Oficinas libres de papel: una inversión inteligente para empresas y programadores

Oficinas libres de papel: una inversión inteligente para empresas y programadores

Actualizado el 31 de Julio del 2019 por Paola (Publicado el 23 de Mayo del 2019)
Si te dedicas a la programación, seguramente estarás enterado(a) de que un sistema de gestión documental https://microformas.mx/sitioweb/microformas-gestion-documental.html a nivel de las organizaciones ofrece un importante campo de trabajo en la actualidad.

El desarrollo de un adecuado Document Management System (DMS), como también es conocido por su denominación en inglés, ha significado para las empresas un salto cualitativo entre la administración de la información como era entendida en el pasado y lo que es en nuestros días: la posibilidad de oficinas sin archiveros atestados, menor pérdida de documentos y en términos generales, la garantía de seguridad de la información en situaciones de crisis como fallas técnicas en el centro de trabajo, sismos, inundaciones e incendios.

Pero los beneficios de la implementación de estos sistemas van más allá del ordenamiento y accesibilidad de la documentación corporativa. Con la digitalización, también se logra una mayor eficiencia en procesos como el intercambio de documentos, el resguardo y formación de un historial con las fechas de modificación de los mismos y la opción de visualizarlos y editarlos vía remota, incluso cuando no se tenga acceso a internet. El software también permite dar seguimiento a las tareas en curso y agiliza el flujo de trabajo.

Además, a la información disponible en el sistema acceden únicamente los usuarios que cuentan con permiso preestablecido, de modo que el sistema de gestión documental lo comprende también de la seguridad física, la protección de datos y contenidos.

Otro punto a favor de estos sistemas es la capacidad para fijar una ubicación centralizada, es decir, que todos los canales por los que circule información hacia adentro o afuera de la compañía, trabajen unidos. Con esta medida se reducen los tiempos de búsqueda de documentos, se evita la fuga de datos y se asegura la privacidad de la información.

El sistema OnBase https://microformas.mx/sitioweb/microformas-ecms-onbase.html es, por su probada eficiencia, uno de los más recomendados. Como la mayoría de los desarrollos que se emplean para estos fines, sus funciones principales son seis: captura, gestión, acceso, integración, análisis y almacenamiento de la información.

Una ventaja que presenta frente a la competencia es que OnBase fue creado mediante un diseño inteligente que vincula la integración de datos con otras tecnologías de la información. Es por eso por lo que, si dominas la implementación de este u otros sistemas, tu oferta de servicios supondrá un beneficio adicional a las empresas, especialmente si puedes capacitar a los trabajadores en el uso del nuevo software.
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