PDF de programación - Curso de Microsoft Office 2010: Domina la suite

Suplemento PC Actual n° 233 + DVD 65

LOS MEJORES TRUCOS Y CONSEJOS

Guía Práctica
OFFICE 2010:
DOMINA LA SUITE

Paso a paso
Word
Excel
PowerPoint
Outlook
Access
Publisher
OneNote
Office on-line

» Alternativas
a Microsoft
OpenOffice
Lotus Symphony
Corel WordPerfect

Ofimática
en la Web
Google Docs
Zoho Office Suite

Pagina
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SUMARIO Office 2010

INTRODUCCIÓN
• Herramientas ofimáticas

MICROSOFT OFFICE 2010
• Seis versiones disponibles
• MS Word 2010
•MS Excel 2010
• MS PowerPoint 2010
• MS Outlook 2010
•MS Access 2010
•MS Publisher 2010
•MS OneNote2010
•MS Office Web Apps

SUITES ALTERNATIVAS A OFFICE
• OpenOffice3

•IBM Lotus Symphony

• Corel WordPerfect Office X3

PRODUCTIVIDAD ON-LINE
•Google Docs

• Zoho Office Suite

DVD
•Contenido del DVD Actual

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INTRODUCCIÓN

Office 2010
TEXTOS, HOJAS DE CÁLCULO-
HERRAMIENTAS
OFIMATICAS

Las herramientas ofimáticas

existen casi desde el mismo
momento en que se creó el
primer PC u ordenador perso-
nal. Cuando hablamos de esta
clase de herramientas nos referimos
fundamentalmente a los procesadores
de textos y hojas de cálculo, que tanto
en entornos profesionales como residen-
ciales cubren buena parte de su trabajo
diario. Con ellas, podemos crear cartas y
documentos, redactar manuales, llevar
contabilidades, generar facturas/presu-
puestos, elaborar listados de toda clase,
etc. Es decir, mejorar y optimizar nuestra
productividad personal, y permitirnos
manejar nuestros datos de manera or-
denada y medianamente profesional.

Una de las principales utilidades del ordenador personal es, casi
desde el principio, el desarrollo de tareas ofimáticas. En este
campo, la suite Microsoft Office domina con autoridad en PC y
Mac, aunque cada vez surgen más alternativas para el usuario.
incluye diferentes aplicaciones ofimáti-
cas para nuestro trabajo diario. Aunque
no siempre fue así, durante los últimos 15
se ha convertido en el estándar de facto
para esta clase de trabajos, de manera
que, hoy por hoy, muy pocos conciben un
ordenador que no tenga instalado alguna
versión de Office u otros programas alter-
nativos pero compatibles con sus forma-
tos de Word, Excel o PowerPoint. El resul-
tado es que se ha llegado hasta el punto
de que muchos usuarios inexpertos, aún
piensan que aplicaciones como Word o
Excel vienen incluidas de serie con el pro-
pio Windows.
Una idea comprensible si tenemos en
cuenta que, desde hace años, la mayoría
de los nuevos PCs se ponen a la venta con
una buena cantidad de software preins-
talado donde es habitual encontrar ver-
siones de Office completas con 60 días
de prueba. El objetivo es simple: captar al
cliente que acaba de comprar el PC para

De forma adicional, también 'se deno-
minan herramientas ofimáticas a otras
utilidades que nos permiten desempe-
ñar tareas más concretas, como crear
presentaciones, generar bases de datos
o generar documentos maquetados que
combinan elementos gráficos y de texto.
Estas últimas son solo imprescindibles
para ciertos usuarios; pero, aun así, cuen-
tan con una importante utilización en di-
ferentes ámbitos.
Posición dominante
Hoy por hoy, hablar de herramientas
ofimáticas es prácticamente sinónimo
de hablar de MS Office, la suite creada
por Microsoft hace más de 20 años (ver
cuadro adjunto) y que, según su versión,

HISTORIA DE MS OFFICE

La suite MS Office para sistemas Windows nació como tal en el año 1992, cuando se
lanzó MS Office 3.0 tanto para Windows 3.1 como para Mac OS. Estaba compuesto
por Word 2.0, Excel 4.0, PowerPoint 3.0 y el antecesor de Outlook, Microsoft Mail. En
realidad, lo que hizo Microsoft fue empaquetar las herramientas ofimáticas más uti-
lizadas en aquel momento y que durante mucho tiempo antes y después también ha
vendido por separado. Aun así, años antes Microsoft ya lanzó alguna versión previa

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' '•

A partir de ahí se suceden un considerable número de versiones. En 1995, coinci-
diendo con el lanzamiento de Windows 95 llegó ai mercado Office 95, una suite que
por interfaz y funcionalidades marcó el camino a seguir por las versiones venideras

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97,2000 y 2003. Esta última es quizá
una de las más utilizadas de ta historia,
pues su sucesora, Office 2007 supuso
una ruptura importante por interfaz y
compatibilidad con el pasado. Por ello, su
implantación en el entorno profesional
fue realmente discreta.
La última versión, Office 2010, mejora
muchos de ios aspectos negativos de
esta última versión, y encara el futuro
volcada en la Red y con el objetivo de
reconquistar a los usuarios de Office que
se han quedado anclados en versiones
más antiguas.

• Office 2010 es la última versión para
Windows de la suite ofimática más utili-
zada en el mundo. Sobre ella tratará gran
parte de esta Guía.

4 PC ACTUAL | www.pcactual.com

que adquiera también la licencia del Offi-
ce ya cargado en su máquina.
En este entorno queda claro que M icrosof t
domina con autoridad el mercado de los
equipos con Windows y Mac (cuenta con
versiones para Mac OS casi desde el prin-
cipio), donde su producto es el estándar
de facto y las pocas alternativas que aún
quedan subsisten con pequeñas bases
de usuarios que, por precio o funciones,
prefieren otras aplicaciones. De hecho, a
lo largo de la historia han existido herra-
mientas más completas o potentes que
las de Microsoft para tareas concretas,
pero solo Microsoft logró crear una sui-
te uniforme y compatible entre sí que
por costes, sinergias y facilidad de uso ha
terminado imponiéndose.
Por todo lo anterior buena parte de esta
Guía Práctica está dedicada a Office
2010, la última de las versiones apareci-
das de la suite más utilizada en el mundo.
En las páginas siguientes repasaremos
en profundidad las versiones disponibles,
así como el funcionamiento de las he-
rramientas más importantes. El objetivo
final es que dominéis al máximo gran
parte de las novedades de la versión
más reciente.
Las alternativas
A pesar del dominio de Microsoft, es im-
portante saber que en el mercado no todo
es Office. Como ya hemos apuntado, aún
hay opciones para los que por unas razo-
nes u otras no quieran utilizar los desarro-
llos de Microsoft. Quizá la más extendida
sea OpenOffice, la suite de código abierto
que, aunque algo más atrasada en fun-
ciones y soporte de formatos, es la mejor
opción para los que buscan un cierto gra-

• La alternativa más extendida a Office es OpenOffice, una suite de código abierto compatible con los
formatos de Microsoft y bastante potente.

do de compatibilidad con el estándar de
Microsoft pero no se pueden permitir los
elevados precios que, por lo general, van
asociados a los programas del gigante de
Redmond. También gratuito, tenemos a
Lotus Symphony, mientras que en mo-
dalidad de pago (y con precios no preci-
samente económicos) tenemos a Corel
WordPerfect Office X3.
Sobre todas estas opciones hablaremos
en la penúltima parte de esta Guía para
que podáis valorar las alternativas que
consideramos más interesantes y conoz-
cáis sus puntos fuertes y débiles.
Por último, no podíamos dejar de lado el
mundo on-line y las aplicaciones en la
Nube, donde el apartado ofimático tiene
gran importancia. Aunque hoy por hoy
para buena parte de los usuarios sería im-
pensable prescindir de su Office a favor

de herramientas en la Nube como Goo-
gle Docs, lo cierto es que en un futuro no
demasiado lejano puede ser una realidad
más que razonable.
De hecho la propia Microsoft tiene su
Office Live, que actualmente concibe
más como un complemento a su suite lo-
cal que como una alternativa real. Sí pue-
den considerarse como alternativas rea-
les Google Docs y Zoho Docs, dos claros
ejemplos que, al margen de los muchos
inconvenientes que presentan, ofrecen
prestaciones únicas que pueden ser real-
mente útiles para muchos usuarios. Sobre
esta clase de soluciones también hablare-
mos en las últimas páginas de nuestra
Guía para, de esta forma, ofreceros una
visión lo más completa posible del pano-
rama oñmático actual para entornos resi-
denciales y de pequeña oficina. •

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MICROSOFT OFFICE

Office 2010
VERSIONES DISPONIBLES
SEIS SABORES
PARA MS OFFICE
Antiguamente era relativa-

Aunque el panorama se ha simplificado respecto a la edición
anterior de la suite, Microsoft mantiene un importante número
de variantes de Office. Eso sí, dirigidas a usuarios específicos.

mente fácil dar con el Offi-
ce que más se adecuara a
nuestras necesidades, bási-
camente porque a lo sumo
había dos o tres variantes disponibles.
Sin embargo, con el paso de los años y
la adición de nuevas herramientas a
la suite, las versiones se han ido seg-
mentando más y más con el objetivo
de cubrir las necesidades de diferentes
tipos de usuarios y clientes objetivos,
variando enormemente los precios y
prestaciones.
En la tabla que incluimos en estas pági-
nas, podéis conocer de un vistazo las seis
principales versiones de Office 2010 que
se pueden encontrar en la calle, así como
las aplicaciones que incluye cada una de
ellas. Para descubrir más detalles sobre
estos componentes, en los siguientes artí-
culos los abordaremos individualmente.

Comercialización
Aunque Office 2010 fue oficialmente
anunciado el 12 de mayo de 2010, no ha
sido hasta mediados de junio y julio
cuando ha comenzado a estar disponible