Aquí estoy de nuevo, espero que os sean fáciles los ejercicios que os voy poniendo como explicación de cada tema que voy explicando, aunque para cualquier duda no dudéis en contactar conmigo.

• Añadir nombres a la Libreta personal de direcciones: En este caso, explicaremos como hay que hacer para añadir los nombres que tenemos en la libreta de direcciones y que queremos meterlos en nuestra libreta personal.

• Direccionar un mensaje utilizando la Libreta personal de direcciones

Ahora añadiremos un nombre de nuestra libreta personal como destinatario de un mensaje, los pasos serán los siguientes:

• Añadir una dirección Internet a nuestra Libreta personal

Nuestras entradas pueden incluir destinatarios que utilicen sistemas diferentes de correo o de mensajería diferentes al que utilizamos nosotros. Como sabéis una forma que habitualmente se utiliza mucho es enviar correo através de Internet.

Pasamos a explicar lo que tendréis que hacer para añadir la dirección de Internet de una persona a vuestra Libreta personal de direcciones.

Los pasos serían los siguientes:

• Direccionar un mensaje utilizando la Libreta personal de direcciones

Ahora añadiremos un nombre de nuestra libreta personal como destinatario de un mensaje, los pasos serán los siguientes:

• Añadir una dirección Internet a nuestra Libreta personal

Nuestras entradas pueden incluir destinatarios que utilicen sistemas diferentes de correo o de mensajería diferentes al que utilizamos nosotros. Como sabéis una forma que habitualmente se utiliza mucho es enviar correo através de Internet.

Pasamos a explicar lo que tendréis que hacer para añadir la dirección de Internet de una persona a vuestra Libreta personal de direcciones.

Los pasos serían los siguientes:

2.3. Introducir y añadir el contenido del mensaje.- Después de haber identificado a los destinatarios del mensaje, terminaremos el mensaje introduciendo el asunto y escribiendo el mensaje en el área vacía que se encuentra en la parte inferior del formulario Correo. Según vamos escribiendo, esta área se irá expandiendo, por eso que no habrá problemas de espacio a la hora de escribir un mensaje, así que los mensajes podrán ser breves o extensos. La idea de poner un asunto al mensaje ayudará al destinatario a identificar el tema del que trata el mensaje, ya que, este asunto aparecerá en el encabezado del mensaje de la Bandeja de entrada de los destinatarios.

La introducción del texto del mensaje es idéntica a la escritura normal con un procesador de textos, pues incluso, se podría elegir como procesador de textos el Microsoft Word , esto lo explicaremos en el apartado de: Creación de una plantilla de mensaje reutilizable. Se pueden utilizar las teclas, siguientes:

• RETROCESO ó SUPR para borrar texto y mover o copiar texto mediante arrastre y colocación.
• Deshacer (menú Edición) nos permite Deshacer una acción.

· Introducir y editar el texto del mensaje

Ahora haremos un ejemplo, para entender mejor cuál es la finalidad de este apartado. Para ello escribiremos un mensaje en el que concertamos una reunión vía chat con diferentes personas, mediante correo electrónico.

· Comprobar la ortografía de los mensajes, antes de enviarlos

Para ello podemos utilizar el corrector ortográfico de Outlook. Es conveniente, comprobar la ortografía de todos los mensajes salientes, tanto si tenemos miedo a cometer algún error como si no. Cuando iniciamos el corrector, el mensaje se comprobará desde el principio del mismo, sin tener en cuenta en donde se encuentre el punto de inserción. Si no quiere realizar una copia del mensaje completo, podemos seleccionar parte del mismo, o incluso una sola palabra. El texto del cuadro Asunto también se verificará, no así los nombres de los destinatarios que se ignorarán.

Si la ortografía de una palabra no se reconoce, se puede corregir personalmente, seleccionando la palabra correcta de entre una serie de sugerencias. Y en caso de que la palabra sea correcta pero el corrector no la reconozca se puede añadir esta palabra al diccionario.

Los botones, utilizados por el corrector, son los siguientes:

· Comprobar la ortografía

Para hacer esta comprobación, tenemos que realizar los siguientes pasos:

§Si queréis revisar todas las palabras automáticamente, antes de enviar el mensaje, podéis pulsar Opciones en el menú Herramientas, y seleccionar la solapa Ortografía. Entonces marcaréis el cuadro de verificación Revisar siempre la ortografía antes de enviar.

·Formato de texto

También podemos formatear el texto, si queremos resaltar las ideas a transmitir y crear mayor interés sobre el mensaje. Podemos cambiar el color y muchas otras cosas, para resaltar más lo que nos parece más interesante.

Para formatear el texto, tenemos que seleccionar primero el texto al que deseamos dar formato y después procederemos a aplicarlo. Si no seleccionamos el texto, el formato definido se aplicará a todo el texto que escribamos después del punto de inserción. Sólo se puede formatear el texto del área de mensaje.

Podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Formato para cambiar los atributos del texto, como negrita, cursiva, subrayado o el color... En el formato de texto se incluye la alineación, sangría y las viñetas.

·Añadir texto

Queremos que todos los mensaje que enviemos sean interesantes y efectivos. Por eso hemos decidido experimentar con el formato de texto y de párrafo en el mensaje relativo a la reunión de canaricultores en la chat. Por eso, en este ejercicio, añadiremos al mensaje cierta información sobre la orden del día de la reunión. Para ello haremos dos ejemplos para explicar más claramente lo que hemos dicho ahora.

Ejemplo 1:

1. Pulsaremos CTRL+FIN para desplazar el punto de inserción hasta el final del texto de su mensaje y pulsaremos dos veces INTRO. El punto de inserción pasará a una línea vacía.
2. Escribiremos el texto siguiente, pulsando INTRO después de cada línea.

·Aplicar formato al texto

Ahora utilizaremos los botones de la barra de herramientas Formato para cambiar la apariencia del texto que acabamos de escribir.

1. Pulsaremos 3 veces la línea «Nuestra reunión incluirá» para seleccionarla
2. En la barra de herramientas Formato, pulsaremos el botón Cursiva. El texto cambiará a cursiva. Ejemplo: «Nuestra reunión incluirá»
3. Ahora seleccionaremos el texto desde: «Presentación de los nuevos miembros de la Asociación» hasta «Ruegos y preguntas»
4. En la barra de herramientas Formato, pulsaremos el botón Negrita.
5. En la barra de herramientas Formato, pulsaremos el botón Color de Fuente. Aparecerá una paleta de colores.
6. Pulsaremos el color verde. El texto pasará a ser de color verde. Ejemplo:

§Para aplicar el texto en color, deberá tener una impresora de color. Si la impresora es monocromática, el texto aparecerá en diferentes tonos de gris.

Ejemplo 2:

·Aplicar formato al párrafo

Ahora utilizaremos los botones de la barra de herramientas Formato para formatear varias líneas de texto.

1. Hay que asegurarse de que está seleccionado el texto que va desde «Presentación de los nuevos miembros de la Asociación» hasta «Ruegos y preguntas»
2. En la barra de herramientas Formato, pulsaremos el botón Viñetas.
3. En la barra de herramientas Formato, pulsaremos el botón Aumentar sangría. Ahora el texto sangrará hacia la derecha.
4. Pulsamos en cualquier parte del texto. La selección se deshará.

§Podemos añadir una firma a todos nuestros mensajes de e-mail que contengan una frase o una selección de texto. Para hacerlo, hay que crear un mensaje y añadir el formato que deseemos al texto que utilizará como autofirma. Por ejemplo: Maite Pérez. Secretaria Dpto. Canaricultura. En el menú Herramientas, pulsaríamos Autofirma. Ahora este texto aparecería al final de cada mensaje que enviemos. Para eliminarlo, se puede borrar de manera individual antes de enviarlo.

     2.4. Enviar mensajes.- Hasta ahora hemos explicado como poner la dirección a donde se van a enviar los mensajes, redactar mensajes y ahora nos queda lo más importante: enviarlos.

Cuando enviamos un mensaje, éste se lleva a la Bandeja de salida, donde se guarda temporalmente, normalmente durante unos pocos segundos, hasta que se entrega al destinatario o destinatarios. Como ya sabéis no es necesario que el destinatario esté presente, porque el mensaje se guardará en la Bandeja de Entrada del destinatario hasta que éste se conecte y abra el mensaje. Si este mensaje no se puede entregar, se recibirá una notificación por parte del servidor.

     2.5. Seguir los mensajes enviados.- Este es un buen método para saber si los mensajes han llegado a su destino. Así el ordenador nos enviará una notificación cuando el destinatario reciba su mensaje, cuando lo abra o en ambos casos. Un mensaje que nos informa de que el mensaje a llegado al destinatario, recibe el nombre de confirmación de entrega. Y cuando nos informa de que el mensaje ha sido leído, entonces se llamaría confirmación de lectura.

§Podemos organizar también una votación con un mensaje; los resultados de esta votación aparecerán en la ficha Seguimiento. De esto hablaremos con más detalle en el apartado 2.11. Realizar una votación mediante un mensaje

·Establecer opciones de seguimiento de mensajes

Vamos a explicar como se pueden establecer estas opciones de seguimiento

1. Pulsaremos la solapa Opciones y maximizaremos el mensaje.
2. En el área de Opciones de seguimiento, seleccionaremos la casilla de verificación Informar cuando se haya entregado el mensaje. Así, cuando los destinatarios reciban el mensaje el ordenador nos lo notificará.
3. En el área de Opciones de seguimiento, seleccionaremos la casilla de verificación Informar cuando se haya leído el mensaje. Cuando lo lean, el ordenador también nos avisará.
4. Devolvemos la ventana mensaje a su tamaño original.

§Si quieren establecer las opciones de seguimiento para todos los mensajes de salida, pueden pulsar Opciones en el menú Herramientas. En la ficha Enviar, seleccionaremos la casilla de verificación Informar cuando se hayan entregado todos los mensajes y/o la casilla de verificación Informar cuando se hayan leído todos los mensajes y pulsaremos Aceptar. También podemos procesar automáticamente todas las informaciones de maneara que la información de seguimiento se guarde en la ficha Seguimiento y las confirmaciones se borren una vez que hayan sido procesadas. Para hacer esto, habría que pulsar Opciones en el menú Herramientas. Pulsar la solapa Correo Electrónico y seleccionar las opciones que deseamos en el área de Configuración del procesamiento automático del correo.

     2.6 Asignar prioridad a los mensajes.- También podemos asignar prioridad aun mensaje según el orden de importancia que tenga. Los mensajes se envían con prioridad normal, aunque mediante los pasos que vamos a explicar le podremos dar prioridad baja o alta.

Esta es una manera de saber que mensaje deberemos leer primero.

Después de enviar el mensaje, los destinatarios podrán identificar el nivel de prioridad mirando el encabezamiento del mensaje en sus visualizadores de información. Los mensajes con prioridad alta muestran un signo de exclamación rojo junto al encabezado del mensaje (! ), mientras que los de prioridad baja viene acompañados por una flecha hacia debajode color azul (¯ ).

• ¿Cómo asignar prioridad alta a un mensaje?

Para ello en la barra de herramientas Estándar pulsaremos el botón «Importancia: Alta»
Ahora el mensaje tendrá importancia alta y el texto del cuadro Importancia en la ficha Opciones pasará a ser Alta.

§Si queréis llamar la atención sobre el mensaje, podéis adjuntar una marca. Para ello pulsaréis la barra de herramientas Estándar del formulario Correo, y pulsaréis el botón Marca de mensaje y seleccionaréis marca. Esto también lo explicaremos más detalladamente en el apto. 2.8. Organizar mensajes.

·Enviar mensajes

Para hacer esto, sólo hay colocarse en la barra de herramientas Estándar y pulsar el botón Enviar.

Al cabo de un momento su mensaje se enviará y se creará una copia del mismo, en la carpeta Elementos enviados.

     2.7.Recuperar mensajes.- Hay veces que nos interesa recuperar un mensaje que hemos enviado: porque contiene información errónea o hemos colocado la dirección incorrecta,... Con Outlook podremos recuperar los mensajes aunque estos ya hayan sido enviados, siempre que el destinatario no los haya abierto. Si el destinatario, lo ha abierto este ya no puede ser recuperado.

Para recuperar mensajes, podemos elegir borrar simplemente el mensaje de la Bandeja de entrada del destinatario o reemplazar el mensaje original por uno diferente. De todas maneras el destinatario del mensaje recibirá una notificación de que dicho mensaje ha sido recuperado.

·Reemplazar mensajes

Acabamos de acordarnos de que el martes a las 22:00 hay "Médico de Familia" y que muchos de los miembros de la Asociación ven este programa y que por lo tanto se debería cambiar la hora o el día de la reunión. Entonces intentaremos recuperar el mensaje original y convocar la reunión para el miércoles día 01 a la misma hora.

·Ver el nuevo mensaje.

El nuevo mensaje habrá reemplazado al anterior. Utilizando la Vista previa automática podremos asegurarnos de que el nuevo mensaje se encuentra en nuestra Bandeja de entrada.

Para distinguir los mensajes que tenemos en carpeta, es conveniente leer su encabezamiento. Este encabezamiento identifica al remitente, asunto, fecha y hora de envío. Los mensajes que aún no se han abierto aparecen en negrita, y los que ya se han leído en caracteres normales. El número de mensajes no leídos aparece entre paréntesis junto al nombre de la carpeta, tanto en la Barra Outlook como en la Lista de carpetas.

·Explorar las carpetas en el buzón de correo

Abriremos las carpetas para ver los distintos mensajes que contienen. Podremos revisar los mensajes enviados y ver si tenemos algún mensaje en las demás carpetas.

·Abrir un mensaje

Abriremos el mensaje Reunión chat para poder leerlo.

·Ordenar los mensajes

Cuando nuestra bandeja de entrada contiene muchos mensajes, podemos organizarlos mediante a unos criterios específicos. La información del encabezado de los mensajes se utiliza para ordenarlos por columnas, por remitentes, asunto o fecha de recepción.

Los mensajes también pueden ordenarse de forma ascendente o descendente.

Ejemplo:

·Agrupamiento de mensajes

Si queremos ordenar los mensajes por más de una categoría debemos agruparlos en categorías bien definidas. Se pueden agrupar hasta en 5 categorías a la vez. Se pueden agrupar por: remitente, fecha, asunto...

Estos mensajes se organizan en forma de esquema utilizando las categorías que hayamos seleccionado. Con la primera categoría de ordenación en la parte izquierda del visor de información. Un signo más (+) indica que una categoría está contraída y que la información que contiene está oculta. Un signo menos (-) indica que la categoría esta expandida.

·Agrupar mensajes

Como coordinador de la asociación, deseamos organizar nuestra bandeja de entradas para poder localizar más fácilmente cualquier mensaje que llegue.

·Modificar criterios de agrupamiento

Ahora, vamos a cambiar la forma en que aparecen los mensajes en nuestra Bandeja de entrada. Añadiendo otro criterio de agrupamiento en el cuadro Agrupar por.

·Restaurar vista original

Cancelaremos los agrupamientos realizados anteriormente, aplicando de nuevo la vista por omisión.

Los grupos desaparecerán y se ocultará el cuadro Agrupar por.

Mientras observamos el visualizador de información, podemos ver los iconos que apare-cen a la izquierda de los mensajes. Cada tipo de mensaje viene acompañado por un icono que nos ayuda a identificarlo.

En el visor de información las columnas dividen los mensajero prioridad, tipo de elemento, marca de mensaje, etc...

· Leer un mensaje completo

Con la Vista previa automática , están visibles las primeras tres líneas. Veamos si esto es así, con un ejemplo.

1. Pulsaremos 2 veces el mensaje: «RE: Reunión chat» de Maite Pérez. Se nos abrirá el mensaje, y aparecerá el texto completo del mensaje.
2. Nos desplazaremos hacia abajo para leer el mensaje completo. A continuación de la respuesta de Maite Pérez, podrá ver su mensaje original.

· Recorrer los mensajes

En lugar de tener que abrir y cerrar cada mensaje, podemos examinarlos abriendo uno y pulsando después los botones Elemento anterior y elementos siguiente en la barra de herramientas Estándar.

Marcas de mensajes por acción

Por ejemplo, hemos visto un mensaje que nos parece interesante, pero que en estos momentos no podemos abrir, para que no se nos pase y lo abramos lo más urgentemente que podamos, podemos incluirle una marca.

Se puede elegir entre una lista de marcas predeterminadas, o en el caso de que estas marcas no nos parezcan acertadas podremos crear nuevas marcas.

· Marcar un mensaje

Vamos a colocar una marca al mensaje de Maite Pérez, para recordar que debe mirar si ha recibido contestación a los mails que ha enviado.

· Marcar un mensaje como completado

Acabamos de recibir todos los mails, como contestación a nuestro mail anterior, así que, ya no necesitamos tener el mensaje marcado, ahora pasaremos a indicar mensaje completado, para ello también colocaremos una marca.

Reenvío de mensajes

Hay veces que consideramos que hay mensajes que deberían leer otras personas, en este caso podemos reenviar el mensaje.

Para hacer esto tenemos que utilizar CC ó CCO.

Los mensajes reenviados se identifican por las letras RV en el área de asunto.

· Reenviar un mensaje

Vamos a reenviar el mensaje que hemos recibido de una Asociación de Canaricultores a todos los miembros de nuestra Asociación.

· Crear una carpeta

Vamos a crear una subcarpeta en nuestra carpeta Bandeja de entrada para almacenar los mensajes relacionados con la próxima reunión.

· Ver la lista de carpetas

Relación entre la nueva subcarpeta y las carpetas de Outlook

· Mover un grupo de mensajes a una carpeta

Ahora podemos mover los mensajes a las carpetas correspondientes que hemos creado en el apartado anterior.

Pasos a seguir:

· Eliminar mensajes

Una vez leídos y realizado todos los pasos necesarios o convenientes se pueden eliminar estos mensajes. Los mensajes eliminados se desplazan temporalmente a la carpeta Elementos eliminados, hasta que los queramos eliminar de forma permanente.

§ También hay una manera de que la carpeta Eliminados se vacíe automáticamente cada vez que sale de M. Outlook, y es de la siguiente manera:
En el menú Herramientas, pulse Opciones. En la ficha General , seleccione el cuadro de verificación Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir y pulse Aceptar.

· Crear un mensaje nuevo

Vamos a crear un mensaje y lo direccionaremos a varios colaboradores para saber su opinión.

· Añadir botones para la votación

Ahora incluiremos botones para la votación del mensaje, de forma que los destinatarios puedan responder fácilmente.

· Analizar resultados

Ahora vamos a revisar los resultados de nuestra consulta.