Access - cargar base de datos con un boton

buenas, en access tengo una base alojada en un servidor y tres usuarios que tienen una base con tablas vinculadas al servidor y los formularios, consultas y informes de forma local, cuando yo quiero actualizar la base para que tengan los formularios actualizados tengo que ir al ordenador manualmente, eliminar todos los formularios, consultas y informes y cargarlos al servidor, este proceso se puede automatizar al darle a un boton en un formulario o algo por el estilo que borre todo y cargue todo de la base? gracias

¿A qué se refiere borre todo? Solo debe actualizar formularios consultas y reportes si ha adicionado algún campo a una tabla y esta se deba incluir en cualquier objeto. Este es uno de los problemas de trabajar con tablas vinculadas además de la inseguridad. Le recomiendo trabajar en forma desvinculada. Le dejo este link de mi video donde trato este tema con un módulo de clase.

https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=tQGMc_pvuZk

Y en lo posible trate de migrar su base de datos a un servidor de datos, por ejemplo, postgreSQL y utiliza la clase para manipular la conexión y datos. No le recomiendo utilizar Access como BackEnd, puede tener perdida de informacion y sopresas. Si quiere más información me puede contactar en [email protected]

Buenas Eduardo, mis usuarios tienen de forma local los informes, consultas, formularios y modulos, entonces lo que sucede es que si yo añado un boton nuevo a un formulario (por ejemplo), tengo que ir a su ordenador, borrar el formulario y importar el formulario actualizado. asi con todos, queria saber si habia otra forma que al darle a un boton, borre todas las consultas, informes y formularios de su base de datos actual y las cargue todas de nuevo de la base actualizada. De momento funcionamos de esta forma:

Yo soy el editor de la base y tengo un archivo solo para mi donde edito y mejoro la base de datos. Mi equipo es un windows server y mis compañeros pueden acceder a mi disco local D.
En el disco local D tengo la base "compartida", donde estan las tablas que mis compañeros tienen vinculadas, asi que los datos se almacenan ahi, ademas de eso, esta base "compartida" guarda formularios, consultas y informes que yo cargo cuando quiero actualizarlo a mis compañeros, asi que por ultimo ellos tienen una base local con tablas vinculadas y cuando actualizo cargo desde la base "Compartida" del servidor, la cual cargo desde mi propio archivo access.

Sobre postgreSQL, tienes algun tutorial? es mucho trabajo migrar eso? hay que reintroducir los datos o solo importar? Muchas gracias Eduardo de antemano

Realmente aborté hace muchos años el sistema que está utilizando porque tuve muchos problemas en entorno multiusuario. Access no es una solución para utilizarlo como BackEnd, pero si es un excelente FrontEnd por esto lo utilizo. A pesar de que en la web hay tutoriales sirven para tener una idea del PostgreSQL no son completos. Mientras no se haga un proyecto práctico no se asimilarán los conceptos, toda vez, que PostgreSQL es un servidor de datos robusto, libre de fallas y de alta concurrencia, pero tiene muchas instrucciones complementarias del SQL estándar que se deben utilizar.

Actualmente enseño Access/PostgreSQL, consistente en enseñar la instalación del servidor, creación de una base de datos, consultas, funciones, vistas, tablas particionadas y Tigger. El curso se hace con base en un proyecto real, en su caso sería elaborar desde cero su aplicativo, de tal forma que aprenda a manejar el módulo de clase que interactúa con el servidor, igualmente, conceptos avanzados de Access y VBA. Este curso tiene una duración de 3 a 4 meses con 2 horas diarias de lunes a viernes. Esta aplicación puede conectarse a la nube, es decir, se manipularía a través de internet (algo no posible con base de datos Access o Jet)

Pregunta si no es mucho trabajo migrar su base de datos, Esto depende que tan bien diseñada esté su base de datos, en cuanto relaciones, indices y definición de los campos, por ejemplo, no debe tener datos adjuntos ni campos calculados..

Si está intereseado en conocer costo y forma de pago puede contactarme al correo [email protected] o al WhatSapp 57 3185612588.

Un saludo desde Colombia

lo tendre en cuenta, y sobre lo de actualizar la base con el boton, sabes algun sistema que actualize la base sin la necesidad de ir yo al ordenador de mis usuarios?

No creo, debe actualizar cada terminal cuando edite el FronEnd. Tome en serio la recomendación de migrar su base de datos y mantenga backups porque en cualquier momento su base de datos puede quedar en estado inaccesible.

Te comento el sistema que tuve en su día , con equipos con Windows, para mantener actualizado el frontend de varios usuarios sin tener que hacer los cambios en cada equipo:

1) Mi planteamiento fue que en lugar tener la frontend en cada equipo, que lo usuarios copien la frontend de una carpeta en red cada vez que quieran usarla, de esta forma, yo podía hacer los cambios en la frontend en red y ellos tener las actualizaciones.

2) Para automatizar esto, y que non tengan que ir a buscar en la red la frontend, en una carpeta en red tengo la base frontend, un archivo .bat y un archivo .vbs

3) El archivo .bat tenía el siguiente código:

@ECHO OFF
REM copy from network drive to local
DEL "C:\Users\%USERNAME%\Documents\BD_FE.accdb" /A
xcopy "Ruta_red\BD_FE.accdb" "C:\Users\%USERNAME%\Documents\" /D /Y /K /H

REM call your database file
"C:\Users\%USERNAME%\Documents\BD_FE.accdb"
exit

En resumen, eliminamos la frontend de la carpeta documentos del usuario, la copiamos de la red y la abrimos (solo hay que adaptar el nombre de la ruta en red y de la frontend)

4) Con el paso 3 se me quedaba una ventada de comando de MSDOS abierta, por eso paso a utilizar el archvio .vbs, con el siguiente código:

Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
WshShell.Run chr(34) & "\\Ruta_en_Red\nombre_archivobat.bat" & Chr(34), 0
Set WshShell = Nothing

De esta forma el usuario no ve ninguna ventana

5) A los usuarios solo hay que pasarles un acceso directo del archivo .vbs: este archivo ejecuta el .bat, que realiza los pasos indicados previamente. Para maquillar un poco, creamos un icono para la aplicación y lo usamos en el acceso directo.


Cada vez que abren el backend tienen los cambios incorporados.

Es un proceso de bastante riesgo, no es una solución multiusuario, trate de migrar a otro servidor de datos, por ejemplo, uso PostgreSQL y tendrá seguridad y muchas cosas que lo sorprenderán, si quiero le colaboro a pasar sus tablas de Access a PostgreSQL sin ningún costo