PDF de programación - Guía de LibreOffice 4 Calc - Rangos de datos

Guías LibreOffice Calc 4

Rangos de datos

Guía 11

RANGOS DE DATOS



CONTENIDO

Rangos de datos ....................................................................... 1

Contenido ................................................................................ 1

Rangos de datos ..................................................................... 3

Definición de rango de datos .............................................. 3

Selección de un rango de datos ......................................... 4

Ordenar .................................................................................... 5

Ordenación según criterios ................................................. 5

Opciones de ordenación ..................................................... 6

Filtrar ........................................................................................ 7

Filtro automático ................................................................... 8

Filtro estándar ....................................................................... 9

Uso de comodines ............................................................. 11

Ocultar duplicados ............................................................. 13

Copia de tablas con filtro ................................................... 14

Subtotales .............................................................................. 14

Esquema ............................................................................. 17

Validación de datos .............................................................. 19



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Validación mediante listas ................................................ 22

Texto A columnas ................................................................. 24

Consolidar ............................................................................. 28



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RANGOS DE DATOS

DEFINICIÓN DE RANGO DE DATOS

En Calc y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas y
columnas que esté separado del resto de la hoja por otras
filas y columnas en blanco y que en la fila superior
contenga rótulos, se considera
como un rango de datos o una
tabla de datos. Es el equivalente
elemental de las Bases de Datos.

Es imprescindible que la tabla esté totalmente rodeada de
filas y columnas en blanco y que la primera fila contenga
los rótulos de los datos que figuran debajo

Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir,
un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola
entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro
registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y
Cristina respectivamente. El registro de Elena se compone
de la fila Elena - 37 - S.

Las columnas constituyen los campos, que son las partes
de un registro, cada una con un carácter diferente: Nombre,
Edad y Estado. Así, el campo Estado de Marcos es S

Las celdas de la primera fila se interpretan como los títulos
o nombres de los distintos campos: Nombre, Edad,
Estado, etc.



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SELECCIÓN DE UN RANGO DE DATOS

Escribe una pequeña tabla como la de María, Marcos,...
aislada del resto de la hoja por filas y columnas en blanco.
Por ejemplo, copia esta tabla de abajo y pégala en Calc

Nombre Teléfono Llamado/a
Carlos 914063485 SI
Luisa 636455873 NO
Pedro 957305672 SI
Lourdes 915562034 SI

Señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla. Sólo
con esto, Calc reconocerá qué filas y columnas forman la
tabla y los nombres de los campos. Lo sabrás porque
selecciona automáticamente todo el rango si acudes a
Datos – Definir intervalo (LibreOffice usa la palabra
intervalo, pero en las explicaciones más teóricas usaremos
área o rango).



Para definirlo se abrirá una ventana de diálogo en la que
puedes darle el nombre de Agenda y pulsar en Aceptar



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No es imprescindible definir un rango, pero te ahorrarás
trabajo más adelante, porque será más fácil seleccionar
rangos por nombre que usar el ratón. De todas formas, si
seleccionas un
las
operaciones que explicaremos más adelante.

rango sin definir podrás usar

Ya tenemos definido un rango de datos como “Agenda”. En
lo que sigue usaremos este ejemplo.

ORDENAR

Para ordenar esta tabla por nombres basta con que la
selecciones previamente y uses el menú
Datos -
Ordenar…

ORDENACIÓN SEGÚN CRITERIOS

Al pedir Ordenar dispones de una ventana con dos
pestañas. Elige Ordenar según criterios.

Puedes usar hasta tres criterios de ordenación. El primero
es el principal, pero en caso de empate se pasa al segundo
y luego al tercero.

Esto te permite definir varios niveles de ordenación, por
ejemplo, por llamado/a, y en caso de empate por nombre.



Concreta los niveles. Pulsa Aceptar y habrás ordenado el
área de datos según esos dos criterios. Sitúa en primer
lugar a Luisa por no haber sido llamada y luego a los
demás por orden alfabético.



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Puedes cambiar tus criterios eliminando cualquier nivel,
eligiendo para él la opción de “no definido”. Igualmente
puedes añadir otro criterio escribiendo otra opción.

OPCIONES DE ORDENACIÓN

Si eliges la otra pestaña podrás concretar mejor las
opciones de ordenación. Las más importantes son:



Sensible a mayúsculas/minúsculas: Se tendrían en
cuenta en la ordenación.

El intervalo contiene etiquetas de columna: Esta es muy
interesante, pues se prescindirá de las cabeceras de la
tabla en el momento de ordenar, y no se alterarán.

Copiar resultados de la ordenación a: Puedes concretar
si deseas una copia en otra área o a partir de una celda. Si
escribes B4, a partir de esa celda se copiará la tabla
ordenada.



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Dirección: Aunque no suele ser frecuente, permite ordenar
de izquierda a derecha.

Orden definido por el usuario: Si activamos esta opción
podremos seguir en la ordenación las listas ya definidas en
Calc, como lun, mar, mié, jue, vie, sáb, dom . En otra parte
de estas guías se explica cómo los usuarios pueden definir
sus propias listas de ordenación.



FILTRAR

Cuando las bases de datos contienen mucha información,
es conveniente disponer de un instrumento de consulta y
búsqueda, para poder restringir
los datos a ciertas
propiedades o categorías. Por ejemplo, en una base de
datos de cuerpos del Sistema Solar podríamos estar
interesados sólo en los satélites de Júpiter, o en los diez
cuerpos de más masa.

En Calc esto se consigue con los filtros, que son criterios
de búsqueda que te restringen el área de datos a los que
verdaderamente te interesan en cada momento.

El resto de datos no se elimina; sólo se oculta.

Supongamos que deseamos seleccionar en la pequeña
tabla del ejemplo los amigos que ya hemos llamado, los
que poseen un SI como tercer campo.

Para ello, con el área seleccionada,
usa el menú Datos y elige Filtro.

te ofrecerán

Se
tercero
prescindiremos, por su poca utilidad en nuestro nivel, ya
que supone escribir los criterios en un rango de la hoja, y

tres

tipos de

filtros. Del



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se trata de una técnica avanzada. Nos dedicaremos a los
dos primeros.

FILTRO AUTOMÁTICO

Si eliges la primera posibilidad aparecerán pequeñas
flechas en los rótulos superiores de la tabla. Es interesante
que las sepas gestionar, porque será el tipo de filtro que
más uses.

lugar

Atiende bien a lo que te ofrece cada
flecha; En primer
“Todo” que
equivale a deshacer el filtro, pues se
eligen todos los valores. Después “Filtro
predeterminado”,
que
explicaremos más adelante, y por último,
todos los valores para que elijas. Lo de
“Los 10 primeros” no tiene interés.

el

que

es

Imagina que deseamos que sólo aparezcan en la tabla los
amigos que ya han sido llamados. Pulsarás la tercera
flecha y elegirás “SI”. Automáticamente desaparecerá
Luisa de la tabla, y sólo verás los registros que contienen
un “SI”. El icono del filtro mostrará ahora un pequeño
cuadrado abajo a la derecha, que indica que el filtro está
activo.

Recuerda que Luisa se ha ocultado. No
se ha eliminado de la lista. Si deseas
volver a verla usa de nuevo el tercer

filtro, pero ahora elige “Todo”.

Para anular un filtro vuelve a usar la secuencia Datos -
Filtro – Filtro automático, y desaparecerán las flechitas.



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Por último, recuerda que en tablas grandes puedes usar
varios filtros de forma simultánea. Observa esta:



Podemos usar un filtrado doble, que en fiabilidad se
obtenga un 3 y en Atención al cliente un 4. Inténtalo y
obtendrás esto:



Observa que los filtros son acumulativos: si defines en
primer lugar un filtro para la Fiabilidad, cuando vayas a
activar el de Atención al cliente ya te encontrarás los datos
filtrados por el primer criterio.



FILTRO ESTÁNDAR

Puedes usar unas opciones de filtro más avanzadas o
combinar dos o más criterios de filtrado, si usas el filtro
estándar. Selecciona de nuevo la tabla de amigos, pero
ahora pide Filtro estándar. Con él podrás concretar mucho
mejo