PDF de programación - Microsoft Office 365 para Educación - Caso de Éxito

Cliente: CINVESTAV
Página web: www.cinvestav.mx

País: México
Industria: Educación – Sector Público

Perfil del cliente
El Centro de Investigación y Estudios Avanzados,
Cinvestav, fue creado por decreto presidencial
en 1961; como un órgano descentralizado que
depende de la Secretaría de Educación Pública.
Cuenta con nueve centros distribuidos en el país
y se divide en 28 departamentos o áreas de
investigación.

Retos

− Modernizar las herramientas de

comunicación de los colaboradores del
Instituto.

− Incrementar la capacidad de los buzones de

correo electrónico.

− Garantizar la seguridad y la privacidad de la

información que circula en el correo
electrónico del Instituto.

− Trasladar a la nube toda la información

existente en el Instituto.

− Coordinar el funcionamiento del servicio en

la nube, con el ‘Directorio Activo’ local.

Soluciones

− Microsoft® Office 365.


Beneficios

− Altos niveles de seguridad y

confidencialidad de la información del
usuario.

− Capacidad de almacenamiento de hasta

50GB en correo electrónico.

− Facilita las actividades de trabajo

compartido entre los usuarios.

− Reducción de costos de soporte técnico por

parte de su personal de TI.

− Facilita la comunicación remota entre los

usuarios vía multimedia.

− Reducción de costos por el uso de

servidores.



Microsoft® Office 365 para Educación
Caso de Éxito



Un descubrimiento lleno de beneficios.



“Microsoft Office 365, nos aportó beneficios adicionales que Google no

tenía; como el caso de la privacidad. Microsoft está mucho más

comprometido con este tema. Factor definitivo para nosotros”.


“SharePoint y Lync son un perfecto complemento para el correo


electrónico, ahora vemos al e-mail como una

´Suite de



Comunicación´ y colaboración en línea”.

Lic. Ángel Vega Villalobos
Coordinador de Servicios Web/
Líder de Integración del Proyecto Office 365.


Nuevos conocimientos, mejores tecnologías.

El Centro de Investigación y Estudios Avanzados, Cinvestav, fue creado por decreto presi-
dencial en 1961; como un órgano descentralizado que depende de la Secretaría de Educación
Pública. Cuenta con nueve centros distribuidos en el país y se divide en 28 departamentos
o áreas de investigación.

El trabajo de sus investigadores ha
arrojado importantes aportaciones a la
ciencia, la tecnología y la formación de
recursos humanos de alta calidad; con el
objetivo de contribuir, de manera destacada,
al desarrollo social.

Hasta hace algunos años, el Instituto só-
lo contaba con un servicio local de co-
rreo electrónico; el cual era limitado y
pronto cayó en la obsolescencia, así lo
explica el Lic. Ángel Vega Villalobos,
coordinador del Servicio Web del Institu-

Para más información sobre otros casos de éxito, visite:
www.microsoft.com/casestudies

to:
“Antes de Exchange teníamos una solución
de correo, basada en Linux, entonces cuan-
do optamos por Microsoft, vimos que te-
nía muchas ventajas: era fácil de utilizar y
de administrar, incluso nos orilló a escalar
nuestra plataforma tecnológica y nuestra
infraestructura; porque el servidor que nos
daba servicio antes, ya no era suficiente”.

Tras evaluar las posibilidades que ofrecían
estas nuevas soluciones, para el primer
trimestre del 2013, las autoridades del
Cinvestav decidieron continuar su evolu-
ción tecnológica hacia la nube. Tras un com-
plejo proceso de evaluación, finalmente op-
taron por Microsoft Office 365.

“Al principio pensamos solamente en migrar
toda nuestra información a la nube”, explica
el entrevistado. “Sin embargo, decidimos
conservar nuestro ‘Directorio Activo’ aquí.
Entonces fue un reto interesante: conectar el
directorio y utilizar servicios de federación
para trabajar con la nube.

Originalmente nos llamó la atención Google, ya
que incluso lo habíamos utilizado para obtener
cuentas masivas de correo electrónico; sin em-
bargo la decisión final se inclinó hacia Microsoft
Office 365, porque Microsoft ofreció otros
elementos que potencian su funcionamien-
to:
“Office 365 nos aportó beneficios adicionales



que Google no tenía; como el caso de la
privacidad. Microsoft está mucho más
comprometido con el tema. Fue un factor
definitivo para nosotros. Tiene un ‘Centro
de Confidencialidad’ web; donde ofrece he-
rramientas de seguridad para la informa-
ción, documentos legales, de privacidad y,
con ese respaldo nos sentimos más tranqui-
los.

Además, en caso de Google teníamos que
dar muchas vueltas para conectar nuestro
‘Directorio’ y migrar a nuestros usuarios.
Finalmente, sus aplicaciones para edición
de documentos u hojas de cálculo, son
mejores las de Microsoft y la integración con
Office 365 fue transparente y muy sencilla”,
continúa el funcionario.

Actualmente, el personal del Cinvestav recibe
todos los beneficios que les ofrecen las so-
luciones en la nube. El universo total se esti-
ma en 3 mil 500 usuarios y dos mil equipos
divididos en: investigadores, estudiantes,
profesores y administrativos; de los cuales,
500 ya lo utilizan en todos sus centros.

“Las cuentas ‘@cinvestav.mx’ están basadas
en Office 365. Al migrarnos, recibimos servicios
como SharePoint para sitios colaborativos en
internet, de equipos de trabajo. También los
usuarios, almacenan sus documentos en la
nube para: compartir datos, colaborar en
tiempo real, tener una bitácora de reuniones,
calendarios, notas y otras cosas.


El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN.


Documento publicado en Septiembre de 2013.



Por otro lado utilizamos Lync para mensajería
instantánea institucional. Lo básico es el chat,
pero también tenemos video conferencia y el
servicio de asistencia técnica; al compartir el
escritorio con el usuario.

Es una solución muy poderosa porque, si
bien es una especie de Messenger, aquí se
agrupan otras herramientas, en un solo lu-
gar, incluso podemos, invitar, a través de la
red de telefonía, a alguien externo y con-
versar con el celular”.

Información preciada, resguardo
inteligente.

El hecho de ceder el control de la información
del Instituto a un externo, era una cuestión
delicada; ya que su monitoreo tendría que
hacerse de manera remota, sin embargo,
tras evaluar el impacto de esta situación, los
beneficios obtenidos fueron mayores.

“Siempre queda la ‘cosquilla’ de tenerlo en
casa”, añade el Lic. Vega. “Pero se compen-
sa con la estabilidad de los servicios. Tene-
mos varios acuerdos de privacidad con Mi-
crosoft, en donde se establece que la infor-
mación de Cinvestav es propiedad del
usuario.

El tema es muy sensible porque, si hay al-
gún descubrimiento, lo compartimos a tra-
vés del correo electrónico, entonces, si la
información se filtra, se pierde muchísimo
dinero. Te ganan las patentes o los artículos
publicados en revistas y ese tipo de cosas”.

Además del tema de seguridad, hay otros
beneficios importantes que resalta el tam-
bién líder de integración del proyecto Office

Unika revisó la implementación con nosotros, de la mano, y nos dejó el conocimiento
de ‘cómo se hizo’.
Nos apoyaron muchísimo. Nos hablaron de cosas que, al principio, nosotros no
conocíamos y siempre se preocuparon por explicarnos a qué nos íbamos a enfrentar.
También entendieron la forma en que queríamos trabajar y hasta nos ayudaron a
resolver algunas cosas que teníamos por ahí rezagadas”.

A pesar que la implementación de Office 365 opera hace unos pocos meses; los comenta-
rios de los usuarios son muy favorables y los beneficios que recibe la Institución se incre-
mentan, como explica el Lic. Vega:

“Antes de la solución, nuestro trabajo era una locura. Hoy nos dedicamos a administrar
cuentas, aprendemos a usar la herramienta para capacitar a los usuarios y que la integren a
sus labores. Todo lo demás está a cargo de Microsoft. Haremos talleres, eventos, tutoria-
les; para convertirnos en un apoyo para las áreas productivas”.

Cuando un equipo de expertos en tecnología requiere una solución, exigen estándares de
funcionamiento acordes a sus necesidades más complejas. Cinvestav realizó un
análisis minucioso de las posibilidades existentes en el mercado y, ahora, labo-
ran con la confianza de que sus conocimientos se encuentran en las mejores
manos: las de Microsoft.

365 en Cinvestav:


“Encontramos que las soluciones basadas en
la nube facilitan mucho la administración y
son más confiables. Las posibilidades que
abre son muchísimas; por los elementos
adicionales que nos han sido muy útiles.
Además el servicio es muy bueno, estable y
con una gran cantidad de servicios.
También hizo más sencilla la cuestión del
almacenamiento. El espacio es mucho ma-
yor. Teníamos grandes problemas con esto,
porque una base de 3 mil 500 usuarios, con
un buzón de 4GB; se convierte en 8TB por
resguardar, en un equipo muy caro. Con
Office 365 tienes 50GB para cada usuario.
Todos están muy felices porque también
aumenta su capacidad para enviar archivos.

Además nunca se ha caído desde que lo tene-
mos y, según entendemos, hay un compromiso
de estar arriba en más del 99.9% del tiempo,
por ello SharePoint y Lync son un perfecto
complemento para el correo electrónico.
Ahora vemos al e-mail como una ‘Suite de
Comunicación’ y colaboración en