Microsoft Project - Porcentaje Ejecutado Disminuye al actualizar el cronograma

Cordial saludo.

Tengo un cronograma en Project que se está comportando de una manera para mi normal, pero para mi interventor algo irregular.

El cronograma se actualiza semana a semana, el corte anterior fue el 9/ab/2019, el último corte 16/abr/2019. La semana anterior indicaba un 14% de porcentaje ejecutado, esta semana al alimentarlo y actualizar el cronograma despues de haber indicado la fecha de estado, dado los porcentaje a cada tarea realizada y actualizado sus fechas de inicio real o fin real de acuerdo a lo que aplicará, y habiendo reprogramado el trabajo restante para que empezará a partir del 16 de abril, el porcentaje bajó al 12%.

Incluso las tareas cuando les actualizaba su porcentaje de ejecución (5% por ejemplo), e indicaba su fecha de inicio real (16/abr/2019...la fecha programada estaba para el 24/abr/2019), el porcentaje inmediatamente cambiaba al 1%, despues de presentar el msgbox indicando que: La duración fija de esta tarea se modificará para ajustes al cambio de la asignación del recurso.

Para mi es normal, dado que al modificarse los tiempos y su duración origina (en algunas tareas por atraso otras por adelanto), el sistema debe ponderar y recalcular los porcentajes para poder reflejar una realidad. No es lo mismo decir que llevar el 10% de una actividad que iba a durar 10 inicialmente, a decir que llevas el 10% de una actividad que ahora refleja 15 días de duración (por modificación de sus fechas).

Pero requiero un enlace de microsoft o donde se explique bien este caso para poder presentarlo como defensa ante mi interventor.

Agradezco la colaboración que se me presté al respecto.

Hola Jhorbam.

Tu interpretación es acertada, quédate tranquilo.

El avance de una tarea puede estar referido a diferentes magnitudes: presupuesto o costo, ejecución física material (% físico completado), horas de trabajo de los recursos (% trabajo completado), duración consumida de la tarea (% completado), y quizás alguna otra menos habitual.

Microsoft Project, como la mayoría de este tipo de software, se desarrollaron inicialmente para la gestión y control del tiempo del proyecto, complementándose posteriormente con las estimaciones de costo y asignación de recursos.

Así pues, parece lógico que la medición de las estimaciones de la programación y seguimiento de las tareas, se refieran a sus duraciones. En concreto, en Microsoft Project, son los campos denominados Duración y Duración real. Basándonos en estos campos y en el Método del Camino Crítico (C.P.M. - Critical Path Method), es como Microsoft Project calcula la duración del proyecto, así como los adelantos y retrasos a una Fecha de estado o actualización.

Dicho lo anterior, conviene recordar como se calcula el % completado de una tarea normal y de una tarea de resumen, incluyendo la total del proyecto.

Para una tarea no de resumen:

% completado = 100 x Duración real/ Duración

Es decir, la proporción que supone en tanto por ciento, los días dedicados a la tarea(consumidos), respecto el total de días estimados para completarla.

Así por ejemplo, una tarea que tuviera un % completado en una fecha de estado, podría verse reducido en una fecha posterior, si la duración de la tarea se incrementa, situación por otro lado, relativamente habitual en algunos proyectos.

Respecto a las tareas de resumen y del proyecto:

% completado = 100 x (Suma Duraciones reales de todas las tareas que agrupa) / (Suma Duraciones de todas las tareas que agrupa)

Igualmente, pueden reducirse los valores de una Fecha de estado a otra posterior, debido a un incremento de la Suma de Duraciones de las tareas.

Finalmente recalcar que el % ejecutado en Microsoft Project, hay que asociarlo al % completado de la duración, no así a una medición física material, que únicamente se correspondería cuando su rendimiento fuera constante y continuo, a lo largo de la duración de dicha tarea.

Por cierto, como paradoja, el % completado a nivel de la tarea resumen del proyecto puede verse reducida de una fecha de estado a otra posterior, y sin embargo haberse acortado la duración del proyecto. Esto podría justificarse por ejemplo, si las tareas del camino crítico han reducido su duración, y las que si las aumentaron, tenían holgura, es decir, no pertenecían a dicho camino crítico del proyecto...Si lo que nos importa es el plazo, lo relevante es comprobar la fecha de finalización, más que el % completado, que no determina al respecto.

Saludos.

Ignacio Martín
MVP Microsoft

Ignacio muchas gracias y muy amable por tu respuesta.

Cordial saludo.

Ignacio, existe alguna forma de evitar que el sistema disminuya el porcentaje de avance al ejecutar la actualización del proyecto?. Es posible habilitar que el calculo solo se haga por duración y omita el recurso para el mismo?...sé que esa disminución no cesará hasta que no se supere el atraso, pero se puede hacer algo para que no calcule usando el recurso que ya se encuentra asignado en el cronograma?...

Gracias