2. Correo electrónico:

El correo electrónico nos servirá para crear mensajes que enviaremos rápidamente a alguien; sin tener que utilizar medio más lentos y a veces poco seguros, como las cartas.

Por ejemplo, si se le quiere env iar un memorándum de una reunión a una compañera de trabajo y esta se encuentra en otro edificio en lugar de utilizar el típico fax, se puede utilizar el e-mail (correo electrónico) como un memorándum. Con la utilización del e-mail se podría enviar este memorándum a más de una persona, sin tener que hacer como con el fax que se tendría que enviar varias veces con los distintos nº de teléfono.

No sólo se puede intercambiar correo con gente de la oficina, sino que se puede enviar mensajes a miles de km., y sólo utilizando el ordenador, un teléfono y un módem.

A continuación explicaremos todas las utilidades de este correo electrónico.

            2.1 Crear mensajes.- Cuando queremos crear un mensaje, nos aparece un formulario en blanco, que se llama Formulario Correo. Este formulario sirve de plantilla para ayudar a redactar el mensaje e identificar los destinatarios.

Pasos a seguir para crear un mensaje:

1. Hay que asegurarse de que la Bandeja de Entrada esté abierta y que los mensajes aparezcan con la vista Mensajes con vista previa automática.
2. En la barra de herramientas Estándar, hay que pulsar el botón Nuevo mensaje. Entonces aparecerá un mensaje en blanco.

             2.2 Direccionar los mensajes.- Antes de comenzar a escribir el texto del mensaje, hay que poner una dirección (nombre de los destinatarios). Por ejemplo: [email protected]. Esta dirección se introduce en la zona Para, que se encuentra en la parte superior del encabezamiento del mensaje. Como veis esto es parecido a una carta, donde identificáis a los destinatarios en la parte superior de la primera página.

En M. Outlook, disponemos de una libreta de direcciones, que se utiliza para identificar a los destinatarios. Tiene la utilidad, de que puedes introducir en ella todos los datos que tienes y cada vez que quieras enviar un mail o cualquier otro mensaje a alguien que esté en esta libreta, basta con pulsar encima de Para, y saldrán todos los nombres que hay, se elige el que quieres y el programa lo coloca en Para. De esta manera si tu quieres enviar un mail, por ejemplo, a [email protected] y en la libreta de direcciones, tienes el nombre de esa persona, en Para no aparecerá la dirección de correo sino que aparecerá el nombre real.

A parte de la libreta de direcciones, también hay una libreta personal de direcciones, que como su nombre indica es personal y sólo usted puede abrirla. Y en ella podremos incluir las personas que queremos mantener contacto pero a nivel familiar.

• Direccionar un mensaje utilizando la Libreta de Direcciones

Por ejemplo, necesitamos organizar una reunión con los miembros de diferentes departamentos, para discutir un tema común. Y hemos decidido notificarles la realización de la reunión mediante el correo electrónico. Así que, insertaremos el nombre del empleado correspondiente en el encabezado de su mensaje (Para) utilizando para ello la Libreta de Direcciones.

Sería así:

Estos pasos hay que hacerlos cada vez que queramos enviar a alguien un mensaje.

§ Cuando direccionamos un mensaje, podemos escribir también el nombre directamente en Para, sin tener que ir a la Libreta de Direcciones, esto va bien cuando sólo se utiliza de vez en cuando esa dirección.

• Enviar una copia a otros destinatarios:

Este mensaje que vamos a enviar esta dirigido a muchos destinatarios, en vez de tener que hacer el paso anterior varias veces, haremos lo siguiente:

§ También podremos enviar una copia oculta del mensaje, utilizando la opción BCC. En este caso, sólo el emisor del mensaje y el receptor tendrán conocimiento de la existencia de esta copia oculta.