mi formula este bien, pero sale #error como resultado, o si depronto deba anexar los datos en una tabla aparte donde reuna toda la información o me falte invocar mas tablas. acude a los concejos que me puedan brindar
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Publicado por Anonimo (3316 intervenciones) el 18/02/2020 20:51:52
Yo lo haría con otro enfoque:

Crearía una consulta de agrupación que calculase todos los saldos.

Luego solo tendría que utilizar (en el formulario o donde fuere) la función DLookup para obtener el saldo del Id que me interesara.

A pesar de que en la consulta se calculan todos los saldos, como (se supone) que es una consulta guardada (común a todos los saldos, no debería cambiar), me atrevería a decir que se obtendrá el mismo resultado y en menor tiempo.
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Publicado por German (9 intervenciones) el 18/02/2020 21:33:28
Gracias por la respuesta.

Estuve intentando por Consultas, pero me arroja el mismo error, estuve intentando por la opcion SQL pero no lo manejo muy bien, sin embargo voy a intentar hacer lo que dices y comentaré nuevamente
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Publicado por German (9 intervenciones) el 18/02/2020 22:22:36
Buen dia
Intente realizar su concejo pero no me dio resultado, creando la consulta al introducir la formula me arroja error a veces de sintaxis y cuando logro corregir la sintaxis sale error de agrupacion.
Que mas puedo hacer?
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Publicado por Anonimo (3316 intervenciones) el 19/02/2020 00:04:18
Careciendo de datos, es complicado emular un entorno.

Pero no veo que formula se tiene que adaptar o meter, pues es una simple resta de dos campos, a la que se le aplica (en lugar de 'agrupar por') la suma y como agrupaciones el ID de elemento y el operario (o los conceptos que se consideren)

El resultado serian tres campos, uno con el id, otro con el operario y el tercero con esa suma, tantos registros como parejas de IDs y de operarios existan (pero solo una suma por cada pareja).

No veo pues (desde la distancia) porque se tiene que meter una función de dominio (DSum) que es precisamente lo que se trata de evitar ….

Quizás no estemos hablando de lo mismo, yo me refiero al editor grafico de consultas que parece inofensivo pero es muy poderoso.
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Publicado por German (9 intervenciones) el 19/02/2020 01:26:35
Buen día gracias de antemano por la respuesta.

Pues a decir verdad, yo pensé lo mismo, pero me piden algo que estoy tratando de dar. Inicialmente, yo habia planteado algo parecido a la contabilidad un DEBE un HABER un SALDO, pero en la tabla solo deje el DEBE y el HABER, el SALDO lo doy por por informe, donde se muestra sin problemas. Pero resulta que en el formulario se ingresa los datos normales, hasta ahí todo funciona de maravilla, pero necesito ver reflejado el saldo para que al notificar mediante correo (a traves de una macro), no solo notifique que operación se esta registrando sino que también informe el saldo. Debido a que la formula no da el resultado ahora estoy pensando en insertar un botón que permita generar como un informe y aprovechar desde ahí poder hacer el saldo y este a su vez notificar.
Voy a probar esta idea y les comentaré. Acces es algo nuevo para mí, no lo he manejado mucho por lo mismo, porque creo que es complejo pero me he dado cuenta que es muy ligado al lenguaje SQL.
Estaré comentando que solución pude dar y a su vez, sigo recibiendo consejos.
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Publicado por German (9 intervenciones) el 19/02/2020 16:48:38
Buen día
Intente por todos lados pero no logré el objetivo, lo ultimo que hize fue un boton para que visualizara el informe de ese ingreso y ya de una forma mas estetico.
Para evitar mas contratiempo, lo que hice fue generar un informe donde detalla todas las transacciones realizadas. se puede descargar en pdf y enviar al interesado.
Gracias por la colaboración
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Publicado por German (9 intervenciones) el 20/02/2020 17:23:38
Buen dia
Su orientación me ayudo mucho, porque pude observar que efectivamente estaba realizando mal el proceso y no estudie primero la función de como tenia que interpretarla, a la final logre mi proposito con esta formula
=DSuma("Saldo","SaldosAc","[Id_empleado]=" & [id_empleado])

Gracias por su observación,
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Publicado por German (9 intervenciones) el 20/02/2020 17:21:18
Buen día Comunidad
Publico la solución a esta solicitud, después de tanto leer y mirar videos como guía informativa, encontre la solución a la falla la cual realicé así:
Primero cree una consulta donde se relacionan los datos de todas las tablas implicadas (empleados, categoria, cabcargue y opecargue), en la consulta creo una expresión donde hago la operación de tomar vr_opcarg - vr_descarg, seguido lo que hago es ocultar el resto de la info dejando solo id_empleado y Saldo.
En el formulario despues de intentar y probar la formula y estudiarla bien, porque me generaba errores porque faltaba colocar bien un parametro, en un campo de texto coloque la siguiente formula

=DSuma("Saldo","SaldosAc","[Id_empleado]=" & [id_empleado])

Saldo= campo calculado de la consulta SaldosAc
SaldosAc = Consulta creada
Id_empleado = campo en la consulta para determinar a busqueda
id_empleado = el campo del formulario que determina que id va a buscar

y solucionado el tema, espero que esa ayuda sirva a los demas, lo bueno es el aprendizaje diario.
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