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Publicado el 29 de Junio del 2020
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17 paginas
Creado hace 14a (09/04/2006)
CREANDO UNA AGENDA CON ACCESS
CREANDO UNA AGENDA CON ACCESS....
CREANDO UNA AGENDA CON ACCESS
CREANDO UNA AGENDA CON ACCESS



HÉCTOR MOEDANO CASTELÁN.
HÉCTOR MOEDANO CASTELÁN.
HÉCTOR MOEDANO CASTELÁN.
HÉCTOR MOEDANO CASTELÁN.



SISTEMAS COMPUTACIONALES.
SISTEMAS COMPUTACIONALES.
SISTEMAS COMPUTACIONALES.
SISTEMAS COMPUTACIONALES.



APRENDIENDO A USAR ACCESS
APRENDIENDO A USAR ACCESS....
APRENDIENDO A USAR ACCESS
APRENDIENDO A USAR ACCESS



moed6@hotmail.com

moed6@latinmail.com

moed6@yahoo.com.mx



Pachuca de Soto Hidalgo, a domingo, 09 de abril de 2006.



Agenda con Access

Contenido:



Contenido: __________________________________________________________________ - 2 -
Introducción: ________________________________________________________________ - 3 -
Creando la base de datos ____________________________________________________ - 4 -
Creación de formularios _____________________________________________________ - 7 -

Formulario: Introducción de Contactos. ____________________________________________ - 7 -

Formulario: Búsqueda de Contactos. ______________________________________________ - 13 -

Formulario: Principal. ___________________________________________________________ - 14 -
Bibliografía: _______________________________________________________________ - 16 -
Índice: _____________________________________________________________________ - 17 -

- 2 -



Héctor Moedano Castelán.

Introducción:

Agenda con Access

M

uchas veces tenemos problemas para usar una base de datos, o no sabemos
como crearla, e incluso ni como comenzar. Este artículo te muestra una
forma muy sencilla de cómo crear una agenda en Access, donde se pedirá: el nombre,
apellidos, ciudad, estado, teléfono, fax, email, dirección y código postal, así como, un
formulario de inicio, uno de búsqueda y uno de introducción de datos; y una tabla donde
se piden los datos que ya mencioné hace unos renglones atrás. Este artículo
originalmente lo extraje de una página de Internet, que para ser honesto no recuerdo la
dirección sin embargo si el nombre del autor original del artículo; solo que, el mismo lo
modifiqué pues faltaban algunos detalles que describir. Autor original: Julio Rodríguez C.
y quién modificó este artículo, su servidor: Héctor M. C.

Nota:

El programa que vamos a utilizar para construir la base de datos es Microsoft
Access 2003, aunque es posible crear la misma con cualquier versión. Trataré de
describir paso a paso tanto la construcción como el funcionamiento de esta base de
datos. Espero y les sea de gran ayuda para comprender un poco mejor el aspecto de
Access.

- 3 -



Héctor Moedano Castelán.

Creando la base de datos Agenda.

Agenda con Access

P

Inicio

rimero ejecuta el programa de Access
pulsando el botón

Programas

Microsoft Access (o haciendo doble clic en el acceso
directo del escritorio, si es que lo creaste previamente,
o solo búscalo en tu menú de todos los programas o
donde hayas configurado tu acceso directo).

Aparecerá la ventana de inicio, en la que
tenemos varias opciones a elegir. La primera de ellas
es la que nos permitirá crear una Base de datos de
Access en blanco, es decir, desde cero.
Con la segunda opción podrás crear una
base de datos a partir de Asistentes,
páginas y proyectos de bases de datos de
Access (biblioteca, gestión de vídeos,
fotografías, etc.) que ya están casi
construidas. Se suele utilizar cuando la
base de datos que se quiere crear es del
tipo de alguna de las plantillas que
encuentra en la pantalla que aparece tras seleccionar esa
opción. Eligiendo esta opción también es posible crear una base de datos
en blanco. Por último, si seleccionas la opción Abrir una base de datos existente podrás
recuperar del disco una base de datos previamente almacenada.

En nuestro caso seleccionaremos la primera opción: Base de datos de Access en

blanco y después pulsaremos el botón Aceptar.



Tras esto aparecerá una pantalla en la que tendrás que seleccionar, por un lado,
la carpeta del disco duro donde quieres almacenar la base de datos y por otro lado el
nombre de la misma. Aunque es posible que el nombre de la base de datos tenga
espacios en blanco no es recomendable, así como tampoco que el nombre tenga letras
acentuadas. En nuestro caso la guardaremos en la carpeta Mis Documentos con el nombre
Agenda. A continuación pulsa el botón Crear.

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Héctor Moedano Castelán.

Agenda con Access

Accederás a la que desde ahora llamaremos ventana de base de datos.



Da clic en Crear una tabla en vista de Diseño, y llena los campos como se muestra

en la siguiente figura:



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Héctor Moedano Castelán.



Agenda con Access

En nuestro caso como campo clave se ha elegido el campo ID (el primer campo de
tipo Autonumérico, es decir, es un campo que contiene valores numéricos generados de
forma automática por el propio programa: en el ejemplo que estamos desarrollando
comenzará por el valor 1 y se irá incrementando automáticamente a medida que vayas
introduciendo nuevos registros en la agenda), cuya función es la de numerar los registros
(contactos) que tengas en la agenda. Para poner el campo clave, pulsa la tecla derecha
del ratón y marca la llavecita (clave principal).

Una vez hayas tecleado los nombres de los campos, los tipos de datos
correspondientes y una pequeña descripción indicando la función de esos campos guarda
la tabla con el nombre Contactos y ciérrala posteriormente.

Tras cerrar la tabla volveremos a la ventana de base de datos. No es necesaria la
creación de ninguna otra tabla por lo que pasaremos a la creación de un formulario para
implementar de forma más atractiva la tabla que acabamos de crear.



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Héctor Moedano Castelán.

Agenda con Access

Creación de formularios: Introducción de datos y Búsqueda de

contactos.

Formulario: Introducción de Contactos.

A

pesar de que son imprescindibles* en las bases de datos, las tablas no son el
elemento idóneo ni más cómodo para insertar los datos de los contactos. Ese
es el motivo por el que existen los formularios. Un formulario es una representación más
atractiva de una tabla. Por ello tras crear la tabla Contactos pasaremos a crear el
formulario Contactos.

Para ello pulsaremos en la pestaña Formularios, seleccionamos la opción Asistente

para formularios.

En la parte inferior, seleccionemos la tabla sobre la cual queremos basar el
formulario (en nuestro caso la tabla Contactos). Damos clic en el botón >> para agregar
todos los campos disponibles que se desean agregar al formulario. Posteriormente
pulsamos el botón Aceptar y seguimos los pasos del asistente.



* Obligatorios, necesarios.

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Héctor Moedano Castelán.



En el ejemplo aquí descrito se han seleccionado todos los campos, distribución
justificada, estilo internacional y se le ha puesto el nombre Gestión de contactos. El
resultado que se obtiene es el que podrás observar en la imagen. Finaliza el trabajo con
la opción Abrir el formulario para ver o introducir información marcada.

Agenda con Access



Este formulario tiene, además de los campos seleccionados en uno de
los pasos del asistente (el asistente se activa donde está la varita con
estrellitas en el cuadro de herramientas), botones de acción. Los botones de
acción son un tipo de elemento adicional que se puede insertar en los
formularios de una base de datos para conseguir con ellos una mayor
comodidad en el uso de los mismos (búsqueda, movimiento adelante o
atrás...). Esos botones se insertan de manera fácil desde la barra de
herramientas, para ello te diriges hacia Ver
Vista diseño, y de nuevo,
Ver Cuadro de Herramientas (el cuadro aún lado de este párrafo).

Una vez mostrado el Cuadro de Herramientas, selecciona el botón etiquetado
como Botón de comando (un cuadrito rectangular que sobresale), mueve el ratón sobre
el formulario hasta llegar a la parte del mismo donde se quiere colocar el botón (yo lo
coloqué a un lado donde termina los cuadros de texto y etiquetas) y hacemos clic. Se
iniciará un asistente que nos irá solicitando uno a uno los detalles y configuración que
quieras que tenga el botón. En el primero de los pasos del asistente podrás observar que
te solicita la función que quieres asignar al botón de comando. Todas las funciones que
se pueden asignar a un botón de comando se encuentran agrupadas en categorías. Las



- 8 -



Héctor Moedano Castelán.

categorías las podrás encontrar en el cuadro de la derecha o izquierda de la pantalla del
asistente dependiendo con que versión de Access estés trabajando, mientras que las
funciones (o Acciones) las verás en el cuadro que está aún lado del de categorías.

Agenda con Access

Selecciona la categoría Desplazamiento de registro (o Exploración de registros) y
la acción Ir al registro anterior para crear el botón que nos permitirá movernos por los
registros en modo descendente, tras pulsar en Finalizar después de haber escogido la
imagen o texto que quieres que muestre el botón y haberle asignado o dejado el nombre
predeterminado al comando, este automáticamente se auto dimensionará.



Más adelante tendrás que realizar este mismo proceso para crear el resto de los
botones de comando, pero con las funciones correspondientes. Para crear el botón que
permita movernos por los registros en m
  • Links de descarga
http://lwp-l.com/pdf17843

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