Access - SUMA VALORES EN FORMULARIO

   
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SUMA VALORES EN FORMULARIO

Publicado por Lorena (4 intervenciones) el 17/08/2015 09:09:17
Buenos días, llevo semanas intentando terminar un programita en ACCESS para la gestión de facturas.
Estoy encasillada con varios problemillas, por los que no consigo avanzar, entre otras cosas:

Tengo 4 Tablas (PROVEEDORES-FACTURA-FACTURA LINEA-PAGO), tengo las 4 relacionadas (aunque la de pago creo que no la tengo bien relacionada, pero esa no es la cuestión que os voy a preguntar ahora). Tengo creado un formulario dónde me aparecen los datos de PROVEEDORES, un subformulario dentro con FACTURAy 2 subformularios dentro de Factura que son FACTURA LINEA y PAGO.

En Factura tengo un campo que es IMPORTE TOTAL, que quiero que me sume el SUBTOTAL (es un campo calculado que me suma Base Imponible+Importe IVA-Importe Retención, el cual tendría varias líneas según tipo de IVA) del subformulario de Factura línea, aquí es dónde viene el problema, que no me lo suma, me da error, he probado con muchas formulas que he creído, buscando información por internet, pero no doy con la fórmula correcta. Es posible que tenga algún campo calculado mal formulado o algún campo directamente que no se calcule, no lo sé, pero no tengo forma a que me lo calcule. Lo mismo me pasa con IMPORTE PAGADO e IMPORTE PENDIENTE (del formulario FACTURA) pero aún no he entrado en ellos.

Si me podéis echar una mano, os lo agradecería muchísimo.

No sé manejar muy bien el Visual Basic, por lo que lo he intentado todo sobre Fórmulas en Expresiones o Consulta.

No sé si os falta información o si me he explicado bien.

Gracias de antemano!
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Publicado por Enrique Heliodoro (1663 intervenciones) el 17/08/2015 11:20:00
Si esto:
Tengo 4 Tablas (PROVEEDORES-FACTURA-FACTURA LINEA-PAGO), ......

Lo desglosamos correctamente ¿quedria asi?:
Tabla PROVEEDORES
Tabla FACTURA
Tabla FACTURA LINEA
Tabla PAGO

Considerando a Factura (yo la llamaría facturas, porque tendrá muchas facturas y llamaría factura a cada uno de sus registros) como la tabla que cumple la propiedad de ser 'la columna vertebral', acepto a Proveedores como una tabla auxiliar y a 'factura línea' (mal nombre, no debería contener espacios complica el trabajo), pero a lo que no le encuentro mucho sentido es a la tabla 'PAGO', se supone que el estar pagada es una propiedad de la factura en su conjunto y la forma de pago (aunque sea efectuada en plazos) entraría en otro terreno: la contabilidad.

Primero se ha de crear una correcta relación entre las tablas, de forma que se conozca 'que es cada cosa', si la tabla 'FACTURA' es la columna vertebral, su relación con el resto las definirá como cabeza, pies, manos .... con ese punto resuelto el resto vendrá rodado.

En principio, un campo calculado en un formulario es un elemento 'estético' y como tal no se puede utilizar para hacer ningún calculo sobre el, se tiene que hacer sobre su origen de datos (si funciona y es fiel a la realidad, pues las relaciones ambiguas ....)

En definitiva si:
Subtotal = A + B + (C * H)
.- Suma (subtotal) ====> error
.- Suma (A + B + (C * H) ) ==> puede (y debería) funcionar

Por cierto, las matemáticas son las mismas dentro y fuera de VBA, la lógica también, el que se cuente con los dedos o de memoria no altera el resultado, el problema esta cuando se hacen cálculos con elementos ficticios (como en 'el cuento de la lechera')

Si amplias información sobre las actuales relaciones creadas entre las tablas y la utilidad que se espera de cada una, se podrían evitar errores futuros (cuando esto se una a las otras partes).
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Publicado por Lorena (4 intervenciones) el 17/08/2015 12:42:28
Gracias por tu respuesta!

Adjunto imagen de las tablas y sus relaciones.

Según me dices, creo que tendría que relacionarlas de distinta forma, ya que creo que la Tabla principal es PROVEEDORES
Y la tabla PAGO digo que está mal relacionada porque no se me relacionan los datos con la Tabla FACTURA.


La tabla Pago me será muy útil porque este programa se está creando para llevar la gestión de las facturas recibidas en otros centros, no el propio donde se lleva la Contabilidad, por lo que serían muy beneficiosos estos datos.


He probado con la fórmula que me has indicado, y me hace el cálculo, pero sólo de la línea dónde señalo, por ejemplo:
Base Imponible: 250,00 IVA (21%): 52,50 Ret (0%): 0,00 Subtotal: 302,50
Base Imponible: 100,00 IVA (10%): 10,00 Ret (0%): 0,00 Subtotal: 110,00
412,50

Sólo me aparece 302,50 si selecciono la primera fila, o 110,00 si selecciono la segunda fila, no los 412,50 que sería la suma total.


Conozco algo del mundo de ACCESS pero no soy muy experta.

Gracias.


Sin-titulo
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Publicado por Enrique Heliodoro (1663 intervenciones) el 17/08/2015 13:35:12
Ese diseño no tiene mucha lógica, seria altamente recomendable que ojearas los ejemplos funcionales y con una 'estructura clásica' que acompañan a Access (muchos de ellos en forma de plantillas).

En fin creo que la actual estructura no es útil bajo cualquier punto de vista u aplicación que se intente, se le asignan propiedades 'a las partes' que solo le corresponden al conjunto por ejemplo: la forma de pago, método de pago y fecha de pago (que se le asignan a los 'detalles de la factura' [factura línea] en ese esquema).

La factura es un conjunto, las líneas representan a un subconjunto asociado, no le encuentro 'lógica' a que en la línea figuren conceptos de la factura tales como: retenciones y códigos de pago, qué se paga: la línea ¿o su 'padre' la factura?, a quien se le retiene: a la globalidad de la factura ¿o a la línea?.

Una aplicación que se crea para que sirva para algo requiere:
.- Conocer el entorno en que se aplicara
.- Tener clara la funcionalidad que se pretende
.- Crear un esquema sobre papel
.- Estudiar el medio que se utilizara
(en este ultimo punto es en el que entrarían los foros de consulta, sirve para aclarar conceptos, aunque otros los quieren utilizar para un Copy&Paste)

No entiendo ese planteamiento de lo que en definitiva es parte de un proceso contable (y que como tal ha de ser tratado), comenzando por la parte en que se ¿intentaría? modificar datos de la factura (importe pagado, importe pendiente .... o lo de incluir en listado ¿Caja A y Caja B?)

Una factura (como supuesto documento oficial), una vez que se emite solo se debería poder acceder en modo consulta (y en ese modo por ejemplo: calcular subtotales varios a tiempo real)
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Publicado por Lorena (4 intervenciones) el 17/08/2015 14:04:54
El programa es para gestionar las facturas recibidas, no emitidas, en centros donde no se lleva la Contabilidad.
Yo lo que necesito sacar de ahí es información sobre las facturas y, sobre todo, listados de facturas recibidas pagadas por Caja o Banco, nada de Caja A y Caja B, si no facturas pagadas por Banco y facturas pagadas por Caja. Sería por meses, y es la mejor forma que he pensado en listar las facturas incluidas en meses.
También quiero sacar un listado con las facturas que se pagarían por remesa de transferencia, por ejemplo.
Como he dicho antes, este programa lo llevarían centros que no es la "oficina central", por lo que necesito que me detallen toda la información posible para llevar la Contabilidad en la "oficina central".
No quiero modificar datos, lo que quiero es que mis compañeros me detallen todos los puntos de la factura, y con respecto a eso yo sacar la información mensual.

Por lo que veo no está bien estructurada, pero necesito toda la información que ahí aparece, a lo mejor se puede hacer más práctico sacar esa información pero ahora mismo no sé cómo plantearlo.

Con respecto a las plantillas y demás, he mirado por todos sitios antes de comenzar este archivo y es lo que creía que mejor podía hacer. También han ido saliendo más temas, por lo que a lo mejor si hubiera comenzado ya con todos los puntos hubiera sido mejor. No sé. Si me podéis facilitar alguna plantilla completa o algo os lo agradecería.

Perdona por la lata que te estoy dando, y gracias.

Un saludo.
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Publicado por Enrique Heliodoro (1663 intervenciones) el 17/08/2015 14:51:13
El trabajo que se pretende (control de facturas recibidas), tal como esta diseñado multiplica por infinito el trabajo, tanto de los que reciben esas facturas y no llevan contabilidad, como por parte del contable que tiene que llevar el control.

Dudo mucho que el que fiscaliza gastos necesite un desglose mayor que el que necesito el que genero la factura y para su 'fiscalidad' en una contabilidad bien llevada, le sobran el 80% de esos detalles, al introducir (en la contabilidad) los datos de esa factura (importes, vencimientos cliente) en sus respectivas cuentas contables, los resúmenes salen solos (por ejemplo: los de vencimiento, sea por meses o por días, o siglos).

Para un esquema tal como se ha planteado, dudo mucho que se encuentre una plantilla y también que merezca la pena el esfuerzo de crear algo que no lleva a ninguna parte.

¿Quieres hacer algo serio?....

Considera a esa factura recibida como una 'factura propia' (esto es, que la reproduzcan como si fuera una venta propia) lo que eliminaría (al que tiene que fiscalizar esos datos) el genera esos asientos o datos (eso: que trabaje otro picando teclas) y de esa seudo-facturación se extrapolan los resultados que se deseen.

En definitiva: COPIAR/UTILIZAR un esquema clásico y no tratar de inventar una rueda cuadrada.
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Publicado por Lorena (4 intervenciones) el 18/08/2015 08:59:19
Gracias por sus respuestas.
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